1.7. Система фінансового обліку та техніка рахівництва

Реєстрація та зберігання інформації

Інформація, необхідна для прийняття управлінських рішень повинна накопичуватися, зберігатися і бути готовою для використання. Для цього й існує облікова система. Функціями її є:

• збір, реєстрація та зберігання інформації;

• її систематизація;

• виконання математичних дій та узагальнення даних;

• підготовка фінансових звітів.

Ці процедури повторюються у кожному звітному періоді. Збір та опрацювання облікової інформації протягом звітного періоду називають циклом опрацювання облікової інформації.

Початковою фазою цього циклу є збір первинної інформації про кожну операцію на підприємстві. Добре організована система збору має істотне значення, від її оперативності залежить якість інформації на виході з облікової системи.

Кожна господарська операція звичайно оформлюється первинним документом, що містить важливі дані щодо цієї операції. Такими документами можуть бути рахунки постачальників, квитанції про сплату, касові ордери та ін. Документи також можуть відображати використання на підприємстві товарно-матеріальних запасів, нарахування амортизації основних засобів тощо. Різноманітна інформація породжується різними оперативними функціями підприємства. Реєстрація та зберігання первинної інформації здійснюється в три етапи:

1. складання первинного документа на кожну господарську операцію;

2. аналіз кожної господарської операції;

3. запис економічних наслідків кожної операції в хронологічному порядку (протоколювання).

Фахівцям необхідно бути обізнаними з деякими особливостями, що склалися у світовій практиці в оформленні первинних документів:

/. Записи цифр. При запису цифр на нерозграфленому аркуші для відмежування тисяч використовуються коми, а для десятих — крапки.

2. Знак грошової одиниці (доларів, фунтів та ін.) ставиться перед числом. Наприклад, число 5875,96 дол., відповідно до західної практики, буде записане яке $5875,96. Коли використовуються розграфлені бланки, коми та крапки не обов'язкові.

3. Виділення підсумків. Число, після якого вказується підсумок, підкреслюється однією лінією. Це вказує, що наступне за підкресленим числом є результатом додавання або віднімання. Кінцевий підсумок підкреслюється двома лініями.

Наприклад: $180

120

$300

4. Позначення грошових одиниць у таблицях. Грошова одиниця позначається перед першою сумою в кожній колонці, а також перед останньою підсумковою сумою. Позначення грошової одиниці не використовується в регістрах бухгалтерського обліку — журналах та Головній книзі.

Документування господарських операцій — це перший крок в реєстрації та зберіганні інформації. Другим кроком є аналіз операції. Кожна господарська операція змінює відповідні показники Балансу і складові його рівняння. Під час такого аналізу з'ясовується вплив операції на активи, зобов'язання і капітал підприємства. В результаті аналізу приймається рішення — який рахунок дебетується, а який кредитується. При цьому мають зберігатися дві основні балансові тотожності.

Третім етапом реєстрації є запис у хронологічному порядку кожної операції та її економічних наслідків. Відомості про кожну операцію заносяться в Журнал. Журнал — це бухгалтерський реєстр початкового запису (всі операції реєструються в ньому відразу після оформлення та аналізу первинних документів). Процедура опису операції в Журналі називається протоколюванням.

Існує декілька видів Журналів. Вибір одного з них залежить від обсягу і характеру господарських операцій підприємства. Самим простим і гнучким є Головний Журнал, який використовується на більшості підприємств (табл. 1.15).

Правила заповнення Журналу:

1. Сторінки Журналу нумеруються. У Головній книзі, куди потім розносяться операції, вказують сторінку Журналу, на якій вони записані.

2. На початку кожної сторінки Журналу в колонці «Дата» записується рік.

3. Після року вказується місяць. Наступний запис місяця на сторінці здійснюється тільки після його зміни.

4. Назву рахунку, що дебетується, вказують відразу після дати з самого початку рядка в колонці «Назви рахунків і пояснення».

