1.2 Бухгалтерский учет на малых предприятиях, применяющих журнально-ордерную форму счетоводства

Если организацицей для ведения бухгалтерского учета выбрана журнально-ордерная форма учета, то ей следует руководствоваться Письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 года № 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства», а также Письмом Минфина Российской Федерации от 24 июля 1992 года №59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях». Небольшие предприятия могут руководствоваться Письмом Минфина СССР от 6 июня 1960 года №176 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций».

В основу журнально-ордерной формы учета положен принцип накапливания данных первичных учетных документов таким образом, чтобы обеспечивать синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций по всем разделам бухгалтерского учета. Накапливание данных производится в учетных регистрах, что позволяет отразить все подлежащие учету средства и хозяйственные операции по использованию этих средств за отчетный месяц и исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одновременно, при этом журнал регистрации хозяйственных операций не ведется.

Записи в регистры производятся в разрезе показателей, позволяющих осуществлять руководство за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, а также для составления промежуточной и годовой отчетности.

В журнально-ордерной форме бухгалтерского учета применяются, как правило, два вида учетных регистров - журналы-ордера и вспомогательные ведомости. В целях группировки некоторых учетных данных могут применяться и специальные разработочные таблицы.

Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера.

Вспомогательные ведомости применяются в тех случаях, когда необходимо сгруппировать аналитические данные первичных документов. Итоги ведомостей переносят в журналы-ордера.

В основу построения, как журналов-ордеров, так и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу, по данным которой составляется сальдовый баланс с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Форма Главной книги представлена в таблице 1.1.

Главная книга

Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах, по мере того, как в них производится регистрация записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.

Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: в одном записываются операции по кредиту счета, в другом отражаются показатели аналитического учета.

Журналы-ордера построены таким образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, связанные между собой, поэтому некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

В целях обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах-ордерах предусмотрены типовая корреспонденция по кредиту счетов и перечень показателей, необходимых для составления месячной, квартальной и годовой отчетности. В журналах-ордерах, предназначенных для синтетического и аналитического учета, также предусмотрены необходимые позиции аналитического учета.

Таким образом, в основу построения единой журнально-ордерной формы счетоводства положены следующие важнейшие ее принципы: Письмо Минфина СССР «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства»

- производство записей в журналах-ордерах в порядке регистрации операций только по кредиту счета, в корреспонденции с дебетуемыми счетами;

- совмещение, как правило, в единой системе записей синтетического и аналитического учета;

- отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций в разрезе показателей, требующихся для контроля и составления периодической и годовой отчетности;

- применение объединенных журналов-ордеров по счетам, счетно и экономически связанных друг с другом;

- применение регистров в заранее указанной корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления периодической и годовой отчетности;

- применение месячных журналов-ордеров.

Итоговые записи в журналах-ордерах подлежат обязательной сверке с данными первичных документов, что позволяет контролировать правильность учета хозяйственных операций. Если записи в журналах-ордерах не могут быть проконтролированы путем их сопоставления соответствующими показателями других учетных регистров, общий итог по кредиту проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам.

Суммы, относимые в дебет счетов, по которым аналитический учет ведется в соответствующих им журналах-ордерах или ведомостях, расшифровываются и группируются по субсчетам или статьям аналитического учета. Такая расшифровка может осуществляться в специальных листках-расшифровках, составляемых по дебетовому признаку, то есть на каждый дебетуемый счет открывается отдельный листок-расшифровка.

В журналах-ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи по ним производятся итогами за месяц, при этом итоги устанавливаются подсчетом сумм по соответствующим документам, предварительно сгруппированным в разрезе требующихся аналитических данных.

На всех регистрах указывается название месяца, в котором они заполняются, а в необходимых случаях и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются главным бухгалтером предприятия или уполномоченным им на то лицом. В регистрах, из которых необходимые показатели переносятся в Главную книгу или в другие регистры, делается соответствующая отметка.

Главная книга используется для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам и для составления отчетного баланса. В Главной книге показывается вступительное сальдо, текущие обороты и исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих оборотов в Главную книгу является одновременно и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.

В Главной книге текущие обороты производятся только по счетам первого порядка. Обороты по кредиту каждого синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами.

Проверка правильности записей, произведенных в Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо должны быть равны.

Главная книга открывается на год, на каждый счет отводится один или два листа. Если открываются два листа, то второй лист используется как вкладной к основному.