Автоматизированная система документационного обеспечения управления в ООО "КамЭнергоРемонт"

Вывод по главе 1

Таким образом, была дана характеристика предприятия ООО «КамЭнергоРемонт». Это крупное промышленное предприятие с большим объемом документооборота, где функции по организации делопроизводства осуществляют секретарь и делопроизводитель.

Так как предприятие имеет много уровней управления, то вопрос автоматизации является актуальным, потому, что при традиционном (бумажном) документообороте возникают трудности, которые снижают эффективность и быстроту принятия управленческих решений (особенно это касается поиска документов). На предприятии отсутствует ведение информационно-справочного аппарата, нужные записи и документы ищет секретарь или делопроизводитель путем пролистывания журналов или просматривая зарегистрированные документы в «1С».

Существует автоматизация отдельных операций с документами: регистрация в системе «1С:Предприятие версии 8.0», использование оборудования для уничтожения документов, хранение документов в электронном виде; получение документов по электронной почте (Интернет); копирование с помощью копировально-множительного аппарата; сканирование; распечатка на принтере; отправка документов исполнителю по электронной почте; оформление документов (использование шаблонов); подготовка и набор текстов на компьютере и т.д. Но этого недостаточно. Необходима комплексная автоматизация делопроизводственного процесса, с момента создания документа до момента списания в дело, включая ведение информационно-справочного аппарата, учет документов, обеспечение сохранности.

На предприятии существует проблема организации документооборота с удаленными участками и производственными управлениями: затруднен контроль исполнения документов (приходится постоянно звонить в другие города, искать исполнителей, получать сведения о результатах работы, запрашивать отчеты), затруднена доставка документов посредством почты, не достаточно обеспечена сохранность документов, что также вызывает необходимость внедрения автоматизированной системы, которая позволит координировать работу с документами на участках.

При разработке модуля «Управление документацией» возникли трудности из-за неграмотно организованного процесса и недостаточного изучения объекта.

В итоге сделан следующий вывод: для того, чтобы соответствовать статусу современного успешного промышленного предприятия, решить проблему автоматизации ДОУ ООО «КамЭнергоРемонт», необходимо полностью отказаться от традиционных форм работы с документами, доработать и внедрить готовое разработанное приложение соответствующей автоматизированной системы, которая обладает возможностью интегрироваться с системой «1С: Предприятие». Выбираемое приложение должно соответствовать предъявляемым требованиям: функциональным и системно-техническим.

Глава 2. Выбор автоматизированной системы документационного обеспечения управления для ООО «КамЭнергоРемонт»

2.1.Составление перечня предъявляемых основных

функциональных и системно - технических требований к системе

автоматизации ДОУ

Функциональные и системно-технические требования ориентированы на соответствие предлагаемой технологии госу-дарственным нормативным актам и корпоратив-ным нормам ДОУ, обеспечение удобства пользо-вания системой, качественного и бесперебойного ее функционирования.

Степень соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» заданным критериям отражена в таблице:

