Хранение документов

контрольная работа

3. Схема работы с входящими документами

документ руководитель архив хранение

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку.

Рис. 1

Сотрудник экспедиции, прежде всего, проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все концерты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»).

Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработки документов должна осуществляться в день их поступления в организацию.

Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.п.

На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конверте или упаковке. Регистрация необходима для учета, контроля и поиска документов. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Для регистрации входящих документов применяют журналы или карточки. Гораздо чаще, особенно в организациях с небольшим объемом документооборота (500--600 единиц в год), используют журналы, которые могут вестись на протяжении нескольких лет. Регистрация на карточках позволяет оперативно производить поиск при большом объеме документов, однако имеет недостаток -- возможность потери карточек. Регистрационные графы в журнале и карточке существенных различий не имеют.

Журналы (карточки) включают следующие графы:

индекс (номер) документа;

дата документа;

автор (внешняя организация);

краткое содержание (заголовок);

исполнитель;

подпись исполнителя;

срок исполнения;

отметка об исполнении;

номер дела.

Организация по своему усмотрению может выбирать оптимальный состав регистрационных граф.

Календарная шкала РКК служит для контроля за сроком исполнения документа, на ней отмечается дата исполнения документа. В графе «Корреспондент» указывают наименование организации, откуда поступил документ. При регистрации писем граждан пишутся фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес.

В графах «№ документа» и «Дата документа» проставляются дата и номер документа, присвоенный организацией-автором.

Графы «Дата поступления» и «Входящий №» содержат дату поступления и индекс, который присваивается документу в организации, в которую он поступил.

В графе «Краткое содержание» указываются вид документа (акт, приказ), его заголовок. Если заголовка недостаточно, то добавляют, необходимые сведения из текста.

В графе «Резолюция» записывается полное содержание текста резолюции, указываются исполнитель, автор и дата нанесения резолюции на документ.

Графа «Отметка об исполнении» содержит результат решения вопроса, дату, индекс ответного документа. Если письменный ответ не составляется, то указывается, когда, кем и как решен вопрос.

Графы «Фонд №», «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве. Регистрационные карточки сдаются в архив вместе с документами, на которые они составлены.

Входящие документы проходят предварительную обработку в канцелярии, где их распределяют на потоки:

руководителям организации -- для обязательного рассмотрения;

структурным подразделениям -- для исполнения.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, размножаются и передаются одновременно всем исполнителям.

При предварительном рассмотрении поступившего документа необходимо учитывать следующие факторы:

вид документа (закон, распоряжение, письмо и т.д.);

важность содержания документа;

сложность и новизну поставленных вопросов;

срочность исполнения документа.

Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия в структурные подразделения или сразу исполнителям.

Руководитель организации, рассмотрев документ, определяет исполнителя, дает ему четкие и конкретные указания и устанавливает реальные сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения об исполнителе и сроке исполнения документа заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал и служат основанием для взятия документа на контроль.

Документ с резолюцией руководителя передается исполнителю и находится у него в работе до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (выполнено задание, конкретное действие, составлен ответный документ и т.д.), на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается секретарю-референту для подшивки в дело.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

В ряде организаций при направлении документов применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, например: 01 -- генеральный директор; 02 -- зам. директора и т.п.

Делись добром ;)