Порядок учета и организации контроля расчетов с подотчетными лицами

курсовая работа

2.1.1 Учет командировочных расходов

При осуществлении предпринимательской деятельности хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость направления работников организации для выполнения тех или иных функций за пределами местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции, закрепленные трудовым договором.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы является служебной командировкой. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В служебную командировку могут направляться работники любых категорий (управленческий персонал, технические и обслуживающие работники, рабочие) и профессий. Чаще всего в командировку направляются представители управленческих служб, а также при определенных условиях - рабочие и представители обслуживающего персонала. Иными словами, при формировании себестоимости продукции (работ, услуг) расходы, осуществленные во время командировки, могут быть отнесены на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91). Кроме того, если командировки непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов, объектов основных средств или иных активов, командировочные расходы могут относиться на увеличение стоимости приобретенного имущества.

В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

Не могут быть направлены в командировку:

- беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

- работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ);

- работники в период действия ученического договора - в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

С письменного согласия могут быть направлены в командировку:

- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку;

- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

- работники, имеющие детей-инвалидов (ст. 264 ТК РФ);

- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ).

Право направлять работников в командировки предоставлено руководителям организаций. Перечень документов, служащих основанием для направления работника в служебную командировку, может быть установлен приказом или иным внутренним распорядительным актом организации. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача командировочного удостоверения.

Унифицированные формы, которые используются при документальном оформлении направления работника в командировку, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Такими формами являются:

- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (формы № Т-9 и Т-9а). Данные формы заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемых, а также цель, время и место(а) командировки. Цель командировки определяет её классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Если в командировку направляется один работник, то издается приказ по форме № Т-9, а если несколько работников, то по форме № Т-9а.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9). Направление в командировку работающих по гражданско-правовому договору лиц не оформляется приказом руководителя. Этим лицам не выдается и командировочное удостоверение.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) применяются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1).

К авансовому отчету необходимо приложить оправдательные документы, подтверждающие расходы и производственный характер командировки. Такими документами могут быть:

-проездные билеты;

-счета за проживание;

-чеки за ГСМ;

-командировочное удостоверение по форме Т-10;

-служебное задание с заполненным и подписанным отчетом о его выполнении;

-прочие документы, подтверждающие дополнительные расходы во время командировки.

Подотчетное лицо должно систематизировать первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные и т.д.). Документы нужно сформировать в хронологическом порядке, пронумеровать их. В бухгалтерии проверяются законность и целевое расходование средств, путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов на оплату услуг, погашение задолженности поставщикам, приобретение материально-производственных запасов, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления.

Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Ознакомившись с содержанием отчета, руководитель предприятия принимает решение об утверждении величины произведенных расходов.

В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). Для расчета размера суточных существенное значение имеет порядок определения длительности командировки. В соответствии с Инструкцией № 62:

- днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы;

- при отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта;

- день приезда работника в место постоянной работы определяется аналогичным образом.

При командировках в такую местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются.

Командированному работнику возмещаются расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше:

железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда,

водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы,

воздушным транспортом - в салоне экономического класса, либо первого класса, при условии, что возмещаются такие расходы в каждом отдельном случае с разрешения руководителя организации при представлении проездных документов;

автомобильным транспортом - в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси);

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы в размере минимальной стоимости проезда:

- железнодорожным транспортом - в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

- водным транспортом - в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения.

В случае отсутствия документально подтвержденных работником расходов, связанных с проездом до места назначения и обратно, стоимость данных поездок будет включаться в его налогооблагаемый доход с последующим удержанием налога на доходы физических лиц.

Как уже упоминалось ранее, командированному работнику оплачиваются расходы по найму жилого помещения, если работник проживал в гостинице, то количество суток, за которое оплачено проживание, определяется по времени, фактически проведенному в месте командировки. Практически это количество ночей, проведенных в данной местности. Возмещение производится в соответствии с представленными документами с учетом расходов на бронирование и "расчетного часа", принятого в гостинице.

Снимая номер в гостинице, работникам необходимо ориентироваться на требования, установленные работодателем в отношении предельной стоимости расходов на проживание. Эти пределы стоимости могут быть зафиксированы в локальных актах, таких как приказ по организации, либо записаны в коллективном договоре.

При оформлении проживания в гостинице исполнитель выдает квитанцию (талон) или иной документ, подтверждающий заключение договора на оказание услуг. Это может быть гостиничный счет по форме № 3-Г, утвержденный приказом Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121 "Об утверждении форм документов строгой отчетности".

Документ оформленный по форме должен содержать:

наименование исполнителя (для индивидуальных предпринимателей - фамилию, имя, отчество, сведения о государственной регистрации);

фамилию, имя, отчество потребителя;

сведения о предоставляемом номере (месте в номере);

цену номера (места в номере);

другие необходимые данные по усмотрению исполнителя.

Гостиницы при оказании услуг населению в обязательном порядке должны применять контрольно-кассовые машины (ККМ) при расчетах с населением, в том числе и с иностранными физическими лицами. Если у гостиницы нет кассового аппарата, то работнику должны выдать бланк строгой отчетности, отпечатанный типографским способом не ранее 2008 года. Суммы НДС, указанные в бланках строгой отчетности, установленной формы, выдаваемые гостиницами гражданам, находящихся в служебной командировке, являются основанием для принятия НДС к налоговому вычету. Требования по оформлению расчетных документов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

На дополнительные услуги, предоставляемые гостиницей (заказ билетов в аэропорт, оплата услуг переводчика, предоставление чая, кофе по желанию проживающего) выписывается квитанция по форме № 12-Г "Квитанция на предоставление дополнительных платных услуг", тоже представляющая собой бланк строгой отчетности.

Бронирование номера в гостинице относится к дополнительным услугам, оказываемым гостиницей и подлежат включению в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.

Расходы на обслуживание в барах и ресторанах, в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами оплачиваются работниками за счет личных средств.

В случае, если гостиница не выдает счет по форме 3-Г, не пробивает чек, а выписывает приходный кассовый ордер, такие затраты все равно можно учесть в расходах. Налоговый кодекс РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы, следовательно, он может служить подтверждением расходов по найму жилья.

Все иные командировочные расходы, произведенные работником, возмещаются работодателем только с его разрешения.

На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех учреждений и организаций, в которые они командированы. За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок во время командировки, в том числе и за время нахождения в пути. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Данное обстоятельство может иметь существенное значение в случае, если осуществляется суммированный учет рабочего времени, то есть если продолжительность рабочей смены более восьми часов.

Командировочные расходы - являются наиболее распространенной группой расчетов с подотчетными лицами, причем они характерны практически для всех организаций. Расчеты по командировке - казалось бы, обыденная работа бухгалтера, и все же это одна из самых наболевших проблем: слишком нечетко закон говорит командировочных расходах.

Делись добром ;)