Учет денежных средств. Касса. Расчёт наличными.

Порядок ведения кассовых операций в РФ регулируется следующим документом: "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержден решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.1993 №40. Согласно этому документу - для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

К организации кассы предъявляются некоторые специальные требования. Касса представляет собой специально оборудованное помещение. В кассу запрещается доступ лиц, не имеющих отношения к ее работе. Во время совершения операций с ценностями двери кассы должны быть заперты изнутри. Денежные средства и другие ценности должны храниться в сейфе.

Если в течение дня в кассу организации поступают наличные средства - в конце дня они должны быть сданы в банк. Денежные средства можно сдавать в учреждения Госкомсвязи России - то есть - на почту.

Некоторая сумма, называемая лимитом остатка кассы, может оставаться в кассе, но этот лимит должен быть обязательно согласован с банком, что оформляется соответствующими документами.

В частности, для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме N 0408020 "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу" ("Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", ЦБ РФ, 5 января 1998 г. N 14-П.). Банк письменно сообщает организации об установленном для нее лимите кассы. Если в ходе проведения проверки предприятия выяснится, что фактическая сумма денежных средств в кассе превышает сумму, отраженную в документах - организация будет оштрафована.

Из правила о лимите кассы есть одно важное исключение - организация может хранить в кассе наличные деньги, превышающие этот лимит, в том случае, если эти деньги предназначены для выплаты заработной платы. Эти суммы можно хранить в кассе не более трех дней, считая день их поступления из банка в кассу.

Если в организации имеется касса, это значит, что в ней должна быть предусмотрена должность кассира.

В небольших организациях должность кассира может выполнять другой сотрудник, например - бухгалтер. Кассир назначается на должность и снимается с нее приказом руководителя организации. Кассир должен дать расписку в ознакомлении с нормативным актом "Порядок ведения кассовых операций в Российской федерации", ЦБ РФ, 22.09.1993 №40. С кассиром заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности - в результате он несет ответственность за сохранность средств в кассе, за правильность оформления первичных кассовых документов. Кассир не имеет права хранить в кассе предприятия собственные средства.

Кассир не может доверить выполнение своих обязанностей другим лицам. Если нужно временно заменить кассира, временное возложение его обязанностей на другое лицо оформляется приказом руководителя, с новым кассиром также заключается договор о материальной ответственности. Если кассир меняется, должна быть проведена так называемая ревизия кассы - для этого назначается специальная комиссия, которая сверяет фактическое состояние кассы с материалами учета денежных средств в кассе.

Прием наличных денег предприятиями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин. За соблюдение порядка ведения кассовых операций несут ответственность руководитель организации, главный бухгалтер, кассир. А контроль за соблюдением кассовой дисциплины в организации ведут банки.

Ответственность за надлежащее оборудование помещения кассы, за сохранность денежных средств при их доставке в кассу, за соблюдение порядка ведения кассовых операций несет руководитель организации. В частности, в соответствии со ст. 15.1. Кодекса об административных правонарушениях, нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. Нарушения могут быть выражены в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размером, в неоприходовании или неполном оприходовании в кассу денежной наличности, в несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств или в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.