Аудиторская проверка расчетов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами
2.2 Контроль расчетов с подотчетными лицами
Основными задачами контроля расчетов с подотчетными лицами являются:
установление правильности целевого использования подотчетных сумм,
выявление незаконных и нецелесообразных расходов,
соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.
Для проверки используются следующие документы:
приказы и распоряжения по предприятию,
авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами по использованию подотчетных сумм,
отчеты кассира с приложенными ПК и РК документами,
главная книга, баланс предприятия,
данные аналитического учета по счету 71, синтетического учета.
Расчеты с подотчетными лицами проверяют сплошным способом. При проверке устанавливается соблюдение правил выдачи авансов, целесообразность предоставления авансовых отчетов, целесообразность и законность использованных подотчетных сумм, правильность оформления документов, приложенных к авансовых отчетам, своевременность возврата несанкционированных подотчетных сумм.
Контроль законность выдачи сумм под отчет, проверяется наличие списка работников предприятия, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Список должен быть утвержден руководителем предприятия. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам - на оплату проезда в оба конца, квартирные, суточные. При проверке Ревизором установленного порядка выдачи сумм под отчет надо обратить внимание, не выдавались ли деньги лицам, которые имеют задолженность по ранее полученным сумам. Законность и целесообразность использования подотчетных сумм можно проверить путем сопоставления данных авансовых отчетов и приложенных к ним документов, подтверждающих фактическое поступление материалов на склад. В данном случае сличают товарные чеки с накладными на оприходованные МЦ, карточками складского учета, отчетами о движении мат-лов. Особое внимание при проверке надо обратить внимание на своевременность возврата неиспользованных подотчетных сумм, неизрасходованные и невозвращенные подотчетные суммы удерживаются из заработной платы работника. Ревизор должен проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов. Все случаи переплат или недоплат по командировочным расходам отражаются в акте Ревизии или отчете Аудитора. Если установлено много фактов нарушения расчетов с подотчетными лицами то они регистрируются в отдельной ведомости, которая подписывается Ревизором и главбухом предприятия.[11, с. 143]
Ведомость прилагается к акту Ревизии или отчету Аудиторской проверки. Ревизор в акте фиксирует итоговые недоплаченные или переплаченные суммы. Проверяется правильность бухгалтерских записей по полученным суммам и их списанию, устанавливает, нет ли списания полученных в подотчет сумм или имеющейся за подотчетным лицом задолженности на счета по учету затрат. Проверке подлежат данные аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами. Все нарушения, которые могут встречаться среди хозяйственных операций с подотчетными сумами делятся на 2 группы: допускаемые администрацией предприятия и возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре администрации. К 1-й группе относятся:
отсутствие утвержденного списка подотчетных лиц,
выдача денег в подотчет работникам, не включенным в список,
выдача под отчет сумм лицам, не имеющим трудовых отношений с предприятием,
выдача подотчетных сумм на расходы, которые могут быть оплачены через Банк.
выдача работникам авансов, раньше потребности в деньгах или без всякой потребности,
выдача под отчет сумм лицу имеющему задолженность по ранее полученным авансам,
несвоевременное взыскание задолженности с подотчетных лиц путем удержания долга с заработной платы.
Ко 2-й группе относятся:
несвоевременное предоставление авансового отчета и остатка денег в кассу,
передача денег другому подотчетному лицу,
расходование аванса не по назначению,
неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса или неправильное оформление авансового отчета.