Технология работы с документами в негосударственных организациях на примере ЗАО Строительная Компания "Технолига"
1.2. Организация документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания "Технолига"
Согласно Основным положениям государственной службы документационного обеспечения управления11 ГСДОУ. М., ВНИИДАД.1991. С. 44.
в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив.
Служба делопроизводства в ЗАО Строительная Компания «Технолига» создана совсем недавно, в начале 2002 года и представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:
- контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;
- контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.
В состав Общего отдела входит:
1. Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:
- прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства;
- регистрация документов;
- машинописные работы;
- распределение телефонных звонков;
- отправка документов;
- информационно-справочная работа с документами.
2. Административно - хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:
- снабжает канцелярскими принадлежностями;
- обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;
- ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;
- устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.
Наличие в структуре службы документационного обеспечения административно-хозяйственного отдела противоречит ГСДОУ1 1 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.
, так как Общий отдел должен являться самостоятельным структурным подразделением, не имеющем в своем составе подразделений, непосредственно не относящихся к документационному обеспечению управления.
Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ЗАО Строительная Компания «Технолига».
Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.
Организационная структура службы документационного обеспечения управления ЗАО Строительная Компания «Технолига» - Общего отдела.
Начальник Общего отдела
Секретариат Административно Секретари
Генерального хозяйственный структурных
Управления отдел подразделений
Основными задачами Общего отдела являются:
1.Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;
2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;
3. Сокращение документооборота, унификация форм документов;
4. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании;
6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;
7. Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.
Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:
1. Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;
2. Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;
3. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;
4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;
5. Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;
6. Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;
7. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;
8. Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
9. Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.11 ГСДАУ. М., ВНИИДАД. 1991. С. 44.
Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.
Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ЗАО Строительная Компания «Технолига» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.
Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.
Секретариаты филиалов ЗАО Строительная Компания «Технолига» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.
В ЗАО «Технолига» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.
Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.
Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:
- получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;
- входной контроль и регистрация технической документации;
- проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;
- подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;
- разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;
- документальная подготовка сдачи объекта;
- оформление и согласование проектов технической документации;
- сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;
- разработка технической части договоров на работы отдела;
- лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;
- обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.
Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.
Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ЗАО «Технолига» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.
Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления11 ГСДОУ. М., ВНИИДАД. 1991. и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ22 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М., 2000.. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:
1. Общие положения;
2. Правила подготовки и оформления документов;
3. Требования к реквизитам документов;