Понятие и назначение документационного обеспечения управления

контрольная работа

3. Современные технологии реализации систем электронного документооборота

Экономическое развитие страны, рост объемов товарооборота во внутренних и внешних сделках, рост участников экономической деятельности в стране и на мировом рынке, деятельность органов государственной власти по управлению и регулированию в настоящее время невозможны без широкого применения новейших информационных технологий и Интернета.

Формирование информационно-правового пространства РФ, национального рынка товаров и услуг и его интеграция в международную экономическую систему сегодня невозможны без существенного развития и использования электронного оборота документов во всех сферах государственного управления и контроля, а также в сферах экономической и хозяйственной деятельности субъектов.

Внедрение новых технологий и использование возможностей трансграничного и дистанционного заключения межрегиональных и межгосударственных сделок предполагает некоторое изменение характера взаимодействия субъектов экономической деятельности.

Приоритетным направлением государственной политики и самого государства в решении задачи обеспечения максимально благоприятных условий для управления, ведения предпринимательской деятельности и оказания услуг своим гражданам является легализация в деловом обороте процедур свободного использования и обмена электронных документов между различными субъектами и обеспечение государственных гарантий применения электронных документов в публично-правовых и гражданско-правовых отношениях субъектов, обусловленные их государственной, экономической и иной деятельностью.

Для решения задачи повышения эффективности государственного управления требуются разработка и принятие правового обеспечения, устанавливающего правила электронного документооборота и регулирующего общий порядок применения электронных документов, а также регламентирующего внедрение в деловой оборот простых и понятных процедур использования и оборота электронных документов между различными субъектами, прежде всего, между органами государственной власти (горизонтальные и вертикальные связи), между юридическими лицами, предпринимателями и органами государственной власти (вертикальные связи) и между юридическими лицами (горизонтальные связи), в т.ч. между юридическими лицами и потребителями.

Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе -- это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из: устойчивого электропитания; резервного копирования; антивирусной защиты; профилактики и диагностики с использованием специальных утилит (вспомогательных программ).

Система управления требует организации и поддержания в работоспособном состоянии эффективного документооборота, который должен быть представлен как формализованный деловой процесс. В этом случае любой документ (электронный или бумажный) является основным инструментом формализации делового взаимодействия подразделений организации и организации внешних связей.

Устойчивая тенденция существенного роста объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в значительно большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными.

Анализ деловых процессов показал, что порядка 15% документов при работе теряются, и на их поиски уходит до 30% рабочего времени сотрудников, отвечающих за обработку документов. При этом безвозвратная потеря даже части информации может обернуться значительными убытками.

Для организации коллективной работы с типовым бумажным документом необходимо его многократное копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что отнимает невероятно большое количество времени.

Другая проблема связана с продолжительным временем поиска необходимой информации по запросу. В то же время при работе с электронными документами время поиска документа, а, следовательно, время ответа на запрос значительно меньше.

По экспертным оценкам замена бумажного документооборота электронным способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Классически бизнес, как деловой процесс, поддерживается системой автоматизации всего на 10-20%. Это, как правило, только те задачи, которые удается четко формализовать и структурировать информацию. Сам же процесс формулирования и формализации традиционной автоматизацией не поддерживается.

Система управления документами (СУД) - это платформа, позволяющая вовлечь в организованную коллективную работу те 80-90% деловой активности, которые до недавнего времени оставались за рамками корпоративных информационных систем. В настоящее время системы управления документами начала 90-х годов, получают все большее распространение. Основной задачей СУД становится организация единых корпоративных электронных архивов документов. Они реализуют ввод, хранение и поиск документов как в текстовой, так и в графической форме, т.е. позволяют организовать работу с неструктурированными документами.

В тесной интеграции с СУД работают системы автоматизации документооборота (системы класса workflow - системы маршрутизации работ или системы управления потоками работ), предназначенные для автоматизации деловых процедур обработки документов, в том числе одной из наиболее значимых - процедуры контроля исполнения документов. Эти системы позволяют объединить в рамках исполнения одного поручения несколько документов. Типичным примером того, когда это необходимо, является подготовка исходящего документа в ответ на входящий. Комбинация технологий workflow и управления электронными документами, подкрепленная некоторыми дополнительными компонентами, позволяет сформировать единое, функционально завершенное решение автоматизации работы с документами.

Полнота решения подразумевает поддержку всего жизненного цикла документа, начиная с момента его появления в организации (создания или получения от внешнего корреспондента) до отправки исходящего документа и архивного хранения.

Таким образом, современными информационными технологиями охватываются такие сферы как:

- делопроизводство;

- ведение информационно-справочных и технических архивов;

- фиксированные деловые процедуры;

- офисный документооборот.

Современный рынок средств электронного управления документами насчитывает шесть основных технологических категорий:

1. Business-process EDM - системы ЭУД, ориентированные на бизнес- процессы, например, Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS).

2. Enterprise-centric EDM - корпоративные системы ЭУД, например, Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context).

3. Content management - системы управления контентом, (информацией), например, Adobe, Excalibur.

4. Information Management - системы управления информацией (информационные порталы), например, Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station).

5. Imaging - системы управления образами.

6. Workflow management - системы управления потоками, например, Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Делись добром ;)