1.Історичні передумови формування сучасного діловодства

Підвищенню рівня культури роботи з документами, розробленню теоретичних засад виконання діловодних процесів мала сприяти діяльність створеного в 1921 р. Всеукраїнського інституту праці, правонаступником якого став Всеукраїнський інститут раціоналізації управління (ліквідований у 1934 р. Слід відзначити лише певні їх рекомендації щодо уніфікації форм документів, вибору раціональних методів їх обліку, реєстрації, контролю виконання. З середини 1930-х років роботу щодо раціоналізації діловодних процесів було передано галузевим відомствам, які розробляли інструкції та правила роботи з документацією для підвідомчих установ. Відсутність централізованого керування діловодством, порушення зв’язків діловодства та архівної справи, припинення розвідок з розроблення раціональних способів організації діловодства призвели до зниження культури праці у цій сфері практичної діяльності.

1950-1960-ті роки позначені реалізацією низки заходів у загальносоюзному масштабі щодо підвищення рівня культури діловодства: контроль та методичне забезпечення організації діловодства покладається на державні архівні установи, які починають видавати примірні номенклатури справ, інструкції з діловодства для всіх установ; в архівній періодиці (зокрема, республіканському журналі “Архіви України”) дедалі більше уваги приділяється матеріалам, присвяченим культурі діловодства;

1970-1980-ті роки характеризуються розробленням та впровадженням в установах України Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), спробами застосування засобів механізації та автоматизації діловодних процесів, виданням класифікаторів інформації та документації, державних стандартів, спрямованих на уніфікацію діловодної термінології, процесів створення управлінських документів та роботи з машиночитаними документами.

Незважаючи на певні негативні тенденції наприкінці 1980-х років в організації діловодства в СРСР (відсутність наукових центрів з дослідження проблем діловодства в республіках, проблеми щодо підготовки кадрів, відставання радянської системи діловодства порівняно із західною у застосуванні нових інформаційних технологій, відсутність умов впровадження Державної системи документаційного забезпечення управління в республіках тощо), здобутки у сфері діловодства стали важливою засадою для формування вітчизняної культури діловодства.

На сьогодні Створення документів потребує від працівника служби діловодства певного рівня регуляторної культури, чіткого дотримання процедур погодження проекту тексту документа, його візування й подальшого затвердження.

Показано, що ключовими факторами оцінки тієї чи іншої комплексної системи управління документами мають бути: простота використання й управління; вартість у розрахунку на одного користувача, технічна підтримка і навчання персоналу; підтримка кількох типів клієнтів та дотримання стандартів управління складними документами.

Визначено, що організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов її створення, зокрема через оптимальне поєднання централізації управління з діяльністю первинних підрозділів, чітке визначення обов'язків, прав та відповідальності працівників, максимальне пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів; та ін.