7. Совершенствование учета расчетов с покупателями и заказчиками и эффективность предлагаемых мероприятий

Среди проблем учета расчетов с покупателями и заказчиками в ЗАО "СХП "Ембаевское» стоит выделить наличие проблем с некоторыми покупателями, когда предприятия ограничиваются составлением акта, в котором указываются все необходимые показатели, позволяющие определить наименование, количество, стоимость, даты совершенных поставок, дату составления документа. Однако из текста такого акта сверки следует лишь то, что стороны выявили сумму взаимных задолженностей, но не выразили своего волеизъявления о погашении этих задолженностей зачетом встречных требований или иным способом, например, оплатой денежными средствами.

Для совершенствования контроля обязательным является проведение инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками. Руководству предприятия необходимо сформировать инвентаризационную комиссию. Инвентаризационная комиссия, в ходе своей работы, должна установить:

- правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности расчетов с покупателями и заказчиками по недостачам и хищениям;

- правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности расчетов с покупателями и заказчиками, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

В части совершенствования системы внутреннего контроля рекомендуются следующие мероприятия:

- создать комиссию по работе с дебиторской задолженностью расчетов с покупателями и заказчиками, в обязанности которой входят систематическое наблюдение за состоянием расчетной дисциплины, проведение регулярных сверок расчетов. Важной составной частью оперативной работы комиссии должно стать ведение картотеки напоминаний должникам, и своевременное предъявление претензий по оплате продукции;

- необходимо производить анализ состава и структуры дебиторской и кредиторской задолженности по конкретным поставщикам и подрядчиком, а также по срокам образования задолженности или сроках их возможного погашения, что позволит своевременно выявлять просроченную задолженность и принимать меры к ее взысканию. Ввести документооборот, так как данные о сроках образования (погашения) задолженности должны быть регулярными и оперативными, их целесообразно аккумулировать в отдельном документе, например: реестр старения счетов поставщиков и подрядчиков.

- постоянно следить за соотношением расчетов с покупателями и заказчиками, так как значительное преобладание дебиторской задолженности создает угрозу финансовой устойчивости предприятия и делает необходимым привлечение дополнительных источников финансирования, а превышение кредиторской задолженности над дебиторской может привести к неплатежеспособности предприятия;

- контролировать оборачиваемость дебиторской и кредиторской задолженности, а также состояние расчетов по просроченной задолженности, так как в условиях инфляции всякая отсрочка платежа приводит к тому, что предприятие реально получает лишь часть стоимости поставленной продукции, поэтому желательно расширить систему авансовых платежей;

- в сложившейся ситуации можно посоветовать организовать на предприятии систему аналитического учета дебиторской задолженности расчетов с покупателями и заказчиками не только по срокам, но и по размерам, местонахождению юридических лиц, физических лиц и предлагаемых условий оплаты;

- на высоком уровне организовать работу с договорами, в карточке клиента отличать работает он под реализацию или по системе предоплаты.

Таким образом, введение инвентаризационной комиссии позволит делать меньше ошибок в работе и ускорит ее процесс.

В целом состояние бухгалтерского учета в ЗАО "СХП "Ембаевское» находится на достаточно высоком уровне. Этому способствует большой и квалифицированный штат бухгалтеров и программистов и, что немаловажно, финансовые возможности предприятия.

В качестве одного из предложений по совершенствованию учета расчетов с покупателями предлагается дальнейшее развитие информационной системы, в конечном итоге - создание единой информационной базы.

В результате внедрения данного предложения определенный объем рабочего времени бухгалтеров по расчетам не высвобождается, а переходит в другой план.

При выборе вариантов управленческих решений по сокращению дебиторской задолженности следует учесть, что ГК РФ устанавливает ряд способов прекращения обязательств:

- отступное соглашение - прекращение обязательств путем предоставления кредитору взамен определенной суммы денег, передачи имущества (ст.409 ГК РФ);

- зачет взаимных требований - прекращение обязательств путем полного или частичного зачета встречного однородного требования (ст.410 ГК РФ);

- совпадение должника и кредитора в одном лице (ст.413 ГК РФ);

- новация - прекращение обязательств путем замены первоначального обязательства другим между теми же лицами, предусматривающим иной предмет или способ исполнения (ст.414 ГК РФ);

- участие в расчетах третьих лиц - исполнение обязательства может быть возложено должником на третье лицо (ст.313 ГК РФ);

- уступка права требования - право (требование) может быть передано другому лицу по сделке или на основе закона (ст.382 ГК РФ);

- перевод долга - перевод должником своего долга на другое лицо с согласия кредитора (ст.391 ГК РФ);

получение складского свидетельства - обязательство может быть прекращено путем получения складского свидетельства (ст.913 ГК РФ).

Вырабатывая политику кредитования покупателей своей продукции, ЗАО "СХП "Ембаевское» должно определиться по следующим ключевым вопросам:

- срок предоставления кредита (чаще всего в компании существует несколько типовых договоров, предусматривающих предельный срок оплаты продукции);

- стандарты кредитоспособности (критерии, по которым поставщик определяет финансовую состоятельность покупателя и вытекающие отсюда возможные варианты оплаты);

- система создания резервов по сомнительным долгам (предполагается, что как бы ни была отлажена система работы с дебиторами, всегда существует риск неполучения платежа, хотя бы по форс-мажорным обстоятельствам; в связи с этим исходя из принципа осторожности необходимо заранее создавать резерв на потери в связи с несостоятельностью покупателя);

- система сбора платежей (сюда входят процедуры взаимодействия с покупателями в случае нарушения условий оплаты, совокупность критериальных значений показателей, свидетельствующих о существенности нарушений в оплате, система наказания недобросовестных контрагентов и др.);

- система предоставляемых скидок (в рыночной экономике является обычной практика предоставления скидок в случае оговоренного и достаточно короткого периода оплаты поставленной продукции).

Эффективная система установления взаимоотношений с покупателями подразумевает: а) качественный отбор клиентов, которым можно предоставлять кредит, б) определение оптимальных условий кредитования; в) четкую процедуру предъявления претензий; г) контроль за тем, как клиенты исполняют условия договоров.

Как бы ни была эффективна система отбора покупателей, в ходе взаимодействия с ними не исключаются всевозможные накладки, в связи с этим предприятие вынуждено организовывать некоторую систему контроля за исполнением покупателями платежной дисциплины.

Эта система, называемая системой администрирования взаимоотношений с покупателями, подразумевает: а) регулярный мониторинг дебиторов по видам продукции, объему задолженности, срокам погашения и др.; б) минимизацию временных интервалов между моментами завершения работ, отгрузки продукции, предъявления платежных документов; в) направление платежных документов по надлежащим адресам; г) аккуратное рассмотрение запросов клиентов об условиях оплаты; д) четкую процедуру оплаты счетов и получения платежей.

В результате совершенствования учета расчетов с покупателями и заказчиками произойдет снижение общей суммы дебиторской задолженности, что положительно отразится на финансовом состоянии ЗАО "СХП "Ембаевское». Это произойдет вследствие снижения затрат по обслуживанию банковских кредитов. Эффект от предполагаемых мероприятий представлен в таблице 7.1.

Таблица 7.1

Эффект от мероприятий

Таким образом, в результате совершенствования расчетов с покупателями и заказчиками произойдет снижение расходов по обслуживанию банковских кредитов, что приведет к росту прибыли от продаж на 250 тыс.руб.