16 Архивные описи. Назначение функции описи.

Архивные описи. Архивная опись — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и создания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она является основным учетным документом и справочником по содержанию документов (представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений — (дат, количества листов) о составе и содержании дел архивного комплекса (архивного фонда, объединенного архивного фонда, коллекции) с самостоятельной порядковой нумерацией (при­ложение 8). Опись выполняет одновременно три важнейшие функции в системе научно-справочного аппарата: 1) раскрытие состава и содержания дела; 2) закрепление систематизации дел внутри фонда или его части; 3) обеспечение учета дел.

Опись является первичным справочником, на основе которого составляются другие информационно-поисковые справочники (каталоги, обзоры, путеводители и др.).

Описи составляются в основном в ведомственных архивах. В государственных архивах же проводится главным образом работа по усовершенствованию ранее составленных описей. Это вызвано несоответствием их информационного уровня современным требованиям использования документов. Кроме того, описи готовятся на фонды личного происхождения.

Все подготовленные описи на документы постоянного срока хранения учреждений и личного происхождения утверждаются ЭПК архивных учреждений.

Опись состоит из собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и вспомогательного справочного аппарата к ней.

Описательная статья описи — это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:

— порядковый номер;

— делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

— заголовок дела;

— крайние даты документов (число, месяц, год);

— количество листов в деле.

Вспомогательный справочный аппарат к описи. Каждый элемент вспомогательного справочного аппарата к описи несет определенную информационную нагрузку. Их выбор определяется дифференцированно, в зависимости от категории фонда. Для описей всех фондов составляются:

— титульный лист;

— оглавление, если опись имеет разделы;

— список сокращенных слов;

— переводные таблицы шифров, если опись фонда перерабатывалась.

Для описей фондов первой и второй категорий, кроме указанного, составляются предисловия и указатели.

Категорийность фонда оказывает также существенное влияние на информационный уровень вспомогательного справочного аппарата к описи. Для фондов первой категории предисловие составляется более подробно, особенно по истории фондообразователя; в дополнение к нему могут разрабатываться схемы классификации документов, структуры учреждений и др. Указатели к таким фондам делаются более развернутыми, чем к описям фондов второй категории.