Работа с входящими документами

курсовая работа

1. Организация работы с документами

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение). Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков // изд. 8-е, перераб. и доп. - М.: Книга сервис, - 2009. - С. 88.

Правила работы с документами на конкретном предприятии составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий работы с документами. Формирование системы делопроизводства происходит под влиянием различных факторов. Наиболее значимыми из них являются установившиеся традиции работы с документами, (носителями которых являются, как правило, профессиональные работники со стажем) и рекомендации нормативно-методических документов государственных органов управления.

Система делопроизводства устанавливается и закрепляется во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах проведения работ и т. п.

На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В крупных организациях, как правило, существует специальное структурное подразделение, главной задачей которого является централизованное документационное обеспечение управления. Называться оно может по-разному: управление делами, отдел документационного обеспечения (ОДО), общий отдел, канцелярия и т. п. В организациях, где объем документов не настолько велик, чтобы им занималось отдельное подразделение, делопроизводственные функции возлагаются на секретариат или секретаря руководителя организации.

В документационном обеспечении выделяют три основных группы документов:

входящие документы, поступившие в ОДО из внешних организаций;

исходящие документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений для отправки во внешние организации;

внутренние документы, поступившие в ОДО из структурных подразделений или от руководителя для рассылки и использования внутри организации.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде технологической цепочки операций (см. Приложение 1).

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 - 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение). Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков // изд. 8-е, перераб. и доп. - М.: Книга сервис, - 2009. - С. 89.

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между сотрудниками в части работы с документами закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

o образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;

o номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

o порядок регистрации документов;

o правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

o сроки хранения документов и файлов;

o правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожались бы, и оставлялся на хранение файл с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа;

o сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

o правила формирования и оформления дел;

o порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

o правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

o порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;

o методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

Делись добром ;)