2. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Применение электронно-вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результатом этого явилось создание принципиально новой формы бухгалтерского учета, которая получила название «автоматизированной».

Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счет однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптируемость программного обеспечения к задачам пользователей достигается применением различных программ для ЭВМ.

Современный уровень ЭВМ обеспечивает не только универсальный характер их применения исходя из общих методологических подходов организации бухгалтерского учета, но и использование программ, настроенных на конкретное предприятие с учетом предложений заказчика.

Учет может осуществляться путем заполнения журнала хозяйственных операций. Но формирование корреспонденции счетов может отражаться в данном журнале и после заполнения первичных документов. Пользователь может получать печатные копии заполняемых им первичных документов. Реализован быстрый ввод проводок методом «типовых операций», в основу которого положена типовая корреспонденция проводок. Изменение или добавление типовых операций производится самим пользователем с помощью встроенного текстового редактора. Большой объем памяти ЭВМ позволяет работать с субсчетами всех уровней, что дает возможность без особой сложности выполнять накопительные операции (начисление амортизации, расчет заработной платы и т. п.).

Оборотная и шахматная ведомости, журналы-ордера и ведомости к ним, а также баланс и другие выходные формы могут быть сформированы за любой период и в короткое время. Для некоторых отчетов возможна детализация вплоть до одной операции.

Быстрота и удовлетворение различных пользователей в соответствующей информации на основе единого ее массива -- отличительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета. Первичная учетная информация фиксируется на машинных носителях. Эта процедура по операциям, имеющим экономическую однородность, производится по заранее определенной структуре записи с последующим вводом в ЭВМ. В качестве машинных носителей информации используются магнитные ленты, магнитные диски, дискеты.

Учетными регистрами являются выходные формы, которые содержат всю необходимую информацию по аналитическим и синтетическим счетам.

Бухгалтерские записи, отражающие результаты ранее произведенных расчетов и группировок, формируются в ЭВМ автоматически. Обработка массива бухгалтерских записей одновременно по дебету и кредиту синтетических счетов, а также соответствующих объектов аналитического учета позволяет вести обработку указанного массива в пределах каждого основного счета. В то же время, привлекая входящий остаток по данному счету, становится возможным группировать его данные в последовательности, необходимой для составления регистров аналитического учета.

Новые способы обработки информации в результате применения ЭВМ не вносят коренных изменений в методологию бухгалтерского учета. Изменяется лишь технология обработки информации. Элементы метода бухгалтерского учета, оставаясь неизменными по своей сущности, лишь видоизменяют свою форму, сообразуясь с условиями автоматизированной обработки учетной информации. В частности, устойчиво формируется тенденция сокращения первичных документов, а также перечня содержащихся в них реквизитов за счет того, что в базе данных наряду с переменными данными представлен массив нормативно-справочной информации. Его содержание включает необходимые нормативные документы по организации бухгалтерского учета, схемы уплаты налогов и налоговых платежей, календарь бухгалтера, нормы естественной убыли товаров и т. п. Возможности ЭВМ позволяют создавать тематические многоуровневые рубрикаторы, с помощью которых можно просматривать тематические подборки документов. Не представляет труда найти конкретный документ, если о нем есть хотя бы приблизительная информация, используя в этих целях режим поисков по реквизитам. Полнотекстовый запрос к базе данных задается на естественном языке либо с использованием выражений формальной логики. Полностью автоматизирована процедура составления корреспонденции бухгалтерских счетов. Обработка информации осуществляется в реальном масштабе времени, причем информация, представленная на отдельном синтетическом счете, может быть расчленена на столько аналитических позиций, на сколько могут быть очерчены границы применения соответствующего измерителя. Единая база данных, основу которой составляет учетная информация, позволяет реализовать задачи, многие из которых находятся за пределами бухгалтерского учета.

Новый этап в автоматизации бухгалтерского учета связан с появлением новой версии программы «1С: Бухгалтерия 7.7». С ее помощью стал возможным многомерный и многоуровневый аналитический учет, обеспечивший более тесное взаимодействие функциональных и инструментальных подходов при разработке этой версии, интеграцию функций ведения внутреннего (управленческого) и финансового учета, встраиваемость учетной компоненты в комплексные системы управлением предприятием, базирующиеся на основе программных продуктов платформы V7. Решена задача одновременной работы с несколькими планами счетов, что в переходный период реформирования бухгалтерского учета приобретает особую актуальность. Определенный набор учетных функций, заложенный в алгоритмы программы, позволяет реализовать основные учетные процедуры, очерченные рамками теории бухгалтерского учета, а именно: ведение счетов, двойная запись, принцип сбалансированности и т. п.

Прикладная часть программы содержит традиционный набор инструментов, характерный для любой бухгалтерской программы, -- план счетов, экранные формы первичных документов, журналы, отчеты и пр. Однако этот набор включает средства, позволяющие изменить конфигурацию программы для нужд конкретной организации независимо от объема ее деятельности. Это касается не только настройки плана счетов, определения структуры счетов и субсчетов, но и количества уровней и размерности аналитического учета. в условиях применения ЭВМ следует абстрагироваться от специфических черт отдельных функциональных подсистем управления предприятием, положив в основу следующие принципы:

¦ методологическое обеспечение;

¦ организационное обеспечение;

¦ информационное обеспечение;

¦ программное обеспечение;

¦ техническое обеспечение.

Дальнейшее развитие автоматизированной формы учета будет связано с дальнейшим углублением аналитичности учета и как следствие деления его на управленческий и финансовый. Эта проблема будет решаться за счет увеличения объема памяти ЭВМ, быстроты обработки информации, повышения квалификации бухгалтеров.