2. Умови ефективного функціонування системи керування документацій ними процесами.

Умовами є:

1. Наявність законодавчо-нормативної бази КДП.

Існуюча законодавчо-нормативна база КДП визнає документовану інформацію як ресурс управління. Це визнання є умовою ефективності законодавчого регулювання сфери КДП.

Законодавчо-нормативну базу КДП складають:

а) закони, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема (ЗУ про інформацію, про державну таємницю, про НАФ та архівні установи, про електронний документ та електронний документообіг, про електронно-цифровий підпис).

б) це нормативні акти, що мають міжвідомчий характер (правила роботи архівних підрозділів, інструкції з діловодства).

в) відомчі нормативні акти (інструкції з діловодства конкретних установ, перелік документів Національного банку).

г) законодавчо-нормативні акти, що регламентують спеціальне діловодство (правила ведення нотаріального діловодства).

2. Єдині методичні засади діяльності служб КДП викладені в Примірній інструкції з діловодства, 1997 р.

3. Уніфікація і стандартизація документів.

Уніфікація документів це зменшення різноманітності документів за формою та правилами оформлення.

Уніфікована система документації – це система документації у якій всі документи створено за однаковими правилами.

Стандартизація це формування та впровадження як обов’язкової норм найбільш ефективних форм документів і правил оформлення документів щоб забезпечити їх ефективне подальше застосування.