2.3 Процедуры закрытия отчетного года в организации

Составлению отчетности предшествует значительная подготовительная работа, которая осуществляется по заранее составленному графику.

Процедурами закрытия отчетного периода называются мероприятия, направленные на разделение учетной информации о фактах хозяйственной жизни, относящиеся к разным отчетным периодам. Бухгалтерская отчетность составляется за отчетный год, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря включительно).

Одной из основных процедур закрытия отчетного периода является инвентаризация. Согласно п.2 ст.12 Закона РФ "О бухгалтерском учете" перед составлением годовой отчетности необходимо провести полную инвентаризацию всего имущества предприятия.

В конце каждого отчетного года в организации ООО "Белый замок" проводится выборочная инвентаризация всех видов имущества. Результаты годовой инвентаризации отражаются в годовом бухгалтерском отчете, то есть бухгалтерскими записями отчетного года. Источники покрытия по факту недостач устанавливаются приказами за подписью руководителя организации.

В ходе исследования достоверности показателей отчетности за 2007г., были выявлены незначительные расхождения между показателями бухгалтерского баланса и фактическим наличием материальных запасов и основных средств. Ошибки были допущены именно по тем видам имущества, по которым инвентаризация перед составлением отчетности проводилась выборочная.

Так, например, по данным сводных ведомостей сумма материальных ценностей составляла на конец 2007 года 671223 руб. Фактически стоимость материальных ценностей равна 671523 руб. (не учтены фасовочные пакеты общей стоимостью 300 рублей). Таким образом, здесь еще наблюдается ошибка в округлении значений показателей отчетности. Фактически по строке 211 бухгалтерского баланса на конец 2007 года (на 01.01.2008г) должна была проходить сумма в 672 тыс. руб.

Важным этапом подготовительной работы составления отчетности является закрытие всех операционных счетов в конце отчетного периода. До начала этой работы в организации осуществляются все бухгалтерские записи на синтетических и аналитических счетах (включая результаты инвентаризации), проверена правильность этих записей.

Обработка первичных документов по завершению отчетного периода не проводится. С 1 января отчетного года вводится новая нумерация первичных документов, но при этом не осуществляется регистрация последних номеров первичных документов.

После первого числа следующего за отчетным годом главный бухгалтер утверждает и подписывает учетные регистры по синтетическим счетам учета за последний месяц. Данные из учетных регистров синтетического учета не позднее 15 января разносятся в Главную книгу. Чтобы исключить пропущенных данных или повторных записей в каждом учетном регистре делается отметка о том, что его показатели полностью перенесены в Главную книгу. Затем по каждой странице подсчитывается итог оборотов по дебету синтетических счетов и определяется сальдо на конец года.

При обработке учетных регистров по окончании отчетного года в них вносятся все санкционированные корректировки. К корректировкам, отражаемым заключительными оборотами декабря, относятся: отражение результатов инвентаризации; использование прибыли прошлых лет (реформация баланса). Все санкционированные исправления проводи главный бухгалтер.

Реформацию баланса осуществляет главный бухгалтер. Перед тем, как в учетных регистрах отражается использование чистой прибыли, главный бухгалтер проверяет правильность формирования показателя прибыли отчетного года. А именно он убеждается, что результативные счета не имеют сальдо на конец года, отражены результаты инвентаризации, на финансовый результат списаны все суммы, подлежащие списанию в конце года. В бухгалтерском балансе финансовый результат отчетного периода отражается как нераспределенная прибыль (непокрытый убыток). В течение года финансовый результат предприятия отражался на счете 99 "Прибыли и убытки". Аналитический учет нераспределенной прибыли организован таким образом, чтобы он обеспечивал формирование информации по направлениям использования средств.

В конце отчетного 2007 года была проведена реформация баланса. Последними оборотами декабря счет 99 "Прибыли и убытки" был закрыт, и прибыль, полученная организацией в отчетном году, была списана на счет 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)" следующей бухгалтерской записью:

Дебет счета 99 "Прибыли и убытки"

Кредит счета 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)"

Сумма - 460 тыс. руб.

Таким образом, чистая прибыль ООО "Белый замок" в 2007 году составила 460 тыс. руб. Аналитический учет по счету 99 "Прибыли и убытки" обеспечивает формирование данных, необходимых для составления Отчета о прибылях и убытках (форма №2).

Решение о распределении чистой прибыли принимается учредителями организации в начале года, следующего за отчетным. Так, общим собранием участников, часть прибыли в сумме 180 тыс. руб. была направлена на формирование резервного фонда.

Таким образом, на конец отчетного 2007 года нераспределенная прибыль организации составила 363 тыс. руб. При этом нераспределенная прибыль - это часть чистой прибыли, которая не была распределена между участниками общества и осталась в распоряжении предприятия.

По завершению всех процедур закрытия отчетного периода, составляется Сводная сальдо - оборотная ведомость (приложение 1). Она составляется по данным Главной книги. Так, по данным сальдо - оборотной ведомости общее сальдо по активным и пассивным счетам на конец 2007 года составило 3554 тыс. рублей. При корректировке этой суммы на остаток по счету 02 "Амортизация основных средств" (основные средства показываются по остаточной стоимости) на сумму 323 тыс. руб. получим валюту баланса на конец 2007 года в сумме 3231 тыс. руб.

На основе данных сальдо - оборотной ведомости на предприятии ООО "Белый замок" составляется бухгалтерский баланс за отчетный период.

Итак, при изучении процедур закрытия отчетного периода в организации ООО "Белый замок" было выявлено, что некоторые их них не соблюдаются. Так, не проводится полная инвентаризация всех видов имущества, обработка первичных документов по завершению отчетного периода.