8.3. Облік зобов'язань по заробітній платі та пов'язаних з нею відрахуваннях

Облік заробітної плати базується на загальноприйнятих концепціях та принципах. Однак витрати з оплати праці та пов'язані з нею платежі становлять значну частину витрат та зобов'язань підприємства. Опрацювання інформації по заробітній платі є досить складною процедурою бухгалтерського обліку, тому ці питання потребують окремого розгляду.

Порядок визнання та розкриття інформації про виплати працівникам регламентується МСБО 19 «Виплати працівникам». Цей стандарт вимагає від підприємства визнання:

• зобов'язань, якщо працівник надав послугу в обмін на виплати, що підлягають сплаті в майбутньому;

• витрат, якщо підприємство отримує економічну вигоду внаслідок послуги, яку надає працівник.

В бухгалтерському обліку відображається чотири види зобов'язань, пов'язаних з оплатою праці:

1. заборгованість з оплати праці;

2. заборгованість по податках, що утримуються із заробітної плати;

3. заборгованість по інших утриманнях із заробітної плати;

4. заборгованість по відрахуваннях, пов'язаних із заробітною платою, які сплачуються роботодавцем.

Зобов'язання з оплати праці існують по нарахованій за відпрацьовані у звітному періоді дні заробітній платі, яка ще не виплачена персоналу. Заробітна плата робочих розраховується, виходячи з погодинної ставки або відрядного виробітку. Службовцям встановлюються місячні або річні оклади. В США федеральним Законом про заробітну плату та робочий час встановлюється розмір мінімальної заробітної плати та тривалість робочого тижня (наприклад, 40 годин). Положення цього Закону стосуються головним чином низькопрофесійних робітників. Так, за години відпрацьовані понад 40 на тиждень і 8 на день працівник повинен отримувати 1,5 своєї звичайної погодинної ставки. В доповнення до федерального законодавства укладаються спеціальні угоди з профспілками, за якими праця у вихідний день, наприклад, підлягає оплаті за подвійною ставкою.

Для дотримання всіх юридичних вимог відділу заробітної плати необхідно вести точний облік кількості відпрацьованих кожним працівником годин. У великих компаніях для цього застосовується система жетонів або спеціальних карток з ідентифікаційними кодами працівників. Картка (жетон) вставляється в машину, яка фіксує код працівника і час. Процедура повторюється вранці і при кожному відлученні з робочого місця — в обідню перерву, після закінчення робочого дня.

Принципи внутрішнього контролю вимагають розподілу обов'язків, тому підрахунок відпрацьованого часу, нарахування і облік оплати праці, підготовка платіжної відомості і видача заробітної плати повинні здійснюватися різними особами. Ретельний облік має бути організований по кожному працівнику. Прийоми та звільнення з роботи належить своєчасно відображати в документах, щоб запобігти фальсифікації даних про витрати на оплату праці.

Фірми прагнуть так організувати облік оплати праці, щоб забезпечити:

• точне і своєчасне її нарахування;

• здійснення необхідних утримань та відрахувань, пов'язаних із заробітною платою;

• подання податковим органам необхідних звітів;

• контроль за рівнем витрат на заробітну плату.

Для обліку витрат з оплати праці і зобов'язань, які має фірма до моменту її виплати, використовуються рахунки «Витрати на оплату праці» та «Заробітна плата до сплати». Але, на відміну від вітчизняної облікової практики, бухгалтерські проведення з нарахування заробітної плати ніколи не обмежуються цими двома рахунками, тому що на рахунку «Витрати на оплату праці» відображається повна сума витрат, пов'язаних з використанням найманої сили. Це безпосередньо персоналу з оплати праці, а також заборгованість по податках, утриманих із заробітної плати та по інших утриманнях. Отже, бухгалтери зарубіжних фірм на рахунку «Заробітна плата до сплати» відображають суму, яка залишилася після всіх відрахувань і підлягає сплаті працівникам.

Рахунок «Заробітна плата до сплати» є реальним, балансовим, пасивним рахунком, по кредиту якого відображається виникненця зобов'язань з оплати праці при її нарахуванні, а по дебету — їх погашення при виплаті заробітної плати.

