1. Переваги автоматизації документообігу

Стандартизація та каталогізація документів сприяє економії часу й коштів підприємства. Користь від впровадження автоматизованих систем діловодства помітна не одразу, але не можна не до оцінювати економічний ефект від покращення організації підприємства. За даними Ernst & Young та Nortan Nolan Institute у підприємств, які запровадили систему електронного документообігу, покращилися показники: показник ефективності праці в офісі збільшується на 25-50%; витрати часу на обробку документу зменшується на 75%; витрати на оплату площі для зберігання документів зменшуються на 80%. Зрозуміло, що ці критерії розроблялися для західного ринку, і в Україні ці цифри можуть мати дещо інший характер. Зокрема, користь від зменшення площі зберігання документів може бути значно меншою, оскільки в нашій країні й на далі юридичну силу мають лише паперові документи або їхні мікрокопії. У той же час зменшення часу на обробку документів і чітке дотримання регламенту обробки документа у багатьох сферах є критичними показниками, які можуть принести більший економічний ефект від запровадження автоматизованої системи діловодства.

Перш за все слід визначитися зі значенням поняття документообігу. Звичайно, усі згодні, що документообіг - певні операції з документами. Розходження починаються у питаннях де закінчується документообіг і починається діловодство, а також чи можна говорити про документообіг без звязку з діловодством.

Існує дві тенденції. У першому випадку документообіг розглядається як складова частина діловодства. Автоматизація діловодства, у свою чергу, являє собою частину процесу створення інформаційної системи підприємства (закладу), який здійснюється заради автоматизації уже існуючих бізнес-процесів, або заради їх зміни в бік підвищення ефективності. Такий підхід є характерним для системних інтеграторів. Автоматизація крупних банківських державних та комерційних структур - процес індивідуальний.

Друга тенденція - використання вузькоспеціалізованих програм, призначених лише для контролю й управління документаційним потоком. Такі системи працюють, як правило, з великим обємом документації. Вони добре поєднуються з іншими офісними системами і доречні тим клієнтам, які бажають зберегти в таємниці свої системи автоматизації, залишитися незалежними від постачальника програмного забезпечення.

На світовому ринку існують різноманітні компютерні програми, які призначені для автоматизації процесів різних масштабів. Однак, їх впровадження на український ринок зіткнулося з певними проблемами. Перший аспект, який робить не конкурентоздатними стандартні імпортні рішення - західні системи не змогли запропонувати нічого гідного, повязаного із використанням української чи російської мови. Другий аспект, характерний для розвитку автоматизованих систем діловодства, - поєднання традиційних та нових пошуків у сфері партнерських та ділових відносин у сучасному економічному середовищі. Кожна організація працює на основі відпрацьованих часом шаблонах документів. Тому стандартизація - економія часу з усіма похідними.

Розгляньмо загальну структуру діловодства. Як правило, це три крупних блоки:

- створення документу та його реєстрація;

- власне документообіг (передача, пересилка, контроль виконання тощо);

- створення та ведення архіву (занесення, пошук, систематизація тощо) [10, 15].

Усі програми з автоматизації працюють із наступними видами документів: структуровані, неструктуровані, паперові та електронні. Структуровані документи відзначаються жорсткістю форми. Інформація, необхідна для подальшої обробки, знаходиться на визначених полях, які зчитуються та заносяться у вигляді записів у базу даних. Приклади таких документів - фінансові документи, анкети. Деякі виробники, які використовують технології Lotus Notes, зокрема „Інтерпроком”, структурують документи більш вільної форми, наприклад, договори.

При роботі зі структурованими документами слід застосовувати технології сканування й розпізнавання (такою є, наприклад, технологія Tiger Forms, яка здатна розпізнавати рукописні символи). На українському ринку існують дві системи сканування - Cunei Form та Fine Reader. Обидві мають добру репутацію. Системи розпізнавання необхідні також, коли маємо справу з паперовими документами, що поступають до системи діловодства шляхом сканування та розпізнавання, це - листи, факси, рекламні проспекти тощо. Інший вид документів - електронні документи. Орієнтуючись на різноманітний ринок програмного забезпечення, системи документообігу розпізнають майже всі формати - від DOCівського txt до графічного tif або rtr. А також використовують різні канали прийому-передачі інформації: електронну пошту, факс, телекс, Інтернет тощо.

На етапі створення документу йому надаються реквізити для ідентифікації. Усі системи гнучкі у визначенні складу реквізитів та їхньої форми. Деякі продукти, наприклад, „Євфрат”, при введенні документу проводять його лексичний аналіз. Реквізити документу зберігаються у спеціальній базі даних.

Отже, якщо розглянути структуру діловодства за блоками, то створення документу - це не лише обробка вхідного документу, але й генерування вихідного. Найпростіший шлях, який використовується усіма системами, - використання текстових редакторів для створення неструктурованого документу та занесення його до бази даних шляхом присвоєння реквізитів. Структуровані документи генеруються за шаблонами шляхом заповнення необхідних полів.

Розгляньмо другий блок - організацію документообігу. Побутує думка, висловлена, наприклад, фахівцями фірми „IT”, що сам термін „документообіг” є невірним. Документи не повинні „бігати”. Вони повинні лежати на місці. Цілком логічно, тим більше, що автоматизація процесу призводить до того, що документи насправді лежать і лише обростають певними резолюціями. Автоматизація покликана виправдати недоліки, притаманні паперовому документообігу, це складнощі паралельної роботи , складність отримання інформації щодо проходження документу. Існує імовірність втрати документу та імовірність помилок, у структурованих документах можна пропустити незаповнене поле, у решті-решт, його можна загубити або просто викрасти. Електронний документообіг дозволяє мінімізувати втрати від цих недоліків. Однак, справедливості ради, слід зауважити, що повністю автоматизувати цей процес не вдається. Основна причина в тому, що рішення іноді приймаються авторитарними методами, які відображаються в документації в кращому випадку заднім числом, а то й не відображаються зовсім.