Критерий	Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
1.Делопроизводственные функции
1.1.Создание документов (использование шаблонов документов).	+
1.2.Регистрация документов.	+ -
1.3.Контроль исполнения документов.	-
1.4.Информационно-справочная работа (поиск регистрационной карточки).	+ -
1.5.Подготовка статистических данных о документообороте.	+ -
1.6.Учет передачи подлинников и копий документов.	-
1.7.Ведение номенклатуры дел.	-
1.8.Списание документов в дело.	-
1.9.Обеспечение сохранности конфиденциальной информации.	-
1.10.Наличие справочников-классификаторов.	+ -
Критерий	Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
1.11.Учет договорной документации.	+
1.12.Хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации.	-
2.Организация электронного архива
2.1.Ведение баз данных.	+ -
2.2.Архивирование документов.	+ -
2.3.Полно - функциональный поиск.	-
2.4.Безопасность хранения документов.	-
2.5.Организация доступа к архиву.	+
3.Обеспечение задач электронного документооборота:
3.1.Технология электронно-цифровой подписи (ЭЦП).	+ -
3.2.Работа с электронными файлами.	+ -
3.3.Средства криптозащиты.	+ -
3.4.Регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.	+ -
3.5.История работы с документами.	+ -
3.6.Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов.	-
4.Управление документооборотом:
4.1.Управление потоками документов внут-ри организации.	-
4.2.Передача документов на испол-нение.	+ -
4.3.Контроль за движения (передачи) доку-ментов.	-
4.4.Определение местонахождения документов.	+
Критерий	Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
4.5.Контроль действий пользователей.	-
4.6.Получение сводок по документообороту.	+ -
4.7.Регули-рование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов.	+ -
4.8.Маршрутизация документов.	+
4.9.Согласование документов.	+ -
4.10.Возможность использования разных грифов доступа.	+
СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1. Программная реализация
1.1.Технология клиент - сервер.	+
1.2.Технология интернетинтранет.	+
1.3.Наличие электронной почты.	+
1.4.Наличие средств разработки приложений.	+ -
1.5.Наличие средств резервного копирования.	+ -
1.6.Наличие средств сканирования документов.	+
1.7.Интеграция в информационную среду организации.	+
1.8.Интерфейс, взаимодействующий с другими программами (например, со средствами создания, сканирования и распознавания документов	+ -
1.9.Удаленный доступ к базам данных.	+
1.10.Протоколирование действий в системе; совместная работа над документами	+ -
1.11.Территориально-распределенная работа.	+
Критерий	Соответствие разрабатываемого модуля «Управление документацией» критериям
1.12.Использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.	+ -
1.13.Возможность интеграции в автоматизированную систему.	+
2. Эксплуатационные требования
2.1.Надежность автоматизированной системы.	-
2.2.Безопасность системы.	+
2.3.Администрирование системы.	+
2.4.Территориально-распределенная работа системы.	+
2.5.Количество одновременно работающих поль-зователей - до 100.	+
2.6.Средний объем документопотока (в год) - до 700000.	-
3. Адаптационные возможности
3.1.Простота и удобство при внедрении системы.	+
3.2.Обучение сотрудников организации.	+
3.3.Удобство настройки системы.	+
3.4.Возможность развития системы.	+

«+» - модуль соответствует критерию; «-» - не соответствует; «+ - » - данные функции в модуле реализованы, но не в полной мере удовлетворяют критерию.

Таким образом, разрабатываемый модуль «Управление документацией» системы «1С: Предприятие» версии 8.0. соответствует предъявляемым системно-техническим требованиям, но не обеспечивает автоматизацию делопроизводства в полном объеме. Соответственно необходимо найти автоматизированную систему, в которой приложение по автоматизации делопроизводства соответствует всем перечисленным критериям.

2.2. Выбор системы весовых коэффициентов (баллов) для

экспертной оценки

Одним из путей решения проблемы автоматизации ДОУ является внедрение уже разработанного программного продукта или платформы, что позволяет существенно сократить время и повысит эффективность разработки системы. Но прежде чем использовать готовую программу, необходимо провести их отбор, анализ и оценку. При проведении сравнения автоматизированных систем удобно использовать систему баллов, отражающих личное мнение и опыт экспертов.

Система баллов для экспертной оценки

Критерии	Количество баллов
1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ	От 0 до 250

