4.1. Роль секретаря в организации информационного и документационного обеспечения

Как правило, на не слишком крупных предприятиях или в подразделениях крупных предприятий вся тяжесть делопроизводственной работы ложится на секретаря руководителя или секретаря руководителя подразделения.

Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Эта задача подразумевает выполнение таких работ (обязанностей), как:

• Работа с документами. Этот вид деятельности включает оформление документов, направление их в структурные подразделения, контроль за сроками их исполнения; прием и регистрация документов, передача их на подпись руководителю, формирование и оформление дел, организацию хранения исполненных документов.

• Работа со средствами связи. Это ведение телефонных переговоров руководителя, запись информации при его отсутствии, прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Также секретарь обязан

• Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к секретарю сотрудникам предприятия, так и командированным (направление в нужное подразделение, устройство в гостиницу), содействие оперативности рассмотрения поступающих просьб и предложений.

• Подготовка и проведение совещаний и заседаний. Секретарь должен собрать необходимые материалы, оповестить участников о времени и месте проведения, повестке дня, оформить доклад руководителя, а также вести протокол.

• Работа хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, обеспечение его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями, контроль за исправностью всех находящихся в его ведении средств организационной техники.

Требования, предъявляемые к секретарю. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний (административное, трудовое и хозяйственное право; основы этики и эстетики; общей социальной психологии; вычислительную и организационную технику, основы управления) и навыков (методы создания и оформления документов, организацию работы с ними, архивное дело, а также бездокументное обслуживание).

Среди множества обязанностей, которые выполняет секретарь, прием посетителей является одной из наиболее ответственных. Перед тем как записать посетителя на прием, он должен удостовериться, что предмет будущего разговора находится в компетенции руководителя организации. Секретарь должен положить на его стол список посетителей перед началом приема.

Во всех случаях секретарь прежде всего приветливо здоровается с вошедшим. После этого необходимо попросить посетителя представиться и выяснить, назначен ли ему прием. При проведении приемов посетителей персональный компьютер секретаря должен быть повернут монитором в сторону от вошедших, а документы недоступны для прочтения. Если посетителю надо подождать приема, необходимо заинтересовать его свежей газетой, журналом или проспектом. Можно предложить чай или кофе.

Ведение деловой беседы. Началом беседы является приветствие, во время которого секретарь должен оценить психологические состояние собеседника, составить представление о существе проблемы, выбрать тон беседы. Во время беседы не рекомендуется перебивать собеседника, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговорами. Смотреть собеседнику нужно в глаза. Если даже ответ по существу проблемы отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу. Собеседник должен быть уверен, что секретарь сделал все возможное, но в данный момент вопрос не может быть решен положительно. Если решение все же возможно, но на другом уровне, то секретарь должен подсказать собеседнику, куда ему следует обратиться, что нужно сделать.

Ведение телефонных переговоров. При приеме трубку рекомендуется снимать до четвертого звонка. В первую очередь надо поздороваться и представиться. Если для подготовки ответа секретарю необходимо на некоторое время отойти от телефона, следует обязательно справиться у собеседника, сможет ли он подождать. Заканчивает разговор тот, кто звонил, так же как и если по какой-то причине разговор прервася, перезванивает тот, кто звонил первым.

Совещание и заседание можно считать одним из элементов организационной культуры. Исключительно важную роль в их организации и проведении принадлежит секретарю. Он готовит, консультируясь с руководителем, повестку дня, составляет список участников и доклад. Обязательным элементом завершающей стадии является оформление протокола, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятое решение.

Подготовка командировок руководителя осуществляется секретарем с учетом специфики конкретной командировки: категории (в пределах Республики Беларусь, в ближнем зарубежье, международные); сложности решаемых вопросов; ее сроков, места назначения и т.д. накануне отъезда секретарь должен проверить вместе с руководителем наличие всех необходимых документов по списку; получить указания руководителя о неотложных делах, которые нужно сделать в его отсутствие; отменить все встречи руководителя, назначенные на дни его пребывания в командировке; сообщить принимающей стороне номер, время рейса и название авиакомпании; организовать встречу руководителя.

Программа бизнес-поездки должна содержать информацию о времени проведения; способе передвижения; намеченных деловых встречах; бронировании мест в гостиницах; местах посещения и проезде к ним; культурной программе. При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия, и ходе их решения.