5. Назву кредитованого рахунку розміщують під назвою дебетованого рахунку із зміщенням вправо.

6. Коротке пояснення починається в наступному після кредитованого рахунку рядку. В ньому має бути посилання на первинний документ.

7. Графа «Фоліо» залишається не заповненою на момент, коли здійснюється запис у Журнал. Ця колонка використовується під час перенесення даних до Головної книги для зображення, що відповідне перенесення вже зроблено, та надання можливості простежити, куди саме перенесені дані.

8. Після кожної операції повинен залишатися вільний рядок. Його наявність виділяє в окремий блок кожну операцію і полегшує прочитання Журналу.

Розглянуті процедури чітко відображають проміжну роль Журналу між первинним документом і Головною книгою. Може виникнути запитання: «Навіщо потрібний Журнал, якщо операція може бути записана безпосередньо з первинного документа у Головну книгу?» Відповідь дають переваги застосування Журналу:

1. Журнал— це збірка записів про господарські операції, в той час як Головна книга — збірка рахунків.

2. Журнал забезпечує хронологічну реєстрацію усіх господарських операцій підприємства. Якщо виникає потреба знайти дані про господарську операцію, що відбулася кілька місяців чи років тому, необхідно знайти дату операції в Журналі.

3. В журнальному записі міститься повна інформація про господарську операцію, дебет і кредит зареєстровані разом, а в Головній книзі — на різних рахунках. Оскільки Головна книга може мати значну кількість рахунків, в ній важко знайти дані про конкретну операцію.

4. Використання Журналу допомагає попередити помилки, пропуски дебета чи кредита або їх запис двічі.

Таким чином, запис у Журналі — це спосіб аналізу, реєстрації та зберігання інформації про господарські операції, що мали місце на підприємстві.

Систематизація інформації

Для підготовки фінансових звітів необхідне розуміння значення кожного їх елементу, тому для кожної статті Балансу та Звіту про прибутки та збитки ведеться окремий рахунок. Всі рахунки зібрані у Головній книзі. За умов комп'ютеризованої форми бухгалтерського обліку дані Головної книги знаходяться в електронній пам'яті. В цьому випадку також розрізняють окремі бухгалтерські рахунки.

Рахунки відкривають на кожний вид активів, зобов'язань і власного капіталу фірми, а також на кожний вид доходів і витрат. Інформація, записана в Журналі у хронологічній послідовності, при перенесенні у Головну книгу систематизується за її видами на рахунках. Застосування рахунків дає можливість накопичувати інформацію, згруповану за економічно однорідними групами, контролювати її, зберігати і використовувати для подальшого опрацювання з метою підготовки фінансової звітності. Рахунки розміщують у Головній книзі в послідовності наведення відповідних статей у фінансових звітах, тобто: активи, зобов'язання, власний капітал, доходи і витрати. Кількість рахунків, необхідних підприємству, залежить від його розмірів, характеру операцій і від того, наскільки і для яких органів управління і контролю потрібна детальна класифікація інформації. Підприємства, виходячи зі своїх потреб, розробляють власні плани рахунків. Кожний рахунок має назву і номер. Як правило, перша цифра номера рахунку означає належність його до одного із головних розділів Балансу чи Звіту про прибутки та збитки.

Наприклад, рахунки, номери яких починаються з цифри 1, застосовуються для обліку активів, з цифри 2 — для обліку зобов'язань і т. д. Розглянемо систему фінансового обліку та техніку рахівництва на умовному прикладі майстерні по ремонту автомобілів, план рахунків якої наведено у табл. 1.7.

Таблиця 1.7

МАЙСТЕРНЯ ПО РЕМОНТУ АВТОМОБІЛІВ

ПЛАН РАХУНКІВ

На великих підприємствах з більшою кількістю рахунків використовують восьми- або десятицифрову нумерацію, де кожна цифра має певне значення. План рахунків складається на початку побудови облікової системи і вказує перелік статей, з яких необхідно організувати облік на підприємстві. Він обов'язково повинен мати резервні номери.

