2.5 Рекомендации по совершенствованию формирования актива бухгалтерского баланса

В ходе изучения особенностей формирования бухгалтерского баланса в организации ООО "Белый замок" было установлено, что показатели баланса достоверны, оценка статей баланса произведена правильно. Выявленные в ходе проверки ошибки в бухгалтерском балансе незначительны, и не могут повлиять на результаты финансового анализа.

При этом отметим, что не все организационные вопросы по поводу процедур закрытия отчетного периода отражены в учетной политике. Кроме того, в организации некоторые процедуры закрытия отчетного периода не соблюдаются.

Очень важно для организации снизить риск недостоверного отражения в учете фактов хозяйственной деятельности. Для этого необходимо составить и утвердить главным бухгалтером процедуры закрытия отчетного периода. При разработке указанных процедур целесообразно определить перечень мероприятий, сроки их проведения, ответственность исполнителей, а также порядок внутреннего контроля.

Процедуры закрытия отчетного периода должны быть отражены в организационном разделе учетной политики. Детально регламентировать процедуры закрытия отчетного периода в учетной политике не всегда целесообразно. Отдельные вопросы технологии обработки учетной информации могут быть оформлены специальным внутренними документами, утвержденными руководителем. Рекомендованный элемент учетной политики "Процедуры закрытия отчетного периода" представлен в таблице 2.2 (см. Приложение 4).

Особое внимание следует уделить ознакомлению ответственных исполнителей с процедурами, входящими в сферу их компетенции.

Далее, необходимо предотвратить утрату учетных регистров и первичных документов и внесение в них исправлений "задним числом" после закрытия счетов и составления бухгалтерской отчетности. Для этого в организации необходимо создать архив. Бухгалтера должны сдавать учетные регистры в архив, доступ к регистрам прошлых лет должен быть ограничен. Также должен быть разработан порядок подготовки первичных документов к передаче в архив.

При этом должен осуществляться контроль за тем, чтобы в архив сдавались только обработанные документы. Обработкой в данном случае является: сшивание документов; прослеживания факта полного и достоверного отражения информации, содержащейся в документах; проверка наличия подписи главного бухгалтера; составление реестра, в котором указываются номера сгруппированных документов, их количество и период составления.

В организации ООО "Белый замок" должна быть разработана процедура надлежащей обработки первичных документов и учетных регистров. Так, первичные документы, относящиеся к отчетному году, должны быть отделены от документов, относящихся к следующим периодам. Также необходимо фиксировать последние номера документов отчетного периода. Регистрация последних номеров первичных документов имеет две задачи: проконтролировать, что вес документы были сброшюрованы и на их основе сделаны записи по счетам бухгалтерского учета; исключить возможность бесконтрольного изъятия документов.

При обработке учетных регистров, внесение в них корректировок, главный бухгалтер должен следить за тем, чтобы в регистры вносились только санкционированные исправления. Поэтому записи, вносимые в учетные регистры в конце отчетного года, должны быть проверены. Целесообразно также обязать бухгалтеров оформлять корректирующие записи специальными справками, которые должны подписываться главным бухгалтером.

В организации ООО "Белый замок" перед составлением отчетности необходимо проводить полную инвентаризацию имущества и финансовых обязательств. Так как выборочная инвентаризация, проводимая организацией, не дает информацию о соответствии фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета.

Таким образом, составлению отчетности должна предшествовать значительная подготовительная работа, осуществляемая по заранее составленному специальному графику. Важным этапом подготовительной работы coставления отчетности является закрытие в конце отчетного периода всех операционных счетов: калькуляционных, собирательно-распределительных, сопоставляющих, финансово-результативных. До начала этой работы должны быть осуществлены все бухгалтерские записи на синтетических и аналитических счетах (включая результаты инвентаризации), проверена правильность этих записей.

Рекомендованные руководству ООО "Белый замок" процедуры закрытия отчетного периода и их проведение обеспечат полноту и своевременность учетной информации, обеспечат достоверность данных бухгалтерского баланса.