Понятие и назначение документационного обеспечения управления

контрольная работа

Заключение

На мой взгляд, на современном этапе развития технологий можно вести речь только об электронном виде документационного обеспечения управления. С каждым годом электронные документы все больше превращаются в важнейшее средство закрепления, обмена и хранения информации о современном обществе. Практически все властвующие и хозяйствующие субъекты в своей работе в той или иной степени используют информационные технологии. Следует ожидать, что в ближайшие годы электронные документы превратятся в серьезные источники информации для принятия важнейших решений на всех уровнях управления.

Работа законодателей по расширению электронного правового пространства не могла не сказаться на росте объема и видового разнообразия используемых в организациях информационных ресурсов. Можно привести следующую условную классификацию электронных документов, которые в настоящее время образуются и хранятся в организациях и на предприятиях всех форм собственности:

§ Файлы с текстами и другими материалами, используемыми при подготовке проектов бумажных документов.

§ Информационно-поисковые базы данных в системах бухгалтерии, планирования, управления кадрами, делопроизводства (регистрационно-контрольные формы).

§ Информационно-справочные системы, в первую очередь, правовые и нормативные, содержащие тиражированную информацию в виде копий законодательных и нормативных актов по всевозможным предметам права; копии сообщений и дайджесты СМИ и т.п.

§ Собственно оригинальные электронные документы, в том числе в составе баз данных: лицевые счета работников и бухгалтерские расчеты, аналитические сводки и отчеты, хранилища данных по основной деятельности организаций и предприятий (первичные статистические сведения, данные по мониторингу и управлению предприятием), разнообразные базы данных по поддержке работы с договорами; управления торговыми и складскими помещениями и материалами, электронные письма, сообщения Интернет-СМИ и т.п.

Всё более широкое использование в документообороте приобретают юридически значимые электронные документы, подписанные с применением ЭЦП. Такие документы уже сильно потеснили некоторые виды бумажных документов временных сроков хранения: в банковских и биржевых операциях, в бухгалтерских расчетах, в переписке, в подготовке договоров и распорядительных документов; в ведении баз данных реестров и регистров всевозможных объектов (в органах власти).

Другая тенденция последних лет: набирает обороты конверсия и ретроконверсия бумажных документов (самых разных документальных систем) в цифровую форму и развитие на этой основе общей информационно-документальной системы поддержки управленческих решений. Причины такой конверсии могут быть разные. Крупные организации, имеющие разветвленную сеть филиалов и отделений, таким образом, стремятся увеличить оперативность информации (хотя бы в справочных целях). Другие организации рассматривают конверсию как средство перевода бумажных архивов в более дешевые хранилища для оптимизации расходов. Конверсия здесь - средство оптимизации способов вторичного использования документов.

Таким образом, электронные документы в нашей стране уже не выглядят чем-то экзотическим, они становятся все более ценным информационным ресурсом как для организаций и предприятий, так и для государства в целом.

Нужно отметить, что в США за последние годы объем продаж программного обеспечения, решающего различные вопросы управления документами и информацией, резко возрос. Главные причины этого явления -- идущее ужесточение требований к корпоративному делопроизводству и документообороту со стороны контролирующих организаций, а также то, что электронные документы стали не только привычными, но и предпочтительными.

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. - М.: ООО «Управление персоналом», 2005;

2. Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и ведение: учебно-практическое пособие/ В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2006;

3. Березина Н.М. Современное делопроизводство, 3-е изд., - СПб.: Питер, 2007;

4. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. И др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2001;

Делись добром ;)