Секретарское дело

контрольная работа

3. правила оформления реквизитов

Какие форматы бумаги применяют для унифицированных форм документов и какой принцип лежит в основе их получения?

Особое место в управленческой деятельности предприятий, учреждений и организаций занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД). Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию.

Для ОРД установлены два формата бумаги - А4 (210 Х 297 мм) и А5 (148 Х 210 мм). По размеру листа бумагу делят на потребительские форматы трех рядов: А, В, С. Основным рядом потребительских документов является ряд А. Применение формата ряда В допускается в исключительных случаях. Форматы ряда С должны применяться для таких изделий, как папка, конверты. Формат обозначается буквой и цифрой. Цифра указывает, сколько раз исходный формат данного ряда разделен пополам.

В зависимости от назначения и показателей качество бумага должна изготовляться следующих номеров и марок:

№ 0 - для особо ответственной документации и бланков длительного срока хранения.

№ 1 марок А - для технической и сопроводительной документации, используемой в помещениях с контролируемой чистотой среды, школьных и общих тетрадей, изготовляемых на автоматических линиях, сувенирных бумажно-беловых изделий.

№ 1 Б - для массовых бумажно-беловых изделий, бумаги потребительских форматов, почтовой бумаги, школьных и общих тетрадей, дневников.

№ 1 В - для бланков статистической и бухгалтерской отчетности, плановой и управленческой документации, книг учета.

№ 2 - для первичной учетной, сопроводительно-транспортной документации.

Основными показателями качества писчей бумаги является масса 1 м? (часто называется плотностью), белизна. Масса 1 м? указывается, как правило, справочно для грамотного подбора бумаги применительно к определенному технологическому процессу ее обработки и выражается в граммах. Например, бумага для факсов, ксероксов, принтеров - 80 г/м?; писчая - 65 г/ м?. Белизна - это свойство бумаги диффузно отражать световой поток в синей области спектра. Показатель белизны выражается в процентах к эталону белого цвета. Для большинства видов бумаги белизна составляет 70-80%, а высококачественная бумага имеет белизну 95-97%.

Какие виды служебных отметок применяются на документах?

Гриф приложения (24). Этот реквизит указывает на связь приложения с основным документом. Его располагают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит включает слово «Приложение», его порядковый номер (при необходимости), название вида документа в дательном падеже, его дату и номер. Например:

Приложение

к приказу директора БелГИСС

25.04.2007 № 1

Резолюция (18) - реквизит, содержащий указания руководителя по исполнению документа. Он включает: фамилию, инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения; подпись руководителя; дату наложения резолюции. На документе должно быть не более одной резолюции, которая выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или на любой свободной от текста площади, параллельно или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя. Общие указания выражаются при помощи предлога «к». Например: к сведению, к исполнению. Конкретные указания выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам. Например: «Срочно принять меры».

Отметка о контроле (20) проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из буквы «К» или слова «КОНТРОЛЬ», которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле правого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным (синим, зеленым) карандашом или краской.

Отметка об исполнителе (28). Реквизит пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона. Ниже этого реквизита допускается указывать индекс машинистки (первые буквы в ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. При оформлении на компьютере отметка выполняется размером шрифта 9 пунктов, перед фамилией исполнителя ставят индекс структурного подразделения, где готовился документ, а на второй строке добавляется имя файла. Например:

Иванов 250 55 55 13 Иванов 250 55 55

МЛ 5 17.09.2007 или МЛ 17.09.2007. Let.of.13-05

Отметка о заверении копии (29). От нулевого положения табулятора, ниже реквизита «Подпись» выполняется заверительная подпись. При пересылке копии документа или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала. Заверительная подпись включает слово «Верно» и реквизит «Подпись» и составляется по следующей форме:

Верно

Инспектор отдела кадров (подпись, дата) И.И.Иванов

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Этот реквизит располагается от границы левого поля и включает:

1. Слово «В дело» и индекс дела, в которое будет подшит документ.

2. Краткие сведения о порядке решения вопроса.

3. Подпись исполнителя (руководителя).

4. Дату.

Отметка о поступлении (31). Реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входит сокращенное наименование организации (поручителя), дата поступления и регистрационный индекс документа. Например:

АО «Импульс»

01.04.2007

№ 12

Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит оформляется от пятого положения табулятора и включает в себя:

1. Запись «информация перенесена на машинный носитель».

2. Дату.

3. Подпись лица, ответственного за перенос данных.

Делись добром ;)