Рахунки, які ведуться у Головній книзі для обліку статей Балансу, називаються постійними. По них в кінці кожного звітного періоду визначається сальдо. Суми цих сальдо будуть відображені у Балансі, з них починатимуться записи на рахунках в новому обліковому періоді.

Рахунки, що ведуться для обліку статей Звіту про прибутки та збитки, часто називають транзитними {номінальними), оскільки вони використовуються для накопичення даних тільки за поточний обліковий період. В кінці кожного облікового періоду їх кінцеве сальдо переноситься до рахунку «Нерозподілений прибуток» (рахунки закриваються). Якщо доходи та витрати, що виникають в процесі господарювання, відразу відносити на рахунок «Нерозподілений прибуток», це призведе до змішування різних специфічних статей, необхідних для складання Звіту про прибутки та збитки, і втрати наочності відображення джерел формування доходів та напрямів здійснення витрат.

Таким чином, рахунок Головної книги — це спосіб систематизації інформації про зміни конкретного активу, зобов'язання, певного виду капіталу, доходу чи витрат.

Форма рахунку, що застосовується на практиці, відрізняється від звичної двосторонньої Т-форми. Т-рахунок, на якому всі збільшення відображаються з одного боку, а зменшення — з іншого, застосовується в міжнародній практиці тільки для навчальних цілей. У діючих системах бухгалтерського обліку використовується комп'ютерна форма рахунку (рис. 1.1).

Комп'ютерна форма рахунка

НАЗВА РАХУНКУ РАХУНОК №

Рис. 1.1. Схема комп'ютерної форми рахунках

Дата господарської операції фіксується, як і в Журналі (назва місяця вказується лише при його зміні). Колонка «Зміст» — пояснення операції потрібна лише для надзвичайних випадків і в багатьох компаніях використовується рідко. Застосування колонки «Фоліо» полегшує на пошуки джерела інформації і другої частини подвійного запису. В цій колонці проти кожного запису вказується номер сторінки Журналу, на якій знаходяться дані про певну господарську операцію. Наведена форма наочно відображає поточний залишок рахунку на будь-яку дату, що допомагає в оперативному використанні інформації.

Процедура перенесення інформації із Журналу до Головної книги (posting) виконується у такій послідовності (її можна від-стежити, використавши матеріал навчального прикладу, наведеного нижче):

1. Знаходять у Головній книзі рахунок, що дебетується.

2. На рахунку проставляють дату здійснення господарської операції, у графі «Фоліо» — номер сторінки Журналу, із якої перенесено запис, у графі «Дебет» — записують суму, відображену в Журналі.

3. У графі «Фоліо» проставляють номер рахунка, на який було перенесено запис за дебетом.

4. Аналогічна процедура здійснюється для рахунка, що кредитується.

Після того, як всі операції, зафіксовані в Журналі, перенесено до Головної книги, складається перелік усіх рахунків Головної книги з відображенням кінцевого сальдо по кожному рахунку. Цей перелік має назву первинного пробного балансу.

Первинний пробний баланс, складений за даними Головної книги навчального прикладу, матиме вигляд, наведений у табл. 1.8.

Таблиця 1.8

МАЙСТЕРНЯ З РЕМОНТУ АВТОМОБІЛІВ

Первинний пробний баланс

на 31 грудня 20ХХр.

Метою складання первинного пробного балансу є перевірка рівності дебетових і кредитових сальдо, а також забезпечення виписки інформації з Головної книги для подальшого її опрацювання і підготовки фінансової звітності.

Для визначення характеру сальдо бухгалтеру на початку можна користуватися табл. 1.9.

