2.Впровадження міжнародного стандарту iso 15489:2001 в Україні.

ДСТУ4423-1:2005; 4423-2:2005.

Глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів зумовлює необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Зміни політичної та економічної ситуації в Європі із створенням Євросоюзу фактично привезли до створення єдиного економічного простору, єдиного ринку для більшості європейських країн. Певною мірою це змушує держави у складі Європейського Союзу відмовитися від деяких національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних систем управління документацією. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм давно вийшла за межі національних кордонів, транснаціональні корпорації мають представництва у багатьох країнах, у тому числі й тих, де їм доводиться працювати за правилами національної економіки. Саме ці нові економічні реалії зумовили потребу вироблення єдиного (міждержавного) стандарту з управління документацією, що й призвело до видання Міжнародною організацією стандартизації 15 вересня 2001 р. стандарту ІSО 15489-2001 "Інформація та документація - Управління документацією" (далі - Стандарт).

Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами у галузі управлінської діяльності. Стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики і процедур - більш швидкий і ефективний пошук документної інформації.

Стандарт стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які зобов'язані створювати та використовувати документи. Він визначає обов'язки організації під час реалізації процесів документування, надає рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів, а також щодо розроблення та впровадження систем документації.

ДСТУ4423-1:2005

1 СФЕРА ЗАСТОСУВАННЯ

Цей стандарт поширюється на сферу керування документаційними процесами в організаціях, державних або приватних, для внутрішніх та зовнішніх користувачів.

Усі елементи, описані в цьому стандарті, рекомендовано використовувати, щоб забезпечити створення, долучення легітимних службових документів та керування їх обігом. Процедури, які допомагають забезпечити керування документаційними процесами згідно з принципами та елементами, описаними в цьому стандарті, надано у ISO/TR 15489-2 (Настанови).

Цей стандарт:

— стосується керування службовими документами всіх видів, на всіх носіях, які організація або будь-яка фізична особа створила або отримала в процесі здійснення своєї діяльності;

— надає рекомендації у сфері визначення обов’язків організацій щодо службових документів і політики в сфері документування та пов’язаних із ним процедур, систем і процесів;

— забезпечує нормативними вимогами до керування документаційними процесами у межах системи керування якістю відповідно до ISO 9001 та ISO 14001;

— надає рекомендації з розробляння та впроваджування документаційних систем, але не стосується архівних документів у архівних установах.

Цей стандарт призначено для використання:

— керівниками організацій;

— фахівцями у сфері документування, інформаційного та технологічного керівництва;

— іншим персоналом організацій;

— іншими особами, які зобов’язані створювати документи та працювати з ними.

Керування документаційними процесами в організації охоплює:

а) впровадження політики і застосовування стандартів,

b) визначення обов’язків і повноважень,

c) визначення процедур, інструкцій та ознайомлення з ними персоналу,

d) забезпечення низки послуг , пов’язаних із питаннями керування службовими документами та користування ними,

e) розробляння, реалізування та керування спеціалізованими системами для керування до-кументаційними процесами,

f) інтегрування керування документаційними процесами у ділові системи та процеси.

Вимоги регуляторного середовища містять

a) статутне і прецендентне право та правила, якими керуються у специфічному для певної галузі та загальному середовищі діяльності, охоплюючи закони та інструкції, які безпосередньо стосуються службових документів, архівів, доступу, права на приватну таємницю, свідчень, електронної комерції, захисту даних та інформації,

b) обов’язкові норми практичної діяльності,

c) добровільні кодекси усталеної практики,

d) добровільні кодекси поведінки й етики,

e) очікування суспільством належної діяльності у певній галузі або організації.

ДСТУ 4423-2:2005

Цей стандарт — це настанови щодо упроваджування ISO 15489-1 для використовування фахівцями з керування документаційними процесами та особами, які керують службовими документами в своїх організаціях. Вони надають єдину методологію, що полегшить впроваджування ISO 15489-1 в усіх організаціях, яким потрібно керувати своїми службовими документами.

В них наведено огляд процесів та чинників, які треба враховувати організаціям, щоб запровадити керування документаційними процесами згідно з ISO 15489-1.

Головна ціль визначання обов’язків, повноважень та взаємозв’язків — встановити та підтримувати режим керування документаційними процесами, що відповідає потребам внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін.

Точніше, визначання обов’язків, повноважень та взаємозв’язків має увійти до методики або правил ділової діяльності, які:

a) вимагають від працівників створювати службові документи, що належним чином документують ділову діяльність, в якій вони беруть участь, згідно з потребами основної діяльності та робочими процесами;

b) забезпечують створення інформаційними системами та системами обробляння даних,які забезпечують ділову діяльність, відповідних службових документів як частини забезпечування цієї діяльності;

с) забезпечують прозорість процесів документування та відповідності документаційних систем протягом активного життя службових документів (документи, потрібні для здійснювання поточних операцій і часто використовувані, зазвичай розміщують поряд з користувачем, якщо це фізичний документ, або надають його в режимі гарячої лінії через комп’ютерну систему);

d) забезпечують зберігання та збереженість службових документів протягом періоду потреби в них для організації та для зовнішніх зацікавлених сторін: архівних установ, дослідників і аудиторів;

e) забезпечують передавання документів на зберігання або вилучання для знищування лишевідповідно до встановленого процесу експертизи.

Організація визначає повноваження та обов’язки всіх працівників, що беруть участь в керуванні документаційними процесами. Це стосується таких категорій:

a) На вище керівництво покладено найвищий рівень відповідальності за забезпечення розробляння та впроваджування успішної програми керування документаційними процесами.Підтримування вищим керівництвом виявляється у наданні ресурсів нижчому рівню. Вище керівництво стимулює відповідність вимогам керування документаційними процесами у межах всієї організації.

b) Фахівці з керування документаційними процесами несуть основну відповідальність за впроваджування ISO 15489-1. Зокрема, вони розробляють загальну політику щодо керування документаційними процесами, процедури та стандарти для організації і запроваджують процеси, описані у розділі 4 ISO 15489-1.

c) Керівники виробничих підрозділів або організаційних відділів відповідають за те, щоб їхні працівники створювали та зберігали службові документи як невід’ємну частину своєї роботи, відповідно до встановленої політики, процедур та стандартів. Вони забезпечують ресурсами, необхідними для керування документаційними процесами, та підтримують зв’язок із фахівцями з керування документаційними процесами з усіх питань, наведених у розділі 4 ISO 15489-1.

d) Інші працівники в організації мають специфічні обов’язки, пов’язані зі службовими документами. Зокрема, це стосується персоналу, відповідального за забезпечення збереженості, персоналу, відповідального за розробляння та впроваджування систем із застосуванням інформаційних та комунікаційних технологій, та персоналу, відповідального за дотримання відповідності вимогам.

e) Всі працівники створюють та зберігають документи як частину своєї повсякденної роботи і мають робити це відповідно до встановленої політики, процедур та стандартів. Це також стосується передавання службових документів до архіву або вилучання їх для знищування лише згідно з наданими повноваженнями у цій сфері.

Коли розробники запроваджують програму керування документаційними процесами в організації, важливо, щоб вони врахували норми, закладені у політиці організації.