ПОЛОЖЕНИЕ об ИГА на ДиДОУ на 2011-2012 уч

Тема 1.5. Использование новых технологий в документировании

Влияние внедрения вычислительной техники на образование документов. Документ в электронной форме. Проблема правового режима документа, созданного в электронной форме. Особенности согласования и подписания электронных документов.

Особенности создания и оформления документов на компьютере: использование баз данных, создание шаблонов, текстовые редакторы, словари, проверка грамотности и орфографии. Современное программное обеспечение.

Развитие системы передачи информации. Возможности бездокументного обмена информацией в управлении.

РАЗДЕЛ II. КОМПЛЕКСЫ ДОКУМЕНТОВ

Тема 2.1. Понятие "комплекс документов". Простые комплексы.

Первичные комплексы текстовых документов и их виды.

Комплексы технических и кинофотодокументов.

Тема 2.2. Сложные комплексы.

Понятия "документальный фонд" и "архивный фонд". Комплексы документов учреждений, организаций и структурных подразделений. Личные фонды. Понятие "коллекция документов". Понятие "архив". Ведомственные архивы. Государственные архивы. Государственный архивный фонд как комплекс документов, принадлежащих государству.

РАЗДЕЛ III. НАУЧНО-ИСТОРИЧЕСКАЯ

И ПРАКТИЧЕСКАЯ ЦЕННОСТЬ ДОКУМЕНТА

Тема 3.1. Понятия: "ценность документа", "экспертиза ценности". Возникновение экспертизы. Выработка принципов и критериев оценки ценности документов.

Внешняя и внутренняя критика документов. Анализ авторства, времени, места возникновении документа. Анализ содержания документа. Достоверность и ценность документа.

Тема 3.2. Документы с повторяющейся информацией. Виды повторяемости: дублетность, поглощенность, суммирование, вариантность, реферирование. Общие закономерности, определяющие возникновение документов с повторяющейся информацией. Факторы, вызывающие возникновение документов с повторяющейся информацией в пределах отрасли.

Значимость явлений, событий, фактов в первичных и вторичных документах, соответствие содержащейся в них информации основным или вспомогательным функциям учреждения. Юридическая сила этих документов. Характер повторяемости, периодичность образования документов.

Выборочная оценка документов.

Тема 3.3. Специальные критерии оценки научно-технической документации (НТД). Изучение внутреннего состава документа по проблемам (темам) и моделям (конструкциям). Значение научно-технической идеи. Значимость объекта для народного хозяйства. Уникальность сооружения или конструкции.

Критерии ценности кинофотофонодокументов. Особенности оценки машиночитаемых документов.

Раздел II. Комплексы документов.

Структура документального фонда.
. Состав персональных документных ресурсов.
Качественная и количественная характеристика архивных комплексов.
Библиотечные информационные ресурсы.
Музейные информационные ресурсы.
Встроенные и распределённые электронные ресурсы.
Перспективы развития электронных библиотек в системе документных ресурсов.
Документы по личному составу предприятия.
Экспертиза ценности документов.

Примерные тесты по дисциплине “Документоведение”

Вариант 1.

1.Что такое «документ»:

а) зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

б) носитель информации, используемый в целях регулирования социальных отношений;

в) Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе.

2.Как называется учебная дисциплина, изучающая документ, системы документации и закономерности их развития:

а) Документационное обеспечение управления;

б) Документалистика;

в) Документоведение.

3.Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?

а) да;

б) да, по согласованию сторон информационного обмена;

в) нет.

4.Укажите вид документа, выделяемый по функции управления:

а) кинодокумент;

б) график;

в) отчет;

г) электронный документ.

5.Укажите, какие из перечисленных комплексов документов относятся к «первичным комплексам»:

а) архивные фонды;

б) архивные коллекции;

в) дела

6.Продолжите определение: подлинник документа – это…

а) первый или единственный экземпляр документа;

б) экземпляр документа, с которого снята копия.

7.Какие из перечисленных видов документов относятся к официальным документам:

а) мемуары;

б) личное письмо;

в) характеристика.

8.Правильное оформление визы при внутреннем согласовании включает:

а) фамилию, подпись, дату

б) должность, подпись, инициалы, фамилию, дату

в) должность, структурное подразделение, фамилию, подпись, дату

г) должность, подпись, расшифровку подписи, дату.