Таблиця 1.9

ХАРАКТЕР САЛЬДО І ПОРЯДОК ЙОГО ВИЗНАЧЕННЯ У РІЗНИХ ГРУПАХ РАХУНКІВ

Разом з тим, наявність рівності між дебетовими і кредитовими сальдо ще не означає, що господарські операції правильно проаналізовані і записані на відповідні рахунки. Такі помилки, як еправильна сума по дебету і кредиту рахунків або сума занесена на дебет одного замість дебету іншого рахунку, або навіть пропуск господарської операції, — не порушать цієї рівності.

Якщо все ж таки пробний баланс вказує на допущену помилку (дебетові сальдо не дорівнюють кредитовим), то пошуки її рекомендується проводити у такому порядку:

1. Перевірити правильність сум обох колонок пробного балансу шляхом додавання їх у зворотному порядку.

2. Якщо встановлено, що помилка не у додаванні, то треба визначити точну суму дисбалансу — нерідко вона буває ключем до пошуку помилки. Так, якщо знайдена різниця ділиться на 9, то помилка може бути в перестановці цифр, наприклад, замість 275 записано 257. Різниця транспозиції (18) ділиться на 9. Якщо різниця між дебетовими і кредитовими сальдо ділиться на 2, то помилка могла бути допущена внаслідок запису суми в колонку «Дебет» замість колонки «Кредит», або навпаки, а також якщо операцію занесено лише на один рахунок, тобто не виконано подвійного запису операції.

3. Порівняти суми пробного балансу із залишками рахунків Головної книги. Пересвідчитись, що залишки рахунків правильно перенесені у відповідну колонку пробного балансу.

4. Перерахувати сальдо кожного рахунку Головної книги.

5. Перевірити правильність перенесення операцій із Журналу до Головної книги, відмічаючи як у Журналі, так і в Головній книзі кожну перевірену цифру. При цьому увагу треба звертати не тільки на правильність цифр, а й на їх запис у відповідні колонки «Дебет» чи «Кредит».

Пробний баланс складають наприкінці облікового періоду, але він ще не є завершальною фазою облікового циклу. Поки що ми розглянули лише такі його складові (рис. 1.2).

Сальдо рахунків, зібрані в пробному балансі, надають узагальнену інформацію і не містять детальних даних. На практиці підприємства мають тисячі клієнтів і на рахунках відображається велика кількість схожих операцій, які потребують деталізованого обліку. Фахівцям добре відомі поняття синтетичного і аналітичного обліку, і зрозуміло, що Головна книга, на підставі якої складено пробний баланс, виконує функції регістра синтетичного обліку. В західній практиці рахунки Головної книги називають контрольними, інколи — зведеними. Подробиці інформації розміщуються у допоміжних реєстрах. Формат рахунків допоміжних реєстрів такий, як і в Головну книзі. У навчальному прикладі наведено тільки два контрольних рахунки — «Рахунки до тримання» та «Рахунки до сплати». Допоміжні реєстри до них відображають інформацію про борг кожного клієнта та заборгованість кожному постачальнику.

Рис. 1.2. Фази опрацювання облікової інформації

При застосуванні допоміжних реєстрів інформацію з первинних документів спочатку записують у Журнал, потім переносять до Головної книги. Кожний рахунок і квитанція про оплату відображається у допоміжному реєстрі на сторінці, що відноситься до даного клієнта чи постачальника. Щоб відмітити, що сума перенесена у допоміжний реєстр, в примітках до журнальних записів ставиться зірочка (*) біля відповідного числа.

Допоміжна книга містить стільки індивідуальних рахунків, скільки дебеторів чи кредиторів підприємство. Сума сальдо всіх індивідуальних рахунків допоміжного реєстру повинна дорівнювати сальдо відповідного контрольного рахунка Головної книги. Для перевірки такої відповідності складають зведену відомість індивідуальних рахунків (табл. 1.10). Підсумкова сума у допоміжній книзі повинна дорівнювати сальдо контрольного рахунка. Наявність розбіжності свідчить про допущену помилку. Разом з тим, узгодженість даних не є повною гарантією відсутності помилки.

Таблиця 1.10