3.4. Обеспечение сохранности документов архива

С момента заведения и до передачи в ведомственный архив документы хранятся в структурных подразделениях (оперативное хранение документов). Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведённых для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На место изъятого из дела документа следует помещать листок-заместитель, по которому контролируется возврат документа. На выданное дело заводится карта-заместитель дела.

Отбор дел к уничтожению и составлению на них акта производится после подготовки описей дел постоянного хранения (свыше 10 лет) за этот же период. Акт об уничтожении подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов. Подлежащие уничтожению документы после утверждения акта сдаются на переработку.

Экспертиза ценности документов – отбор документов на хранение в архиве и установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Архив лучше всего расположить в специально выделенном помещении. В исключительных случаях он может занимать часть помещения (со стеллажами, шкафами и сейфами), в котором можно было бы обеспечить сохранность документов. Сдача дел в архив учреждения ведется по графику, утвержденному руководством.

Обеспечение сохранности документов архива обеспечивается противопожарным оборудованием, температурно-влажностным, световым, санитарно-гигиеническим режимом в архиве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки их к архивному хранению и отбора для уничтожения в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения в архиве: 6 месяцев, 1 год, 3 года, 5, 10, 15, 50 и 75 лет. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение, и срок его хранения определяет сама организация.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

1. дела по личному составу организации;

2. дела по основной (производственной) деятельности.

Прием (передача) дел в архив производится секретарем и работником архива. Вместе с делами передаются журналы регистраций или регистрационные картотеки на документы.