Практические аспекты организации первичного учета на предприятии

курсовая работа

1.3 Организация документооборота на предприятии

Как уже упоминалось, бухгалтерский учет ведут на основе первичных документов (накладных, актов сдачи-приемки, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и т. д.).

Документооборот - это порядок их оформления, принятия к учету, обработки и передачи в архив. Он регламентируется специальным графиком. От того, насколько правильно составлен график, во многом зависит работа бухгалтерской службы фирмы.

График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации. Если на фирме графика нет, то за это не накажут. Но сотрудникам бухгалтерии и других служб фирмы без него будет значительно сложнее работать.

График документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждая фирма составляет его самостоятельно исходя из количества сотрудников, видов деятельности и методов организации бухгалтерского учета. Так, например, график документооборота торговой фирмы будет отличаться от графика производственного предприятия.

График документооборота составьте по каждому участку бухгалтерского учета, ведь на каждом из них используют свои первичные документы (по учету основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, кассовых операций, безналичных расчетов и т. д.). Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике. Для этого каждому исполнителю вручите копию выписки из графика документооборота. В ней перечислите документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, укажите сроки их представления и подразделение фирмы, в которое он должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться. Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером.

1.4 Классификация первичных документов

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам.

По своему назначению документы подразделяются:

на распорядительные документы, предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т.д.). Такие документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;

на оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения (например, накладные, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру и т.д.). Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;

на комбинированные документы, заключающие в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления (например, расчетно - платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, - подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм);

на документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, бухгалтерская справка, расчет амортизации основных средств и т.д.). Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

Делись добром ;)