Приложение 4. Система первичных документов аис-бу

Документальная регистрация хозяйственных фактов, отражаемых в учете, является одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета. Поэтому все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любой производственно-хозяйственной или финансовой операции формируется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета.

Как носитель информации первичный документ представляет собой бланк установленной формы, заполненный необходимыми данными и подписанный должностными лицами, что придает ему юридическую силу.

С формальной точки зрения документы, обрабатываемые в компьютерных системах можно разделить на операционные и полнотекстовые.

Полнотекстовыми называются слабоструктурированные документы, обычно не подлежащие сколько-либо формализованной обработке - законы, нормативные акты, приказы, договоры, письма, протоколы совещаний и т.д.

Операционные документы качественно и количественно характеризуют осуществляемые предприятием хозяйственные операции и обычно содержат определенный набор реквизитов, позволяющих выполнять их формализованную вычислительную обработку и, в частности, формировать записи на счетах бухгалтерского учета. Для этого они определенным образом структурируются. Обычно во все экземпляры документов одного типа включается один и тот же набор реквизитов.

В дальнейшем изложении речь исключительно идет об операционных документах, поскольку формализованные процедуры обработки в АИС БУ применяются только к ним.

По отношению к бухгалтерии документы делятся на внешние, поступающие из подразделений предприятия и от внешних организаций, и внутренние, формируемые внутри бухгалтерии. Документы, поступающие от внешних организаций, являются входящими документами. Все они считаются исходными для обработки.

По способам использования первичные документы могут быть разовыми и накопительными. Разовый документ используется для оформления однократно совершаемой хозяйственной операции. Накопительный документ применяется для многократно совершаемых однотипных операций в течение некоторого отрезка времени. Примером разового документа является материальное требование, накопительного – лимитно-заборная карта.

По числу отражаемых учетных объектов различают однострочные и многострочные первичные документы. Однострочные документы отражают хозяйственную операцию по одному учетному объекту и многострочные – по нескольким учетным объектам. Примером однострочного документа является материальное требование, по которому отпускается один материал, многострочного – тоже требование, но отражающее отпуск нескольких материалов.

По назначению документы подразделяются на документы-основания, сопроводительные документы и специализированные документы.

Документы-основания – это документы, которые регламентируют операции между юридическими лицами. К числу их относятся договоры, счета, счета-фактуры, платежные поручения, гарантийные письма и т.п. Их называют также организационно-распорядительными документами.

Документы-основания могут находиться в одном из трех состояний: оформляемый, исполняемый, исполненный (закрытый).

В компьютерной системе эти документы создаются, печатаются, а сведения о них хранятся в информационной базе. В них отсутствует подтверждение факта совершения хозяйственной операции, поэтому они не могут служить основанием для создания бухгалтерских записей.

Сопроводительные документы отражают суть фактически выполняемых операций. Они подтверждают совершение хозяйственной операции, имеют юридическую силу и служат для материально-ответственных лиц оправданием в расходе или получении ценностей. Их также часто называют оправдательными документами.

Сопроводительные документы подразделяются на две группы:

• документы, подтверждающие операции перемещения товарно-материальных ценностей, либо выполнения работ, услуг. К ним относятся складские ордера, накладные различных видов, акты выполнения работ, услуг и т.п.

• финансовые документы, подтверждающие операции перемещения наличных и безналичных финансовых средств. К ним относятся банковские и кассовые документы.

Сведения о сопроводительных документах не только хранятся в информационной базе учета, но и являются основой для формирования бухгалтерских записей.

Сопроводительные документы по многим хозяйственным операциям связаны с документами-основаниями. Сопроводительные документы могут служить основой для формирования других документов, либо на них может быть сделана ссылка в хозяйственных операциях.

Хранимые в информационной базе документы, могут быть связаны и с хозяйственными операциями информационной базы учета. В частности, в операциях, формируемых при обработке выписки банка, указываются ссылки на платежное поручение. Ввод данных по выписке банка можно выполнять как с помощью специального документа "Выписка", так и вручную или с использованием типовых операций. В любом случае в формируемых операциях будет указана ссылка на конкретный документ – платежное поручение. В ряде случаев система автоматизации может быть настроена так, чтобы точно указывать, какая часть суммы платежного поручения "закрывала" ту или иную поставку или даже часть задолженности, возникшей в результате поставки.

Специализированные документы предназначены для автоматического формирования проводок по регламентным операциям бухгалтерского учета. Прототипом этих документов являются документы бухгалтерского оформления, широко используемые при ручной технологии: листки-расшифровки, бухгалтерские справки и расчеты и т.д. С помощью специализированных компьютерных документов можно точно и быстро выполнить весьма сложные и трудоемкие расчеты и сформировать по ним все необходимые проводки в информационной базе. Они позволяют решать задачи по формированию проводок при начислении износа основных средств и нематериальных активов, переоценке рублевого покрытия валютных остатков по счетам и объектам аналитического учета, формированию финансовых результатов на конец месяца. Например, в программе "1С: Бухгалтерия" для выполнения перечисленных задач используются такие специализированные документы, как "Начисление амортизации основных средств" и "Начисление амортизации нематериальных активов", "Переоценка валюты", "Закрытие месяца" и др.

