Учет кассовых операций и подотчетных сумм

курсовая работа

1.2 Правила оформления первичных документов

Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях являются первичные документы. При документальном оформлении кассовых операций необходимо придерживаться следующих требований:

- не допускается применение бланков по устаревшим и произвольным формам;

- записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, с помощью средств механизации и других, обеспечивающих сохранность этих записей в течение периода, установленного для их хранения;

- свободные строки в документах необходимо прочеркивать;

- перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителем по согласованию с главным бухгалтером;

- на первичных документах, прошедших обработку, должны присутствовать дата записи в учетном регистре и подпись бухгалтера, исключающие возможность их повторного использования;

- все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, обязательно погашаются штампом или надписью от руки "Получено" ("Оплачено") с указанием даты (число, месяц, год)

Поступление и выдача из кассы наличных денежных средств оформляются рядом унифицированных форм первичных документов по учету кассовых операций: "Приходный кассовый ордер" (N КО-1); "Расходный кассовый ордер" (N КО-2); "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов" (N КО-3); "Кассовая книга" (N КО-4); "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств" (N КО-5)2.

1.) Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) используется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и заверяется главным бухгалтером или уполномоченным на то лицом. При поступлении в кассу наличных денег выдается квитанция приходного кассового ордера, которая вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и передается покупателю (товара, услуг), а приходный кассовый ордер остается в кассе.

При заполнении приходного кассового ордера в строке "Основание" обязательно указывается содержание хозяйственной операции.

2) Расходный кассовый ордер (форма N КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Данный ордер выписывается в одном экземпляре, заверяется подписью руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными на то лицами и вносится в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, то его подпись на расходных кассовых ордерах не обязательна.

3) Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) применяется для регистрации приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иных) и заполняется бухгалтерией до передачи их в кассу. Расходные кассовые ордера, оформленные по платежным (расчетно-платежным) ведомостям на оплату труда и других приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи

4) Кассовая книга (форма N КО-4) применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге, вторые, необходимые кассиру для отчета, являются отрывными, причем оба экземпляра нумеруются под одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются.

Записи вносятся кассиром после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу. При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовую книгу можно вести и автоматизированным способом.

5) Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма N КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также для учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Книга открывается на год и заполняется старшим кассиром. Для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяется и документально подтверждается их наличие и определяется их состояние7. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассира производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Организация работы кассы - один из наиболее ответственных и трудоемких вопросов в деятельности предприятий.

Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций. Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от сорока до пятидесяти минимальных размеров оплаты труда (МРОТ); на юридических лиц - от четырехсот до пятисот МРОТ9.

Ответственность за организацию работы кассы возложена на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

1.3 Синтетический и аналитический учет кассовых операций

Счет 50 "Касса" предназначен для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в кассах организации. К счету 50 "Касса" могут открываться при необходимости следующие субсчета:

50-1 "Касса организации";

50-2 "Операционная касса";

50-3 "Денежные документы";

50-4 "Валютная касса";

50-5 "Касса филиала".

Субсчет 50-1 "Касса организации" предназначен для учета денежных средств в головной кассе.

Субсчет 50-2 "Операционная касса" используется для учета денежных средств в кассах вокзалов, товарных контор и эксплуатационных участков отделений связи, остановочных пунктов, билетных и багажных кассах вокзалов, аэропортов, пристаней и так далее.

Субсчет 50-3 "Денежные документы" предназначен для учета почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных автобилетов и других денежных документов.

Субсчет 50-4 "Валютная касса" предназначен для учета кассовых операций в иностранной валюте при осуществлении внешнеэкономической деятельности, в том числе при направлении работников в заграничные командировки.

Субсчет 50-5 "Касса филиала" предназначен для учета кассовых операций обособленных филиалов и представительств, выделенных на отдельный баланс

На основании обработанного отчета кассира в бухгалтерии ведется учет кассовых операций в журнале-ордере I по кредиту счета 50 "Касса" и в ведомости 1 по дебету счета 50

Счет 50 по дебету корреспондирует с кредитом счетов. 90 "Реализация" - на поступившие в кассу наличные деньги за реализованную продукцию и материальные ценности; 51 "Расчетный счет" - на суммы, полученные из учреждений банка на различные цели; 99 "Прибыли и убытки" - на излишки денег в кассе, выявленные инвентаризацией; 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - на возвращенные ими в кассу остатки неиспользованных авансов; 76 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" - на внесенные в кассу платежи в порядке погашения долгов; 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на поступление денег за купленные товары в кредит, в счет погашения займов; 86 "Целевые финансирование" - на взносы родителей за содержание детей в детских учреждениях и рядом других счетов.

По кредиту счет 50 "Касса" корреспондирует с дебетом счетов: 51 "Расчетный счет" - на внесенные в банк наличные деньги; 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - на выплаты из фонда социальной защиты; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на выданную наличными зарплату, премии; 71 "Расчеты с подотчетными лицами" - на выданные авансы в подотчет; 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на выплаты наличными по исполнительным листам, депонентских сумм; 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" - на выданные единовременные премии и т. Д.

Текущие записи в журнале-ордере 1 и ведомости 1, как и в некоторых других журналах-ордерах, влекут за собой составление листков-расшифровок для переноса дебетовых и кредитовых оборотов по отдельным счетам в те журналы-ордера или ведомости, в которых ведется аналитический учет по этим счетам. Если в отчете кассира содержится большое число операций и их разноска непосредственно в журнал-ордер 1 и ведомость 1 без ошибок затруднительна, тогда на основании отчета кассира готовится сводка операций в разрезе корреспондирующих счетов и в соответствии с нею заполняются журнал-ордер 1 и ведомость 1. Сводка может составляться как вручную, так и на персональных ЭВМ.

При обработке документов на вычислительных машинах на основании отчетов кассира составляется ежемесячно ведомость учета по счету кассы, которая используется для обобщения операций движения денежных средств по данному счету и формированию бухгалтерских записей в разрезе корреспондирующих счетов и субсчетов.

Ведомость является, таким образом, регистром синтетического и одновременно аналитического учета по счету 50 "Касса". В основе машинной обработки ведомости лежит порядок отражения кассовых операций на синтетическом счете 50 по дебету которого группируются суммы приходных, а по кредиту - расходных операций. Затем составляется оборотная ведомость по счету 50 по синтетическим счетам и данные из нее переносятся в Главную книгу.

Предприятия часто используют наличную иностранную валюту, которая так же, как и рубли, хранится в кассах, приходуется и расходуется из них по таким же приходным и расходным документам. Кассовые документы выписываются в рублевом эквиваленте, в правом верхнем углу их указывается сумма иностранной валюты по номиналу прописью и цифрами красными чернилами с указанием наименования иностранной валюты.

Кроме наличных денег, в кассах могут храниться различные денежные документы и бланки документов строгой отчетности

Суммы почтовых переводов в адрес предприятия, оставшиеся не востребованными до конца месяца, отражаются получателем на основании почтовых извещений, квитанций учреждений банков, сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка по дебету счета 57 "Переводы в пути" и кредиту счетов: 90 "Реализация" - на высланную выручку за реализованную продукцию; 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" - на суммы высланных платежей покупателями, 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - на суммы, пересылаемые дебиторами, и др. При поступлении денежных средств дебетуется счет 51 и кредитуется счет 57.

В кассах предприятий, как правило, хранятся бланки документов строгой отчетности: квитанционные книжки, бланки удостоверений, дипломов, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товаросопроводительных документов и т. п. Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются предприятием. Для их учета предназначен забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности". Аналитический учет их ведется по каждому виду бланков и местам хранения

Делись добром ;)