Усі відомі системи документообігу можуть працювати як у режимі автономного користувача, так і за технологією клієнт - сервер. Документи зберігаються у базах даних. За традицією вони обєднані у папки, які мають ієрархічну структуру й контроль доступу. Системи документообігу, створені на основі Lotus Notes, відрізняються багаторівневим контролем доступу до документу. Закритим може бути весь сервер, база даних, шаблон, документ, частина документу або окреме поле. Крім того, зберігаються версії документів, історія роботи з ними тощо. В основному, системи діловодства орієнтовані на обробку документів текстового й графічного профілю. Але зустрічаються й такі, що працюють з популярними векторними форматами САПР, широкомасштабним й багато сторінковими стислими растровими зображеннями. (Такі програми поставляє, зокрема, фірма Terra Link).

Системи документообігу можуть включати в себе або бути частиною технології управління бізнес-процесами. Як мінімум, системи забезпечують інформаційну підтримку прийняття рішень, оскільки зберігають усі документи і можуть у будь-який момент мобілізувати їх, обравши за будь-якою ознакою, що містяться у реквізитах або просто в тексті документів.

Підкреслимо, що усі системи можуть бути інтегровані з іншими інформаційними підсистемами підприємства, якщо вони є.

Що ж до архіву - третього блоку структури діловодства - це найбільш простий та зрозумілий елемент ділової справи. Його користь не викликає сумнівів, і в будь-якій організації він, зазвичай, існує. У нашому випадку архів - документи, робота з якими вже завершена.

Якщо в організації вже є архів у тому чи іншому вигляді, при автоматизації документообігу слід звернути увагу на інструменти, що дозволяють поєднати існуючий архів і системи автоматизації діловодства. Використання накопиченої інформації може відбуватися двома шляхами - шляхом імпортування існуючих документів в архів, або імпорту існуючої бази даних як одиниці збереження архіву.

2. База даних як одиниця автоматизованої системи документообігу

Автоматизація документообігу вимагає стрункої системи каталогізації документів. Каталоги створюються за різними ознаками класифікації документів і повинні бути зручними й простими у використанні, що полегшить пошук потрібних документів у разі потреби. Основою каталогів є бази даних документації.

Під поняттям „база даних” розуміють упорядкований набір даних, у технічному розумінні виключно й система керування базою даних.

Головним завданням бази даних є гарантоване збереження значних обсягів інформації (так звані записи даних) та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Таким чином база даних складається з двох частин -- інформації, що запамятовується, та системи управління нею. З метою забезпечення ефективності доступу записи даних організовують як множину фактів (елемент даних).

Розробки бази даних розпочалися в 60-х роках ХХ ст.

· 1960-ті рр. розробка перших баз даних (БД). CODASYL - мережна модель даних та одночасно незалежна розробка ієрархічної БД фірмою North American Rockwell, пізніше перейнятої IBM за основу їх власної розробки під назвою IMS.

· 1970-ті рр. розробка Едгаром Ф. Коддом основ реляційної моделі, котра на початку зацікавила лише наукові кола. Вперше цю модель було використано у БД Ingres (Берклі) та System R (IBM), анонсовані протягом 1976 року і були лише дослідними прототипами.

· 1980-ті рр. поява перших комерційних версій реляційних БД Oracle та DB2. Реляційні БД успішно починають витісняти мережні та ієрархічні. Дослідження децентралізованих (розподілених) систем БД, проте вони не відіграють особливої ролі на ринку БД.

· 1990-ті рр. увага науковців зміщується у бік обєктно-орієнтованих БД, котрі знайшли застосування у першу чергу в тих областях де використовуються комплексні дані: інженерні, мультимедійні дані.

2000-ні рр. головним нововведенням є підтримка та застосування XML у БД. Розробники комерційних БД котрі панували на ринку у 1990-их роках отримують все більшу конкуренцію зі сторони руху відкритого програмного забезпечення. Реакцією на це стає поява безкоштовних версій комерційних БД.

Розрізняють структуровані та неструктуровані типи бази даних.

Структуровані бази даних використовують структури даних, тобто структурований опис типу фактів за допомогою схеми даних, більш відомої як модель даних. Модель даних описує обєкти та взаємовідносини між ними. Існує декілька моделей (чи типів) баз даних, основні: плоска, ієрархічна, мережна та реляційна. Приблизно з 2000 року більше половини БД використовують реляційну модель.

До неструктурованих баз даних відносяться повнотекстові бази даних, котрі містять неструктуровані тексти статей чи книг у формі, що дозволяє здійснювати швидкий пошук (як наприклад вікіпедія).

Часто зустрічається характеристика бази даних на основі певних параметрів або необхідних вимог, наприклад:

· значна кількість даних

· незалежність даних

· відкритий доступ до даних

· підтримка транзакцій з гарантією відповідних властивостей

· гарантована відсутність збоїв

· одночасна робота з багатьма користувачами.

Із подальшим розвитком бази даних змінюються й ці вимоги та додаються нові, тому одностайності щодо повноти цієї характеристики немає.