При использовании специализированных документов в компьютерных системах сложные расчеты можно повторять многократно. Это весьма важно в тех ситуациях, когда была допущена ошибка при вводе информации или введены неполные данные. В этих случаях в компьютерной системе достаточно исправить неверные и ввести недостающие данные, а далее применить специализированный документ для повторного выполнения расчета. Тогда старые проводки удалятся, а на основе выполненного расчета сформируются новые проводки. Таким образом, компьютерная система позволяет бухгалтеру достаточно легко и просто исправить ошибки и заново выполнить весьма трудоемкие расчеты.

По унификации и типизации форм различают типовые и индивидуальные документы.

В компьютерных системах применяются преимущественно типовые формы первичных документов. Они содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Эти альбомы являются частью унифицированной системы документации (УСД). Каждому из типовых документов присваивается код в соответствии с общесоюзным классификатором управленческой документации (ОКУД). Код указывается в верхнем левом углу типового документа.

Общее методическое руководство по разработке типовых форм документов, порядку их заполнения и применения осуществляет с 1998 г. Государственный комитет Российской Федерации по статистике по согласованию с Министерством финансов и Министерством экономики Российской Федерации.

Типовые документы бывают двух видов: межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые типовые документы являются едиными для всех предприятий любой отрасли и форм собственности. К ним относятся первичные документы по учету основных средств, учету материальных ценностей, учету готовой продукции, учету кассовых, банковских и расчетных операций. Примерами таких документов являются платежное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, требование на отпуск материалов, приходный ордер на материалы, расходная накладная и др.. Разработаны рекомендации по ведению бухгалтерского учета и применению единых учетных регистров на малых предприятиях..

Отраслевые типовые документы используются в пределах отдельной отрасли. Они отражают специфику оформления учетных операций конкретной отрасли. Чаще всего отраслевые типовые документы используются для регистрации операций по заработной плате, учету затрат, некоторых операций учета готовой продукции.

При создании АИС-БУ в соответствии с Законом "О бухгалтерском учете", прежде всего, используются типовые формы документов. Если такая возможность отсутствует, то разрабатываются новые формы документов с учетом требований, предъявляемых к документам. Такие формы документов подлежат обязательному утверждению руководителем предприятия.

Современные программные продукты автоматизации бухгалтерского учета поддерживают возможность формирования основных форм типовых первичных документов, которые могут быть использованы бухгалтером в работе. Кроме того, некоторые поставщики программных продуктов, например, компания "1С" создали электронные альбомы типовых первичных документов.

Стандартная форма типового документа имеет три части :

• заголовочную;

• содержательную;

• оформляющую.

Заголовочная часть документа содержит реквизиты общие для всего документа. К ним относятся: наименование объекта (предприятия); код документа по ОКУД; наименование и номер документа; дата составления; некоторые реквизиты-признаки, общие для всего документа. Например, в материальном требовании имеются такие реквизиты, как склад-отправитель, склад-получатель.

Содержательная часть документа отражает реквизиты, характеризующие хозяйственную операцию. Как правило, эта часть строится в виде многострочной таблицы, в графах которой располагаются реквизиты-признаки и количественно-стоимостные реквизиты показателей, т.е. учетных объектов в зависимости от хозяйственной операции. Например, многострочное требование содержит код и наименование материала, код и наименование единицы измерения, количество затребованного и отпущенного материала, цену, сумму. В строках указываются значения этих реквизитов по каждому материалу, занесенному в документ.

Оформляющая часть документа содержит подписи юридических лиц, отвечающих за разрешение хозяйственной операции и правильность составления документа.

Унифицированные типовые документы должны отвечать некоторым общим требованиям:

• иметь стандартную форму построения;

• содержать необходимые и достаточные для решения задач управления показатели;

• исключать дублирование одних и тех же показателей в разных документах;

• быть приспособленными к автоматизированной обработке.

В системах автоматизации учета вводится понятие "вид документа", или "тип" документа.

Вид документа отождествляется с любой формой документа: типовой или индивидуальной. О совокупности документов, имеющих общее назначение и единую форму, говорят как о документах одного вида. Видом документа является, например, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, материальное требование и другие типовые документы. Видом документа может быть также индивидуальный специализированный документ, как вышеуказанные документы, применяемые в системе "1С: Бухгалтерия" – "Начисление износа основных средств", "Закрытие месяца" и др. В типовую конфигурацию этой системы включено около 40 видов документов. С помощью средств конфигурирования здесь можно создать неограниченное число видов документов. Однако для некоторых, редко встречающихся хозяйственных операций не имеет смысла создавать свой вид документа. Их проще вводить вручную или использовать при вводе аппарат типовых операций.

