7. Формы бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники

Автоматизированная форма бухгалтерского учета в организации создается и функционирует на базе использования электронных вычислительных машин (ЭВМ) и локальных сетей, посредством которых объединены персональные ЭВМ, представляющие рабочие места учетного персонала. Учетная информация, сформированная в электронном виде на каждом рабочем месте, может быть использована любым сотрудником бухгалтерской службы.

В условиях автоматизированной формы бухгалтерского учета последовательность учетного процесса имеет следующие этапы:

- формирование первичного учетного документа на основе ввода в ЭВМ соответствующих данных, характеризующих хозяйственную операцию, или его составление ручным способом;

- перенос необходимых сведений на машинные носители информации;

- создание в автоматическом режиме стандартной выходной информации в виде машинограмм регистров аналитического и синтетического учета, форм бухгалтерской (финансовой) отчетности;

- создание по запросу в автоматическом режиме детальных, обобщенных или сгруппированных по определенным признакам бухгалтерских данных в виде машинограмм или видеограмм для проведения контрольных мероприятий, аналитической работы, управленческих и других нужд.

Принципом автоматизированной формы бухгалтерского учета является однократный ввод первичных данных и многократное их использование не только в учетных целях, но и в любой экономической деятельности организации, связанное с возможностью накапливания значительного объема информации на жестком диске ЭВМ. Содержание выходных учетных данных, порядок обработки первичной учетной информации, проведение логических бухгалтерских процедур определяется видом программного продукта для целей бухгалтерского учета, выбранного самой организацией.

Разработчики программных продуктов предлагают своим пользователям, как правило, целый набор регистров бухгалтерского учета, который они могут использовать в своей деятельности. Указанные регистры могут быть как позаимствованы из различных форм бухгалтерского учета, так и созданы разработчиками программного обеспечения. В этой ситуации бухгалтер организации может самостоятельно определить систему учетных регистров, которая будет использоваться в организации, разумеется, в рамках тех возможностей, которые предоставляются программным комплексом. При этом следует иметь в виду, что система регистров должна охватывать весь спектр бухгалтерских операций, имеющих место в организации.