2.4. Формуляр-образец

Унифицированную форму документа на бумажном носителе рекомендуется проектировать на основе формуляра-образца - совокупность реквизитов, расположенных определённым образом в документе (рис.2.1). Формуляр, характерный для определённого вида документов, называется типовым формуляром.

Формуляр-образец состоит из трёх частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (рис.2.1). В заголовочной части размещают реквизиты, расположенные до текста документа и кодовые обозначения реквизитов. В основной (содержательной) части размещают реквизиты текст и приложения. В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизитов «Дата заполнения документа», «Подпись» («Подписи») лица (лиц), ответственного (ных) за правильность заполнения формы, «Печать» при необходимости.

Рис.2.1. Расположение основных реквизитов (формуляр-образец)

Формуляр-образец должен устанавливать:

• формат бумаги;

• конструкционную сетку;

• служебные поля;

• расположения частей, зон и реквизитов с учётом двусторонней печати.

Для унифицированных форм документов рекомендуется использовать форматы А3 (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) по ГОСТ 9327-60.

Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного формата. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки должно быть следующим:

• между вертикальными линиями – 2,6мм (шаг письма);

• между горизонтальными линиями – 4,25мм (межстрочный интервал).

Конструктивным элементом проектируемых унифицированных форм документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями, она является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.

Бланки документов должны иметь поля:

• левое – 30мм;

• правое – не менее 8мм;

• верхнее и нижнее – не менее 20мм.

При размещении реквизитов формуляра-образца на нескольких страницах номера страниц рекомендуется проставлять арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Разработка единой схемы построения организационно-распорядительной документации (ОРД) на основе формуляра-образца позволяет:

• значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

• упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

• облегчить поиск и обработку документов;

• повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники.