2.8. Изложение служебных писем. Виды и реквизиты писем

Служебные письма – обобщённое название большой группы документов, которые служат средством общения с учреждениями, фирмами, физическими лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чём-то, просьбы и т.д.

В коммерческой работе письма по содержанию и назначению делятся на инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, ответы на запросы, письма-извещения, письма-приглашения и др.

В служебной переписке широкое распространение получили инструкционные (директивные) письма. Они поступают из государственных и муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчётности, налогов, экологии и др.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки, количества или качества продукции и т.п.

К информационным письмам условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения. Это довольно обширная группа служебных писем с разнообразной тематикой, которая составляет значительный удельный вес в документообороте каждого предприятия или учреждения. К информационным письмам иногда прилагают документы, подтверждающие проделанную работу.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении договоров, контрактов, сделок. Они представляют собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товаров, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма.

В рекламационных письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесённых из-за невыполнения или нарушения условий договора, контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии документов в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнёрами используются кредитные письма, в которых продавец просит предоставить письмо из банка покупателя с номером валютного расчётного счёта и гарантиями банка оплаты покупателем товаров и услуг.

В служебной переписке ведущее место занимают так называемые инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов, возникающих в оперативной деятельности предприятия.

Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем, так как тема их текста уже задана и остаётся изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнение просьбы или уведомление о невозможности высылки необходимых сведений или выполнения требуемых работ. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной, чёткой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере и в какие сроки.

Ответы на запросы в зависимости от содержания могут иметь характер сопроводительных писем. Сопроводительное письмо информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснять или дополнять к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснять причину задержки, разъяснять сложные моменты и т.д. Обычно текст сопроводительного письма очень краток, умещается на формате А5 и не имеет самостоятельного заголовка.

В случае задержки адресатом ответа на инициативное письмо, а также на перечисление бесспорных сумм ему можно направить письмо-напоминание. Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведение мероприятия. Такое письмо должно быть лаконичным.

По некоторым вопросам, связанным с поставкой товаров, расчётам, претензиям в письме-напоминании следует указать на последствия задержки ответа (имеется в виду применение принудительных мер или санкций, предусмотренных законом).

Рекламные письма – разновидность информационных писем, направляемых конкретному адресату и содержащих подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Их цель – вызвать интерес к определённому товару или услугам. Текст писем отличается конкретностью, чёткостью, полнотой информации.

Рекламные письма чаще всего рассылаются по многим адресам. Они могут быть оформлены на пишущей машинке, типографским способом или размножены на ксероксе. Часто к ним прилагаются иллюстрированные рекламные материалы.

Циркулярные письма – имеют своей целью доставить информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Источником рассылки выступает руководящая организация.

Делопроизводственной практикой установлено, что деловые письма, факсы должны иметь все необходимые (обязательные) реквизиты, которые придают документу юридическую силу. К ним относятся:

• наименование адресанта, т.е. организации-отправителя;

• наименование адресата, т.е. организации-получателя;

• дата, номер (индекс) письма;

• текст;

• подпись должностного лица;

• круглая гербовая печать на письмах, содержащих материальные или финансовые обязательства.

Отсутствие в деловом письме одного из указанных реквизитов делает его неполноценным, а в случаях, установленных законом, и недействительным.

Если письмо направляется в дополнение к ранее посланному, то в нём следует указать номер и дату ранее посланного письма.

Если письмо не умещается на одной странице, оно должно быть перенесено на второй, третий и последующие листы. Перенос текста на обратную сторону листа недопустим. Недопустимо переносить на следующий лист заключительное предложение и подписи (без текста).

Для составления писем, факсов используется специальный бланк для писем. В письмах, факсах название вида документа не указывается, отсутствует также заголовок к тексту документа.

Формуляр-образец письма с необходимыми реквизитами приведён на рис.2.2.

Рис.2.2. Формуляр-образец письма

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем. Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

• Уважаемый Игорь Иванович!

• Господин Михайлов!

• Уважаемый господин Фридман!

• Уважаемые господа! (употребляется, когда не известны имена получателей письма).

Затем уместны слова благодарности:

• Мы были рады получить Ваше письмо;

• Большое спасибо за факс от 19.03.2005.

Большинство писем продолжаются далее словами:

• В связи с …;

• Согласно контракту (договору) от … №…;

• В соответствии с … и т.д.

Затем идет сам текст письма. Он должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма начинается с абзаца. В одном письме не рекомендуется соединять несколько различных вопросов, т.к. это затрудняет обработку письма у корреспондентов и создаёт трудности в их классификации и хранении.

Письма обычно заканчиваются фразами:

• Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной;

• Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении сотрудничества;

• С уважением.

Письма по финансовым вопросам подписывает руководитель и главный бухгалтер предприятия. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются гербовой печатью.