2. Автоматизированный учет движения материальных ценностей на складе

2.1 Требования к бухгалтерским программам автоматизированного учета материальных ценностей на складе

На предприятиях с большим объемом хозяйственных операций, большой номенклатурой товаров на складах, широким кругом контрагентов (поставщиков и покупателей), при наличии оперативного и управленческого учета, при осуществлении финансового анализа используются бухгалтерские программы фирмы «1С».

Программа «1С: Торговля и склад» отвечает требованиям любых систем и методологий учета на предприятиях различных форм собственности. Эта программа работает монопольно и в сетевой версии. Операционной системой являются: Windows, Windows NT.

В программе «1С: Торговля и склад» возможен количественный и суммовой учет в валюте любой страны. Программа «1С: Бухгалтерия» позволяет изменять конфигурацию; формы первичных и отчетных документов; изменять справочники номенклатур, контрагентов, сотрудников и т.п. Программа позволяет осуществлять расчеты итогов за год, квартал с разбивкой по месяцам.

Программа «1С: Предприятие» состоит из трех компонентов: «Бухгалтерский учет», «Оперативный учет», «Расчет», каждый из которых является гибким универсальным модулем постройки бухгалтерского комплекса.

«Бухгалтерский учет» обеспечивает ввод хозяйственных операций с формированием бухгалтерских проводок.

«Оперативный учет» предназначен для учета наличия и движения основных и оборотных средств, финансовых потоков предприятия.

«Расчет» содержит механизмы выполнения сложных расчетов и формирование бухгалтерских итогов.

Для осуществления учета материальных ценностей на складах, где очень большая номенклатура товаров, программа «1 С-Торговля и склад» наиболее удобна, так как она совместима с программами «1С:Бухгалтерия» и «1С: Предприятие» и позволяет передачу данных складского учета в бухгалтерию предприятия без дополнительной обработки.

Программа «1С:Торговля и склад» осуществляет количественный и суммовой учет материальных ценностей на складах по каждой позиции. Каждому наименованию товара присваивается номенклатурный номер, по которому идет учет количества и стоимости поступившего товара. Учет материальных ценностей ведется в соответствии с Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов и ПБУ 5/01.Составными частями материально-производственных запасов являются сырье, основные и вспомогательные материалы, тара, запчасти, топливо, спецодежда, инструмент, полуфабрикаты собственного изготовления и готовая продукция. Цена материальных ценностей определяется учетной политикой предприятия. Это может быть фактическая себестоимость материалов или учетная цена. Расчет фактической себестоимости МПЗ является трудоемким процессом, потому что в нее включаются затраты по приобретению товара, доставке, хранению и рассчитать ее можно только в конце месяца.

При большой номенклатуре товаров на складах применяются учетные цены, которые корректируются доведением до фактической себестоимости путем расчета процента и суммы транспортно-заготовительных расходов. Путем сложения учетной цены и суммы транспортно-заготовительных расходов определяется фактическая цена каждой позиции материалов. С применением автоматизированных систем складского учета расчет такой цены не составляет труда, несмотря на всю сложность расчетов. Способ оценки материальных ресурсов по средней стоимости традиционен в отечественной учетной практике

Метод «ФИФО»- первая партия на приход - первая в расход, независимо от того, какая партия материалов отпущена, сначала отпускают материалы по цене первой закупленной партии, затем по цене второй партии, и т. д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц.

Метод «ЛИФО»- правило: последняя партия на приход - первая в расход. В начале списываются материалы по себестоимости последней партии, затем предыдущей и т. д.

Указанные методы оценки материалов требуют постановку аналитического учета материалов по времени поступлениям, а не только по видам материалов.

Можно оценить израсходованные материалы расчетным путем, используя формулу

S = On + St - Ok,

где S - стоимость израсходованных материалов;

On и Ok -- стоимость начальных и конечных остатков материалов;

St - стоимость поступивших в течение месяца материалов.

Важным моментом является не только определение учетной цены материала, но и установка единица учета материальных ценностей. Это может быть вид, сорт, марка, размер материалов, по каждому номенклатурному номеру.

В информационную систему вносятся основные положения учетной политики предприятия:

Рис.4 заполнение документа «Учетная политика»

При использовании способов «ФИФО» и «ЛИФО» необходим учет товаров по партиям, который дает возможность отслеживания даты поступления товара. В бухгалтерском учете материалы принимаются к учету по фактической себестоимости.

Четкость взаимодействия персонала, соблюдение заданных алгоритмов поведения, отрегулированный документооборот - все это обеспечивает качество работы автоматизированной системы, осуществляющей задачи складской логистики.

Простота документооборота позволяет прослеживать движение материалов, быстро принимать решения по приемке, выдаче, перемещению, маркировке товаров.

Чтобы избежать недостач, порчи, пересортицы, ошибок персонала (умышленных, а также неумышленных) необходимо ограничить действия персонала рамками должностных инструкций.

Автоматизация учета на складе требует четкого определения зон приемки, хранения товаров, его «адреса» таким образом, чтобы поиски не занимали много времени. В процессе автоматизации расписываются принципы размещения товара, и в дальнейшем программа сама будет присваивать товару «адрес» при приемке его на склад. Определяются принципы автоматизации идентификации товара, т.е. присваивается номенклатурный номер каждой позиции товара, что позволяет экономить время при работе с программой автоматического учета. Программа автоматического учета облегчает работу не только кладовщикам, но и позволяет руководителю и менеджерам определять необходимость пополнения запасов, производить анализ реализации, контролировать расчеты с поставщиками и покупателями.

Программа «1С: Торговля и склад» позволяет вести административное управление системой. Администратор определяет пользователей, назначает им пароли и право доступа к информации, просматривает историю их работы, может устанавливать для каждого пользователя свой интерфейс (меню, панель инструментов). Особенность программ ««1С: Торговля и склад» - возможность изменения конфигурации только организациями, которые осуществляют внедрение и поддержку программных продуктов фирмы «1С».

бухгалтерский информационный программа учет