9.Какие из перечисленных ниже документов требуют утверждения:

а) устав организации

б) штатное расписание

в) приказы

г) докладные записки

д) гарантийные письма

10.В каком документе устанавливается состав унифицированных форм документов, разрешенных к применению в организации:

а) номенклатура дел;

б) табель форм документов;

в) перечень типовых управленческих документов.

11.Стадии подготовки распорядительных документов:

а) изучение существа вопроса

б) подготовка проекта документов

в) согласование документов

г) __________________ (допишите)

12.Основываясь на определениях, укажите, какая копия документа имеет юридическую силу:

а) копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

б) копия, полностью воспроизводящая информацию подлинника документа и все или часть его внешних признаков.

13.Унификация документов это:

а) сведение к минимуму разнообразия видов и форм документов

б) определение порядка оформления документов

в) разработка «шаблона» документа

г) применение таблиц и анкет

14.Документальный фонд это:

а) совокупность документов структурного подразделения за год;

б) совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица за год;

в) документы организации, выделенные к уничтожению;

г)документы организации, подготовленные к сдаче в государственный архив.

15.Какая управленческая функция реализуется с помощью распорядительных документов:

а) функция организации деятельности;

б) функция регулирования деятельности;

в) функция планирования деятельности.

16.Выберите три функции, выполняемые номенклатурой дел организации:

а) учет документов и дел;

б) систематизация документов;

в) поиск документов;

г) контроль исполнения документов;

д) распределение документов по структурным подразделениям.

17.Унифицированная форма документа - это…

а) способ создания документа с применением компьютерной техники;

б) документ, имеющий типовое содержание и оформление;

в) совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированными в определенном порядке на носителе.

18.Укажите, с помощью каких языковых средств можно добиться точности изложения в деловом письме:

а) употребление терминологической лексики;

б) употребление разговорной лексики;

в) употребление номенклатурных названий видов продукции;

г) использование образных слов и выражений;

д) употребление эмоционально окрашенной лексики;

е) использование устойчивых языковых оборотов.

19.Выберите две научные дисциплины, с которыми документоведение связано объектом изучения:

а) Источниковедение;

б) Экономика;

в) Информатика;

г) Нумизматика;

д) Архивоведение.

20.Какая управленческая функция реализуется с помощью отчетных документов:

а) функция планирования деятельности;

б) функция регулирования деятельности;

в) функция контроля деятельности.

21.На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату, проставляются визы:

а) на подлиннике, отправляемом адресату;

б) на копии, помещаемой в дело организации.

22.Каким свойством должна обладать управленческая информация:

а) избыточность;

б) актуальность;

в) дискретность;

г) вторичный характер.

23.Виза официального документа – это:

а) реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа

б) подписание документа его составителем

в) указание руководителя о порядке исполнения документа

г) надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение

24.Какие из перечисленных ниже документов не требуют утверждения:

а) объяснительные записки;

б) справки;

в) правила;

г) положения (об организации, структурном подразделении);

д) письма-рекламации.

25.Из перечисленных методов, используемых документоведением, выберите три, относящиеся к методам совершенствования документов и систем документации:

а) системный анализ;

б) унификация;

в) моделирование;

г) классификация;

д) стандартизация.

26.Продолжите определение: система документации – это…

а) совокупность документов, связанных процедурой принятия управленческого решения;

б) совокупность документов, взаимосвязанных пол признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению.

27.Официальное определение документа закреплено в …

а) ГОСТ Р 6-30 2003 «УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документа»;

б) Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

в) Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»;

г) ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

д) ГОСТ РИСО 15489-1-2007 «Управление документами».

Вариант 2.

1.Общий бланк отличается от бланка письма наличием реквизитов:

а) вид документа, справочные данные об авторе, дата и номер документа;

б) вид документа, место составления документа;

в) вид документа, ссылка на номер и дату инициативного документа;

г) эмблема, место составления документа.

2.Документирование – это…

а) создание документа;

б) запись информации по установленным правилам;

в) процесс движения документа в организации;

г) оформление документа;

д) придание документу юридической силы.

3.Типовой формуляр информационной справки содержит:

а) название учреждения-автора, справочные данные об учреждении-авторе, название вида документа, дату, номер, место составления, текст;

б) название учреждения-автора, название вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, подпись;

в) название учреждения-автора, дату, номер, место составления, текст, гриф утверждения;

г) название учреждения-автора, дату, номер, место составления, текст.

