3.Текст як основа ділового документа.Класифікація текстів у документній лінгвістиці.

Текст як основа ділового документа

Текст. Текст є головним елементом документа, що містить сукупність речень, послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Текст є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. При створенні тексту документу повинні виконуватися певні вимоги, найголовніші з яких - достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, максимальна стислість і, водночас, повнота інформації.

Текст документу повинен бути точним, тобто він не повинен містити в собі подвійного значення слів та висловів. Точність вимагає співвідношення змісту висловлювання з реальністю. Вона залежить від вміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної норми.

Текст складається з таких логічних елементів:

· Вступу (зазначається привід, що став причиною укладання документа, викладається історія питання та інші).

· Доказу (викладається суть питання: докази, пояснення, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланнями на законодавчі акти та інші матеріали).

· Закінчення (формулюється мета заради якої складено документ).

Текст, що складається з самого закінчення, називається простим, а той, що містить інші логічні елементи, - складним. Залежно від змісту документів застосовується прямий (вступ, доказ та закінчення) чи зворотній (спочатку викладається закінчення, потім доказ, вступ відсутній) порядок розташування логічних елементів. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту -- зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретних ситуацій. За способом викладу документи з низьким різнем стандартизації прийнято поділяти на розповіді, описи, міркування.

У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбувалися в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол ).

В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перерахуванням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, наказ, звіт, постанова).

Міркуванням називається вид тексту, в якому визначення, думки і висновки розкривають внутрішній зв'язок явищ, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основні вида доказів:

- дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та

-індуктивний у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.

. Класифікація текстів у документній лінгвістиці. У документній лінгвістиці, враховуючи ступінь уніфікації текстів документів, розрізняють такі види текстів: зв’язний (суцільний) текст, трафарет, таблицю, анкету. Зв’язний (суцільний) текст – це текст, зміст якого постійно повторюється у низці документів, що унеможливлює виділення в ньому постійної та змінної інформації. Таким видом тексту послуговуються при складанні організаційних і розпорядчих документів, листів тощо. Трафарет (текст-трафарет, трафаретний текст) – текст. В якому постійну частину виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК, а змінну, що залежить від конкретної ситуації, вписують від руки чи вдруковують. Трафаретні тексти з постійними та змінними частинами називають бланками. Трафаретними бувають договори, службові листи. Таблиця – спосіб просторової організації уніфікованого тексту, який містить інформацію про кілька об’єктів за групою ознак. По горизонталі розміщують найменування показників (постійна інформація), а по вертикалі – конкретні дані (змінна інформація).У табличній формі можуть бути подані такі види документів: штатний розклад, структура штатів, кадрові накази тощо. Анкета – це спосіб просторової організації тексту, в якому постійна інформація викладена у формі переліку питань, які передбачають визначений набір відповідей, наприклад, особовий листок з обліку кадрів, звіти

Білет№2