5.1. Средства организационной техники в офисе

Организационная техника классифицируется на следующие семь групп:

1. Средства копирования документов - фотографические, термографические, электронно-искровые, электронографические.

2. Средства размножения документов – офсетная (большой тираж), трафаретная и гектографическая (спиртовая) печать, ризография (130 копий в минуту).

3. Средства составления и изготовления текстов документов - пишущие машины, диктофоны, персональные компьютеры, программное обеспечение.

4. Средства обработки документов - фальцевальные, адресовальные (франкировальные), бумагоуничтожающие (шредеры), переплетные (биндеры), листоподборочные, листоукладочные, пачковязальные, бумагорезательные машины, ламинаторы.

5. Средства административно-управленческой связи - телеграфная, факсимильная, телефонная связь, электронная почта, сотовая, пейджинговая, спутниковая, волоконно-оптическая и теле-, видео-, конференц-связь.

6. Средства хранения и поиска документов - конверты, альбомы, футляры-папки, шкафы-регистраторы, плоские элеваторные, роторные карточки и картотеки, электронные средства хранения документов.

7. Средства транспортирования документов - ленточный, грейферный и лифтовой транспортер.

Копирование документов – это получение (изготовление) небольшого (от5 до 20 экземпляров) количества копий с оригинала.

Размножение документов – это получение значительного (свыше 20 экземпляров) количества копий, причем для него используется не сам оригинал, а печатная форма, изготовленная с него.

Бумагоуничтожители (шредеры) разрезают документы на мелкие ленты в различных комбинациях: с параллельной резкой (на полосы различной ширины), перекрестной (на мелкие фрагменты) или резкой повышенной секретности для любых офисных нужд. Возможна автоматическая сенсорная резка с функцией режима ожидания (начинает работать в момент опускания документа в уничтожитель).

Переплетные устройства (биндеры) могут осуществлять переплет пластиковыми и металлическими пружинами. Переплет пластиковыми пружинами – наиболее экономичный способ офисного переплета, обеспечивающий высокую надежность скрепления листов и возможность удаления или добавления отдельных фрагментов ранее сформированных документов. Переплет металлическими пружинами – более долговечный способ скрепления документов. Количество переплетенных листов в блоке не изменяется, что исключает возможность случайной или преднамеренной выемки или замены отдельных листов.

Оформление печатных материалов требует аккуратности и презентабельности. Обработанный с помощью резательного устройства документ формирует у пользователя уважительное отношение к нему. По своему назначению и характеристикам бумагорезательные машины делятся на ручные модели с роликовым и сабельным типами реза, и модели с гильотинным типом реза.

Ламинаторы используются для защиты печатной продукции от влаги, подделки, механического повреждения, загрязнения, воздействия ультрафиолетового излучения. Оно продлевает срок жизни документов.

Процесс ламинирования заключается в припрессовке полиэстеровой пленки к бумажному документу. Существуют 2 типа ламинирования – «горячее» (осуществляется путем нагрева клеевого слоя, нанесенного на полиэстеровую пленку и прижимания под небольшим давлением к бумаге) и «холодное» (клеевой слой закрепляется на ламинируемом материале при температуре ниже 75 градусов).