4.Копия – это…

а) извлечение из документа, оформленное и удостоверенное в соответствии с установленными правилами;

б) Документ, второй по времени появления после подлинника документа

в) документ, полностью воспроизводящий содержание подлинника документа и все или часть его внешних признаков.

5.В какой форме следует представить унифицированный текст документа, чтобы он был грамматически связным:

а) таблица;

б) трафарет;

в) анкета.

6.Включаются ли в номенклатуру дел печатные издания:

а) да;

б) нет.

7.Композиция текста письма – это…

а) расположение реквизитов делового письма и элементов текста на бланке;

б) последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных единством темы;

в) последовательность расположения предложений в тексте документа.

8.Выбрать правильный вариант формулировки распорядительного действия в приказе:

а) Начальнику отдела кадров И.Ю. Романовой 15.12.2004 представить на утверждение график отпусков;

б) Начальнику отдела кадров организовать разработку и утверждение графика отпусков работников предприятия;

в) И.Ю. Романовой не позднее второй декады декабря текущего года представить график отпусков.

9.К организационным документам относятся виды документов:

а) уставы;

б) правила;

в) акты;

г) справки;

д) телеграммы.

10.Гербовой печатью (Печатью организации) заверяют:

а) протоколы заседаний коллегиального органа;

б) командировочное удостоверение;

в) описи дел постоянного хранения структурных подразделений;

г) гарантийные письма;

д) трудовые книжки;

е) трудовые договоры;

ж) рекламные письма.

11.В какой форме следует представить унифицированный текст документа, если необходимо систематизировать информацию о нескольких объектах по некоторому набору признаков:

а) грамматически связный текст;

б) таблица;

в) анкета.

12.ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов…» используется для:

а) организации документооборота в учреждении;

б) проектирования службы ДОУ;

в) оформления реквизитов документов;

г) проектирования бланков организации.

13.Может ли быть документ, созданный физическим лицом, официальным:

а) да;

б) нет.

14.Укажите функцию, которую не выполняют управленческие документы:

а) информационная;

б) коммуникативная;

в) социальная;

г) эстетическая;

д) культурная.

15.Юридическая сила документа – это…

а) особенности внешнего оформления документа;

б) свидетельство наличия в документе положений нормативного характера;

в) способность документа порождать определенные правовые последствия.

16.Какие из перечисленных писем удостоверяются печатью:

а) гарантийное письмо;

б) коммерческое предложение;

в) письмо-просьба.

17.На каком экземпляре приказа проставляются визы:

а) на подлиннике, помещаемом в дело;

б) на копии, остающейся у исполнителя.

18.К какой системе документации относятся приказы и распоряжения:

а) система организационно-правовой документации;

б) система распорядительной документации;

в) система информационно-справочной документации.

19.В какое из перечисленных дел помещается внутренняя опись:

а) личное дело;

б) приказы организации по личному составу;

в) переписка с органами власти и управления.

20.Включаются ли в номенклатуру дел электронные документы:

а) да;

б) нет.

21.К информационно-справочным документам относятся:

а) приказы;

б) протоколы;

в) положения;

г) письма;

д) акты.

22.Формуляр документа – это …

а) набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;

б) порядок обработки документов;

в) порядок расположения составных частей документа;

г) описание документа при его анализе.

23.Гриф утверждения документа - это…

а) подписание документа руководителем организации;

б) письменное согласие сотрудника с содержанием документа;

в) реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

24.Бланк документа – это…

а) набранный на компьютере типовой документ;

б) документ, отпечатанный в типографии;

в) набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа;

г) документ с повторяющимся текстом.

25.Укажите требования, предъявляемые к текстам деловых писем:

а) образность изложения;

б) точность изложения;

в) краткость изложения;

г) речевая избыточность;

д) ясность изложения;

е) эмоциональность изложения.

26.Какое из приведенных определений соответствует понятию «архивный фонд»:

а) совокупность архивных документов, исторически и / или логически связанных между собой;

б) совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.

27.Если письмо содержит обязательства оплатить услуги, при каком способе доставки его адресату письмо будет иметь юридическую силу:

а) факсимильная связь;

б) электронная почта;

в) почтовая связь.

РАЗДЕЛ 4. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА.

ТЕМА 4.1. Формуляр документа.

Понятие «реквизит документа». Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляр документа». Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению.