Понятия документа.

Докуме́нт (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — облеченный в письменную форму акт, по установленным правилам, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.(википедия, она в свою очередь откуда то взяла)

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

Главные составляющие документа согласно существующим определениям–

• удостоверяет наличие некоторых фактов

• составляется по определённым правилам

• содержит реквизиты, позволяющие его идентифицировать,

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов^[1]

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

При документировании необходимо учитывать

• общегосударственные правила составления и оформления документа.

• действующие нормы законодательства,

• компетенцию автора (то есть имеет право автор создавать такой документ)

Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин "Делопроизводство".

Классификация документов.

По назначению –

• организационные документы

  • Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность;

• распорядительные документы

  • Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение

• информационно-справочные документы

  • Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка

• По сфере деятельности различают:

  • Плановые

  • Учетные

  • Банковские

  • Налоговые

• По отношению к объекту управления:

  • Внешние

  • Внутренние

• По направлению движения —

  • входящие,

  • исходящие

    • Промежуточные

    • Сводные (синтетические)

    • Архивные

• По содержанию хозяйственных операций:

  • Материальные (связанные с движением материалов)

  • Денежные

  • Расчетные

• По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные

По первичности —

первичные

вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.).

Первичные документы отображают непосредственно хозяйственную операцию. Вторичные делаются на их основе. Они содержат анализ, обзор первичных документов.

По способу изготовления —

• рукописный документ,

• машинописный

• электронный,

• изобразительный,

• печатный (брошюра, книга, журнал)

По форме представления данных, содержащихся в документе

электронный,

бумажных носителях.

Таким образом электронный документ можно рассматривать как с одной стороны один из способов изготовления документов, с другой стороны – одна из форм представления документа.

Составные элементы документа:

1. Заголовочная часть(шапка). Код, наименование, регистрационный номер и дату

2. Содержательная часть. Указывает какая управляющая хозяйственная операция содержится в документе, объ. Над которым выполняются операции и характеристики объектов. 2 типа содержательной части:

   1. Табличная(для нескольких объектов)

   2. и Однострочная. В обоих случаях выполняется одна хозяйственная операция.

3. Оформительная часть. Содержит суммарные показатели и указывает на лица, ответственные за документ.

Вопросы по теме 2

1. Что подразумевается по хозяйственной операцией?

2. Понятие оправдательного документа.

3. Основные составляющее понятия документ.

4. Что подразумевается под понятием «документирование»? Что необходимо учитывать при документировании?

5. Классификация документов по назначению. Примеры документов каждого раздела классификации.

6. Классификация документов по сфере деятельности. По отношению к объекту управления.

7. Классификация документов по направлению движения. По содержанию хозяйственной операции.

8. Классификация документов по первичности. Понятие первичного документа.

9. Классификация документов по способу изготовления. По форме представления данных.

10. Понятие электронного документа.

11. Составные элементы документа.

12. Возможные типы содержательной части документа. Охарактеризовать.