3.6. Сущность и особенности конфиденциального делопроизводства

Ведение делопроизводства, обеспечивающего учёт и сохранность документов, содержащих КТ, предусматривает выполнение ряда рекомендаций:

Приказом руководителя назначается должностное лицо, ответственное за учёт, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами, содержащими КТ, является основной служебной обязанностью, или секретарь, для которого эти функции будут дополнительными.

Все документы, содержащие конфиденциальные сведения, подлежат учёту и специальному обозначению. В правом верхнем углу первого листа документа проставляют гриф конфиденциальности с указанием номера экземпляра.

Такие грифы не являются грифами секретности, а лишь показывают, что право собственности на информацию, содержащуюся в документе, принадлежит данной организации и охраняется законодательно.

На документе с грифом «КТ» указывают количество его экземпляров и место нахождения каждого из них.

На обороте листа документа, имеющего гриф «КТ», руководитель пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом. Ставит доту и подпись.

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведённом помещении (рабочем месте), исключающем доступ посторонних лиц.

Черновики и варианты документа уничтожаются с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновики и варианты уничтожены. Подпись. Дата».

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ». При значительном объёме документов могут быть заведены разные журналы для входящих, исходящих и внутренних документов организации, содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруют, прошивают и опечатывают. В конце журнала в листе-заверителе дела указывают количество листов (цифрами и прописью).

Все поступающие (входящие) документы с грифом «КТ» принимает и вскрывает специально назначенное лицо или секретарь, если ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия в конверте одного или нескольких документов с грифом «КТ», составляют акт в двух экземплярах, один из которых направляют отправителю.

Документы, имеющие гриф «КТ», формируют в отдельное дело. На обложке в верхнем правом углу ставят гриф «КТ». На внутренней стороне обложки дела помещают список сотрудников, имеющих право пользования этим делом.

Выданные для работы документы с грифом «КТ» подлежат возврату секретарю в тот же день. С разрешения руководства организации отдельные документы с грифом «КТ» могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения работы с ними, при условии полного обеспечения сохранности документов на рабочем месте исполнителя (наличие сейфа, кодового замка и т.д.). Передача документов и дел другим работникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через секретаря с обязательной записью в журнале.

Запрещается изъятие из дел или перемещение из одного дела в другое документов с грифом «КТ» без разрешения руководства и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом КТ».

Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из здания. Лишь в исключительных случаях руководитель или его заместители могут разрешить сотрудникам вынос таких документов из здания для согласования, подписания и тому подобного с принятием необходимых мер предосторожности.

Документы с грифом «КТ» должны копировать с разрешения руководства в специально выделенном помещении. Все бракованные копии документа подлежат немедленному уничтожению.

По окончании календарного года специально созданная комиссия организации проверяет наличие всех документов с грифом «КТ»; отбирает документы с грифом «КТ» для архивного хранения; отбирает документы с грифом «КТ» для уничтожения.

В случае установления факта утраты документов с грифом «КТ» немедленно ставят в известность руководителя организации и принимают все меры к розыску документа. Руководитель назначает экспертную комиссию для расследования факта утраты. Если розыск утерянных документов не принёс положительных результатов, составляют акт.

При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом «КТ», производят проверку числящихся за ним документов и их передачу вновь назначенному лицу. Обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений действуют в течение двух лет, если трудовым контрактом не установлен иной срок.

При передаче дел в архив на документы с грифом «КТ» составляют отдельную опись. Хранят такие документы в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ.

На документы с грифом «КТ», отобранные для уничтожения, составляют акт, утверждаемый руководителем организации. Уничтожают документы в присутствии экспертной комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим возможность восстановления имеющейся в них информации.