2.2 Процесс управления затратами в организации

Управление представляет собой информационный процесс, задача которого состоит в том, чтобы на основе тщательного изучения информации о состоянии управляемого объекта определить основные цели его развития, условия и пути их достижения, факторы реализации и контролировать ход выполнения принятых решений.

Рис. 3. Концепция многослойного процесса управления затратами предприятия Карпова Т.П. Управленческий учет: учебник для вузов. -- 2-е изд. -- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. -- 351 с.

В системе управления предприятием важное место отводится вопросам управления затратами на производство, так как без правильной оценки реальных затрат нельзя обоснованно управлять прибылью и эффективностью производства. Процесс управления затратами на производство - это многогранный процесс, охватывающий ресурсы, результаты производственно-хозяйственной деятельности и процессы ее кругооборота, начиная со снабжения и кончая реализацией готовой продукции и процессами распределения.

Управление затратами на производство представляет многоцелевую систему, требующую участия и взаимодействия всех производственных звеньев и служб предприятия и направлено на экономию живого и овеществленного труда, оптимизацию структуры затрат и соотношения прибыль, затраты, объем продаж, увеличение прибыльности, рентабельности. Эффективно управлять затратами означает прежде всего контролировать, своевременно выявлять факт отклонения, его причину и виновников, давать им объективную оценку.

Полный и своевременный контроль за отклонениями способствует оперативному принятию управленческих решений. Наиболее эффективно такой контроль может быть обеспечен только при учете затрат на производство по отклонениям, так как сам механизм этого учета позволяет своевременно выявить отклонения в затратах, установить их виновников и причины.

Переход к планированию и учету затрат по местам возникновения создает условия, при которых функциональные службы предприятий несут ответственность за экономические результаты работы не только в своих функциональных службах, но, прежде всего, в первичных производственных подразделениях Хруцкий В.Е. Внутрифирменное бюджетирование. Настольная книга по постановке финансового планирования. -- М.: Финансы и статистика, 2008. -- 400 с..

Группировка затрат по местам возникновения ведется в соответствии с организационной структурой предприятия, а также отражает уровень управления и структурные особенности (иерархию производственных подразделений, отделов и служб) на каждом уровне.

Объектом управления могут быть только затраты в соответствующих местах, которые могут измеряться, планироваться и подвергаться непосредственному управлению.

Производственные центры затрат выделяются в цехах основного производства, занятых изготовлением продукции. В этом случае центром затрат может быть станок или группа станков с одинаковыми параметрами; отдельный рабочий или группа рабочих, выполняющих одинаковую работу; одна операция или несколько операций, если они имеют одинаковый характер.

Первичная производственная единица, выделяемая в качестве центра затрат, осуществляет собственные расходы, может получать материалы и услуги от других центров, а также передавать другим центрам вырабатываемые материалы и услуги.

Существенное значение имеет то обстоятельство, что центры затрат могут выделяться в цехах не только основного, но и вспомогательного и обслуживающего производства. Примером функциональных центров затрат могут быть службы контрольно-технологические, планово-экономические, снабженческо-сбытовые, службы механика, энергетика и др. в зависимости от оргструктуры управления предприятием и выделения сфер функциональной деятельности.

Наряду с центрами затрат важную роль играет выделение центров ответственности, цель которых - закрепление ответственности за расходы за руководителями различных уровней. Центры затрат и центры ответственности - это разные понятия. В организационном отношении эти центры могут совпадать, однако во многих случаях центры затрат являются более дробными подразделениями по отношению к центрам ответственности, что особенно характерно для группировки затрат в сфере производства.

Перечень затрат каждого центра ответственности конкретизируется в процессе планирования задания по себестоимости. Руководители центров ответственности должны нести ответственность за экономное и рациональное использование средств, предусмотренных сметой (бюджетом).

Управление затратами на производство предполагает Карпова Т.П. Управленческий учет: учебник для вузов. -- 2-е изд. -- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. -- 351 с.:

1. Закрепление всех элементов затрат на производство за производственными обслуживающими и функциональными подразделениями.

2. Наличие внутреннего хозрасчета, создающего объективную заинтересованность в том, чтобы не быть виновником отклонения.

3. Создание жесткой системы санкций к виновникам отклонений в особенности неоформленных.

4. Наличие служб и отделов ответственности за правильное и своевременное представление информации об отклонениях.

Внутри каждого центра затрат анализ отклонений ведется в разрезе причин и виновников.

Для организации анализа комплексных статей затрат в разрезе причин и виновников необходимо Карпова Т.П. Управленческий учет: учебник для вузов. -- 2-е изд. -- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008. -- 351 с.:

- кроме хозрасчета производственных подразделений организовать хозрасчет обслуживающих и функциональных служб;

- все расходы в пределах сметы оформлять обычным документом, а отклонения оформлять сигнальным документом;

- во всех документах проставлять код центра затрат (цех, отдел, служба);

- в документах на отклонения проставлять код центра ответственности и код причины;

- суммарные отклонения от сметы подразделять на документированные и недокументированные, в том числе по причинам и виновникам;

- недокументированные отклонения в зависимости от их характера расписывать по центрам ответственности с вытекающими санкциями за то, что эти отклонения, во-первых, не оформлены своевременно документом, во-вторых, за то, что они возникли.

Разумная организация деятельности отделов и служб предполагает закрепление за каждым из них статей затрат по конкретным видам материальных ресурсов, потребляемых первичными производственными подразделениями, и возложение на них обязанности нормировать и анализировать расход этих ресурсов и принимать необходимые решения по устранению выявленных отклонений фактических затрат от нормативных. Тогда эти службы будут заинтересованы в своевременной регистрации в документах отклонений и создании предпосылок для их выявления и недопущения. В положении о предприятии должна быть предусмотрена система стимулирования работников служб и отделов, прежде всего не за снижение расходов по этим службам, а в большей степени за то, какое влияние они оказывают на отклонения, возникающие в первичных производственных подразделениях, службах, отделах, и на их устранение.

Необходимыми предпосылками нормативного учета затрат являются:

- возможность точного исчисления отклонений от норм;

- наличие нормативных калькуляций на все изделия;

- определение изменений норм в отчетном периоде и своевременное внесение изменений.

Разработка нормативных калькуляций осуществляется на основе подетальных норм расхода материалов и подетально-пооперационных норм трудовых затрат. Нормативные калькуляции составляются до начала планового месяца.

Для учета изменений, вносимых в нормативные калькуляции, должен быть организован специальный учет изменений норм, который должен обеспечить соответствие действующих норм нормам, заложенным в нормативных калькуляциях. С этой целью должен быть регламентирован порядок ведения изменений норм и извещения об этом подразделений, составляющих нормативные калькуляции.

Учет отклонений от норм ведется на основе документов, оформляющих эти отклонения по цехам, видам материалов и видам продукции, либо расчетным путем. Отклонения от норм, так же как и изменения, учитываются в текущем месяце.