На суму нарахованої заробітної плати і утримань з неї на рахунках бухгалтерського обліку відображаються записи:

Дебет рахунка «Витрати на оплату праці» 10 000

Кредит рахунка «Прибутковий податок до сплати» 2000

Кредит рахунка «Утримання на обов 'язкове соціальне страхування до сплати» 750

Кредит рахунка «Профспілкові внески до сплати» 50

Кредит рахунка «Заробітна плата до сплати» 7200

Погашення заборгованості перед персоналом здійснюється шляхом зарахування заробітної плати на банківські рахунки персоналу. При цьому складається бухгалтерське проведення:

Дебет рахунка «Заробітна плата до сплати» 7200

Кредит рахунка «Грошові кошти» 7200

Крім зобов'язань щодо працівників, у роботодавця існують також інші зобов'язання, безпосередньо пов'язані з оплатою праці персоналу. Ці зобов'язання обумовлені відповідними федеральними законами (наприклад, про обов'язкове соціальне страхування) та контрактними обов'язками (відрахування профспілковим органам та пенсійні програми). Деякі з цих зобов'язань утримуються із заробітної плати працівників і перераховуються до відповідних органів, а деякі мають бути оплачені роботодавцем і становлять додаткові витрати фірми.

Утримання із заробітної плати регулюються законодавством кожної країни. Так, наприклад, у США із заробітної плати працівників здійснюються обов'язкові і добровільні утримання (рис. 8.2).

Рис. 8.2. Види утримань із заробітної плати працівників

Основним видом обов'язкових утримань із заробітної плати є податок на особистий прибуток громадян, який включає:

• федеральний прибутковий податок;

• прибутковий податок штату;

• податок на користь округів штату;

• податок на користь міста, в якому проживають громадяни. Федеральні внески на обов'язкове соціальне страхування, які утримуються із заробітної плати працівників, спрямовуються на пенсійне забезпечення, медичне обслуговування, надання допомоги по непрацездатності.

Більшість громадян зобов'язана складати річну податкову декларацію, в якій відображаються заробітна плата та інші прибутки, отримані від роботи По найму. Сума податку залежить від розміру заробітку та пільг, наданих конкретній особі. Наприкінці кожного року роботодавець складає на кожного працівника чотири примірники декларації про заробітну плату і податки за минулий рік. У ній відображається:

• загальна сума заробітної плати, зароблена працівником за рік;

• сума доходів, на яку нараховуються обов'язкові відрахування на соціальне страхування;

• сума утриманого прибуткового податку з громадян;

• сума обов'язкових відрахувань на соціальне страхування, утриманих із заробітної плати працівника.

Перший примірник цієї декларації направляється в управління соціального страхування, яке потім передає частину даних податковому управлінню. Другий примірник додається до переказу федеральних податків, третій — муніципальних, а четвертий залишається у працівника.

Із заробітної плати працівників також можуть здійснюватися утримання на добровільній основі. Це внески на додаткове пенсійне забезпечення, до ощадних фондів, на страхування, погашення кредитів та ін. Ці утримання здійснюються за дорученнями працівників. Профспілкові внески в різних штатах можуть бути або обов'язковими або добровільними. Суми, утримані із заробітної плати, перераховуються роботодавцем до відповідних державних органів чи фондів. У проміжок часу між утриманням грошей і їх перерахуванням, роботодавець має відображати ці суми як поточні (короткострокові) зобов'язання. Згадаємо бухгалтерський запис:

Дебет рахунка «Витрати на оплату праці» 10 000

Кредит рахунка «Прибутковий податок до сплати» 2000

Кредит рахунка «.Утримання на обов 'язкове соціальне страхування до сплати» 750

Кредит рахунка «Профспілкові внески до сплати» 50

Кредит рахунка Заробітна плата до сплати» 7200

Разом з тим, роботодавець несе інші витрати та мас зобов'язання, пов'язані з оплатою праці, які регламентуються федеральним законом про соціальне забезпечення та іншими законодавчими актами. Це обов'язкові відрахування з фонду заробітної плати, які мусять бути оплачені роботодавцем. До таких зобов'язань належать: обов'язкові відрахування на соціальне страхування (у частині, яка підлягає сплаті роботодавцем), обов'язкові відрахування до федерального фонду зайнятості та до фонду зайнятості штату (рис. 8.3).

Рис. 8.3. Види обов'язкових відрахувань із заробітної плати, які сплачує

роботодавець

На рахунках бухгалтерського обліку обов'язкові відрахування із фонду заробітної плати, що сплачуються роботодавцем, відображаються так:

Дебет рахунка «Витрати на обов 'язкові відрахування із фонду заробітної плати» 1100

Кредит рахунка «Відрахування на обов 'язкове соціальне страхування до сплати» 750

Кредит рахунка «Відрахування до федерального фонду зайнятості до сплати» 80

Кредит рахунка «Відрахування до фонду зайнятості штату до сплати» 270