1.Контроль за виконанням документів

Контроль за виконанням документів містить:

1) постановку документа (доручення) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;2) перевірку своєчасного доведення документа до виконавця;3) попередню перевірку і регулювання ходу виконання;4) облік і узагальнення результатів контролю виконання документів (доручень);5) інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);6) повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних нарадах, засіданні колегіальних органів;7) зняття документів з контролю;8) формування картотеки виконаних документів.

Контроль за виконанням документів здійснюється з використанням реєстраційно-контрольних карток, додаткові примірники яких виготовляються при постановці документів на контроль. Одночасно на документі, що підлягає контролю, на лівому полі першої сторінки проставляється штамп (робиться напис посадовою особою, яка встановила контроль)" Контроль" або буква "К", після чого документ передається виконавцю, а один примірник реєстраційно-контрольної картки вміщується до контрольної картотеки.

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або при проведенні перевірки структурного підрозділу-виконавця, вносяться до графи "Контрольні відмітки" реєстраційно-контрольної картки. При цьому попередні записи не фіксуються.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли питання, поставлені в ньому, вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документи (доручення) знімаються з контролю. Зняти документ з контролю може тільки відповідальна особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і в картці робиться відмітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття з контролю вносяться в контрольну картку і містять дату виконання, номер вихідного документа і його короткий зміст, прізвище і підпис керівника структурного підрозділу — відповідального виконавця.

Дані про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюються канцелярією і станом на перше число кожного місяця, доповідаються керівнику організації.

Дані про хід і результати контролю за виконанням періодично аналізуються. На основі аналізу розробляються пропозиції щодо поліпшення виконавської дисципліни й удосконалення контролю за виконанням документів.

Функції контролю за виконанням доручень і документів у структурних підрозділах покладаються на діловодів, інспекторів структурних підрозділів. Вони постійно аналізують стан виконавської дисципліни і в установленому порядку інформують керівника свого підрозділу і службу контролю канцелярії про хід виконання доручень і документів.

Посадові особи, які допустили невчасне або неякісне виконання документів, несуть відповідальність в установленому порядку.