1.1. Делопроизводство	От 0 до 110
1.1.1.создание документов	От 0 до 10
1.1.2. регистрация документов	От 0 до 15
1.1.3. контроль исполнения	От 0 до 15
1.1.4. информационно-справочная работа поиск регистрационной карточки	От 0 до 10
1.1.5. подготовка статистических данных	От 0 до 5
1.1.6. учет передачи подлинников и копий	От 0 до 5
1.1.7. ведение номенклатуры дел	От 0 до 10
1.1.8. списание документов в дело	От 0 до 5
1.1.9. обеспечение сохранности конфиденциальной информации	От 0 до 15
Критерии	Количество баллов
1.1.10. наличие справочников-классификаторов	От 0 до 5
1.1.11. учет договорной документации	От 0 до 10
1.1.12. хранение нормативно-справочной информации по документообороту организации	От 0 до 5
1.2. Управление документооборотом	От 0 до 80
1.2.1. управление потоками документов внут-ри организации	От 0 до 10
1.2.2. передача документов на испол-нение	От 0 до 15
1.2.3. контроль движения (передачи) доку-ментов	От 0 до 15
1.2.4. контроль действий пользователей	От 0 до 10
1.2.5. получение сводок по документообороту	От 0 до 5
1.2.6. регули-рование доступа к регистрационным карточкам и файлам документов	От 0 до 10
1.2.7. маршрутизация документов	От 0 до 5
1.2.8. согласование документов	От 0 до 5
1.2.9. возможность использования разных грифов доступа	От 0 до 5
1.3. Организация электронного архива	От 0 до 35
1.3.1. ведение баз данных	От 0 до 5
1.3.2. архивирование документов	От 0 до 10
1.3.3. полно - функциональный поиск	От 0 до 10
1.3.4. безопасность хранения документов	От 0 до 5
1.3.5. организация доступа к документам	От 0 до 5
1.4. Обеспечение задач электронного документооборота	От 0 до 25
1.4.1. технология ЭЦП - средства криптозащиты;	От 0 до 10
1.4.2. работа с электронными файлами	От 0 до 5
1.4.3. средства криптозащиты	От 0 до 5
Критерии	Количество баллов
1.4.4.регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи - средства криптозащиты; - регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи. - средства криптозащиты; - регистрация документов, поступивших по электронным каналам связи.	От 0 до 5
2. СИСТЕМНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ	От 0 до 250
2.1. Программная реализация	От 0 до 150
2.1.1. технология клиент - сервер	От 0 до 20
2.1.2. технология интернетинтранет	От 0 до 15
2.1.3. наличие электронной почты	От 0 до 15
2.1.4. наличие средств разработки приложений	От 0 до 10
2.1.5. наличие средств резервного копирования	От 0 до 10
2.1.6. наличие средств сканирования документов	От 0 до 5
2.1.7. интеграция в информационную среду организации	От 0 до 5
2.1.8. - интерфейс, взаимодействующий с другими программами	От 0 до 15
2.1.9. удаленный доступ к базам данных	От 0 до 10
2.1.10. протоколирование действий в системе	От 0 до 5
2.1.11. совместная работа над документами	От 0 до 5
2.1.12. территориально-распределенная работа	От 0 до 10
2.1.13.использования интерфейса для получения аналитико-статистической информации.	От 0 до 5
2.1.14.возможность интеграции в автоматизированную систему	От 0 до 20
2.2. Эксплуатационные требования	От 0 до 60
2.2.1. надежность автоматизированной системы	От 0 до 20
2.2.2. безопасность системы	От 0 до 10
2.2.3. администрирование системы	От 0 до 10
2.2.4. территориально-распределенная работа системы	От 0 до 10
2.2.5. количество одновременно работающих поль-зователей - до 100 человек	От 0 до 5
2.2.6. средний объем документопотока (в год) - до 700000 единиц	От 0 до 5
2.3. Адаптационные возможности	От 0 до 40
2.3.1. простота и удобство при внедрении системы	От 0 до 15
2.3.2. обучение сотрудников организации	От 0 до 10
2.3.3. удобство настройки системы	От 0 до 10
2.3.4. возможность развития системы	От 0 до 5

Необходимо ранжировать системы по максимальному соответствию перечисленным основным критериям делопроизводства и системно-техническим требованиям, в результате определятся лидеры среди выбираемых систем.¹⁰

_______________________________________

¹⁰ А.А. Пестрецов. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота. Методическое пособие. М., 1998.С. 24-34

2.3.Поиск программных продуктов

При поиске и выборе программных продуктов на на рынке автоматизированных систем предъявлялись следующие требования:

· гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ООО «КЭР»;

· завершенность программного продукта - система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;

· объединяет территориально-удаленные рабочие места в единую информационную базу;

· невысокая стоимость;

· система имеет шлюз к системе "1С:Предприятие" или имеет сертификат "1С:Совместимо";

· платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.

«Внедрение АС ДОУ должна осуществлять внешняя фирма, несущая полную юридическую ответственность перед предприятием за успех проекта внедрения. К выбору фирмы-поставщика и внедренца АС ДОУ нужно подходить очень скрупулезно, так как после подписания контракта, проплаты каких-либо средств и начала внедрения АС ДОУ с этой фирмой будет непросто прекратить отношения в случае, если предприятие будет не полностью удовлетворять качество её работы. Фактически, в случае неправильного выбора фирмы-подрядчика, будут напрасно потеряны деньги, время и нервы. Конечно, при выборе АС ДОУ необходимо внимательно изучить несколько предложения, имеющиеся на рынке.»⁴

_________________________________________

⁷Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование многокритериального подхода // Делопроизводство. - 2002. -- № 2. - С. 21--26.

Содержание