Функции документа

1. функция документирования процессов, событий, действий и фактов (главная). В первую очередь — доку­ментирование создания предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

2. Отчетно-контрольная функция. Ряд документов предприятие обязано представлять в государственные и местные органы управления, предъявлять их при конт­рольных проверках ревизорам, а при комплексных реви­зиях — аудиторам.

3. Судебно-правовая функция. При решении хозяйствен­ных споров с партнерами документы подтверждают юри­дическую силу претензий в арбитражном суде, служат до­казательством при рассмотрении трудовых конфликтов.

4. Учетно-кадровая функция. Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетель­ством их продвижения по службе, ложатся в основу ха­рактеристик при определении возможностей и перспек­тивности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.

5. Учебная функция. Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления но­вых документов и ведения дел.

6. Функция исторического свидетельства техничес­ких достижений или культурной ценности. Документы предприятия, представляющие историческую ценность или относящиеся к памятникам культуры своего времени, сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать унифици­рованной системе документации (УСД) и требованиям Го­сударственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), положениям (уставам) предприятия-организации, другим нормативным документам.