Разделение групп документов по функциональному значению

реферат

2.3 Информационно-аналитические документы

Служебные записки

Виды служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические, записки ad hoc, записки о состоянии дел за период времени.

Характерные особенности, отличающие служебную записку от доклада: 1) малые сроки подготовки, 2) ограниченный контингент составителей документа, 3) относительно небольшой объем текста записки, сочетающийся с высокой степенью его информативности, 4) особую ценность для содержания записки представляет ее актуальность, 5) записка почти всегда адресована конкретному лицу.

Типовая служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате (адресатах, если рассылаются копии) и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Дайджесты. Обзоры (ревю)

Дайджест - краткое содержание, «выжимка» из документа. Ревю - краткий обзор группы документов, объединенных какими-либо общими признаками. Как правило, обзоры, помимо информационной части, содержат также и аналитическую.

Описание создания:

1) получение и уяснение задания: тема дайджеста, объем документа, привлекаемые источники, сроки подготовки, наличие аналитической части, ее объем, основные акценты в ней, особенности оформления (наличие приложений, иллюстраций и т.п.), количество экземпляров;

2) составление общего плана: чему уделить в документе главное внимание, какие вопросы осветить дополнительно и в каком объеме, какие материалы запросить дополнительно, кто может оказать помощь или выступить в качестве рецензента, предусмотреть резерв времени на непредвиденные обстоятельства;

3) подбор материала;

4) систематизация и детальное изучение материала;

5) выбор фрагментов, отдельных материалов (статей, таблиц и т.п.);

6) взаимоувязка фрагментов содержания и окончательное их расположение;

7) предварительный просмотр;

8) составление оглавления;

9) окончательный просмотр;

10) репродуцирование (набор, сканирование и печать в едином формате);

11) контрольный просмотр;

12) представление на доклад.

Делись добром ;)