Делопроизводство

1.4. Классификация документов и характеристика различных видов документов

Деятельность учреждений, организаций, предприятий фиксируется в различных видах документов. Вид документа объединяет его разновидности. Так, например, протокол – вид документа; его разновидности: протокол собрания, протокол заседания, протокол разногласий и др.

Выделяют 4 основных вида документов:

типовые документы – разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций с однородными функциями и носят обязательный характер;
примерные документы - разрабатываются вышестоящими органами для организаций своей системы, но носят рекомендательный характер;
индивидуальные документы – разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;
трафаретные документы – изготавливаются трафаретным способом, причём постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах, а для переменной информации оставляют свободные места.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Документы классифицируют по различным признакам:

по способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото - и кинодокументы, электромагнитные, звуковые.
по содержанию документы делятся на первичные и сводные.
по наименованию выделяют приказы, протоколы, акты, справки, письма и др.
по месту составления различают внутренние и внешние документы.
по срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные.
по происхождению различают служебные и личные документы.
по степени гласности делятся на обычные, секретные и документы для служебного пользования.
по срокам хранения выделяют документы постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет), и длительного срока хранения (свыше 10 лет).
по роду деятельности документы подразделяются на системы документации: плановая, организационно-распорядительная, первичная учётная, расчётно-денежная, отчётно-статистическая, по торговле, по ценообразованию и др.
по стадиям создания документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. В делопроизводственной практике имеют место такие разновидности копий, как отпуск, дубликат и выписка.

Содержание