Тема 5.2. Требования к составлению и оформлению основных видов орд

Проанализируйте один конкретный информационно-справочный документ конкретной организации (протокол, акт, справку, докладную, объяснительную записки и др.), отразив следующие характеристики:

1. Состав реквизитов формуляра-образца конкретного вида документа, выбранного для анализа.

2. Соответствие/несоответствие требованиям формуляра-образца и ГОСТ Р 6.30-2003 анализируемого документа:

1. Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом.

2. Размер полей, угловое или продольное расположение реквизитов, на бланке или не на бланке оформлен документ.

3. Оформление каждого реквизита с точки зрения наличия/отсутствия обязательных элементов и порядка их расположения.

4. Оформление каждого реквизита с точки зрения месторасположения в документе, количества печатных знаков, требований к шрифту, интервалам и т.п.

5. Оформление текста документа с точки зрения его лингвистических и композиционных особенностей.

Анализ каждого реквизита должен сопровождаться выводами о качестве его составления и оформления с точки зрения способности иметь юридическое (доказательное), информативное, поисковое и/или иное значение.

Также должен быть сделан вывод о документе в целом: о верности/неверности его составления, о сохранности/несохранности доказательной силы документа, о культуре оформления и т.д.

2. Принадлежность анализируемого документа к определенному виду документов по различным классификационным признакам:

   1. По видам деятельности.

   2. По наименованию.

   3. По способу фиксации информации.

   4. По месту составления.

   5. По степени сложности.

   6. По степени гласности (секретности).

   7. По срокам исполнения.

   8. По юридической силе.

   9. По стадиям создания.

   10. По происхождению.

   11. По срокам хранения.

   12. По степени обязательности.

   13. По степени унификации и характеру содержания.

   14. Особое внимание студент уделяет характеристике кода документа по ОКУД – класс, подкласс, регистрационный номер формы документа, контрольное число.

Тестовые вопросы по курсу по разделу 4. «Структура документа», тема «Современные требования к формуляру управленческого документа

Выберите правильный ответ или ответы, поставив знак +, V или иной знак в свободные ячейки слева. Правильный ответ может быть:

- выбором одного варианта ответа из нескольких возможных;

- выбором нескольких правильных ответов из предложенного списка;

- указанием последовательности объектов.

Задание 1. Какой документ устанавливает правила оформления документов:

Задание 2. Продолжите определение: формуляр документа это - ...

Задание 3. На каком бланке может быть размещено изображение Государственного герба Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите:

Задание 4. Какой знак имеет право поместить на бланках документов предприятие, производящее какую-либо продукцию:

Задание 5. В свободной строке укажите, в какой последовательности должны располагаться наименования в бланке письма филиала организации:

Задание 6. Укажите реквизиты, НЕ включаемые в бланк письма:

Задание 7. Укажите, какие сведения включаются в состав реквизита "Справочные данные об организации" в бланках писем:

Задание 8. Выберите способы написания даты, предусмотренные ГОСТ Р 6.30-2003:

Задание 9. На каких документах реквизит «Дата документа» проставляется цифровым способом:

Задание 10. При подготовке документа к подписанию в реквизите «Дата документа» заранее печатают:

Задание 11. Какой элемент реквизита «Регистрационный номер документа» является обязательным:

Задание 12. Какие реквизиты НЕ должны быть размещены на общем бланке ГОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»:

Задание 13. Укажите реквизит, оформленный неправильно:

Задание.14. Укажите правильный вариант оформления справочной информации об организации:

Задание 15. Укажите правильный вариант оформления реквизита «Адресат» в письме, направляемом в организацию:

Задание 16. Какие из перечисленных документов НЕ подлежат утверждению:

Задание 17. Укажите правильный вариант резолюции руководителя:

Задание 18. Какой вариант заголовка Вы считаете правильным?

Задание 19. В какой форме следует представить унифицированный текст документа, если необходимо систематизировать информацию о нескольких объектах по некоторому набору признаков:

Задание 20. Укажите правильные варианты оформления отметки о наличии приложения в сопроводительном письме:

Задание 21. Какой из перечисленных реквизитов не относится к реквизитам удостоверения:

Задание 22. На каком экземпляре делового письма, подготовленном для отправки адресату, проставляются визы:

Задание 23. Имеет ли право работник организации отказаться от визирования подготовленного письма, если он с ним не согласен?

Задание 24. Укажите вариант оформления отметки об исполнителе, установленный ГОСТ Р 6.30-2003:

Задание 25. На каком экземпляре приказа проставляются визы:

Задание 26. Выберите правильный вариант оформления подписи в распорядительном документе организации (приказе, распоряжении):

Задание 27. Если заместитель руководителя организации имеет право подписывать документы вместо руководителя в случае его временного отсутствия, как должна быть оформлена подпись:

Задание 28. Как должна быть оформлена подпись в письме, если коммерческий директор фирмы (Н.И. Старков) находится в отпуске, а исполнение его обязанностей приказом возложено на заместителя коммерческого директора (Е.Д. Табакова):

Задание 29. Какие из перечисленных писем удостоверяются печатью:

Задание 30. Нужно ли приказы руководителя заверять печатью организации?

Задание 31. Какое утверждение является правильным:

Задание 32. Должен ли исполнитель, подготовивший текст письма, визировать документ?

Задание 33. Какой реквизит используется для удостоверения электронного документа:

Задание 34.Напишите названия реквизитов документа от 01до 30, соответствующие ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Рекомендации по самостоятельной подготовке к государственному междисциплинарному экзамену по организации и технологии ДОУ