Вид документа может иметь: экранную форму, печатную форму и для него могут задаваться правила формирования проводок.

Каждый вид документа обязательно имеет визуальное представление – экранную форму. Она предназначена для ввода документа в информационную базу и заполняется при его вводе. В системах автоматизации учета реализуются четыре основных варианта экранных форм документов:

1. экранная форма является копией первичного документа с указанием типа и разрядности реквизитов. По мере ввода данных обеспечивается автоматический переход от реквизита к реквизиту;

2. экранная форма представляется в виде унифицированного макета, общего для нескольких видов документов, предназначенных для отражения близких по типу хозяйственных операций и имеющих приблизительно одинаковый состав реквизитов. Например, единая экранная форма разрабатывается для приходного и расходного кассовых ордеров.

3. экранная форма имеет макет вертикального расположения реквизитов документа.

4. экранная форма также, как первичный документ, имеет заголовочную часть, а для отдельных видов документа и табличную часть для внесения сведений об объектах учета. При вводе данных курсор последовательно переходит только к тем реквизитам, которые должен ввести бухгалтер. Все реквизиты, которые хранятся в справочниках, например банковские реквизиты контрагента, а также реквизиты, которые могут быть получены расчетным путем, например стоимостные, в экранную форму включаются автоматически.

Таким образом, в последнем варианте структура экранной формы максимально приближена к структуре первичных документов, а также обеспечен минимальный ввод исходных данных.

Многие виды документов, прежде всего, типовые документы имеют печатную форму. Она в точности совпадает с бумажным аналогом. После ввода информации документа в систему эта форма может быть отпечатана в любом числе экземпляров. Печатной формы, как правило, не имеют специализированные документы.

Для многих видов документов, в частности, для сопроводительных типовых и индивидуальных документов, задаются правила формирования проводок для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Как уже было сказано, достаточно большой набор основных типовых первичных документов таких, как счет-фактура, платежное поручение, приходный и расходный кассовые ордера, накладная поступления материалов, требование на отпуск материалов и другие, поставляются с системой. Вместе с тем, формы документов подвержены изменениям, иногда приходится создавать и собственные виды документов. Поэтому крайне желательно, чтобы система автоматизации учета позволяла изменять формы действующих первичных документов и создавать новые формы документов. Однако, это требование соблюдается отнюдь не всегда.

Инструментарий создания собственных видов документов у программ разный. Обычно он достаточно сложен, чтобы бухгалтер мог справиться с этим самостоятельно, не прибегая к помощи разработчика или его представителя – дилера.

Новые формы документов создаются путем их параметрического описания и включения в справочник первичных документов. Разные системы имеют свой язык описания форм и показателей первичного документа, а также правил формирования связанных с ним проводок.

В автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета важно не только иметь комплект компьютерных форм документов и обеспечить максимально комфортную работу при вводе в них данных, но и организовать оптимальную схему движения документов – документооборот, который бы поддерживал естественную технологию работы с документами. Электронный документооборот рассматривается здесь только применительно к процедурам обработки операционных документов при осуществлении бухгалтерского и оперативного учета.

В настоящее время сформировались два основных подхода при работе с операционными учетными документами.

Первый исходит из того, что каждый возникший документ сразу же должен найти отражение на счетах бухгалтерского учета. В основе его лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях. В этом случае сначала программа предлагает бухгалтеру заполнить экранную форму первичного документа, после чего по его данным могут быть сформированы бухгалтерские записи, а сам документ сохраняется в электронном реестре. При изменении данных документа проводки автоматически переформировываются. Таким образом, документ рассматривается, главным образом, как основа для формирования записей на счетах, а все обобщения данных осуществляются уже на их основании. Такой подход характерен для большинства программ, предназначенных исключительно для решения задач бухгалтерского учета.

Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязей между документами разных видов. Он применяется в тех случаях, когда программные средства автоматизации бухгалтерского учета рассматриваются как составная часть комплексной системы автоматизации управления всем предприятием.

Данный подход базируется на четырех основных положениях:

• большая часть документов возникает вне бухгалтерии и, следовательно, массивы документов могут формироваться и храниться в электронных архивах вне бухгалтерии;

• между документами разных видов существует тесная взаимосвязь;

• документ не является только средством отражения хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета;

• процесс формирования документа и соответствующих ему записей на счетах бухгалтерского учета может быть разделен во времени.

Известно, что большая часть информации о производственно-хозяйственной деятельности предприятия формируется вне бухгалтерии – в цехах, на складах, в отделах снабжения и сбыта и других оперативных подразделениях предприятия. В службах оперативного управления документы формируются, регистрируются в реестрах и хранятся в электронных архивах. Работая с ними, работники оперативных служб могут выполнять свои функции независимо от бухгалтерии. Они могут получать различные аналитические разрезы при работе с документами и контролировать исполнение документов-оснований (договоров, счетов и т.д.), проверять соответствие отдельных сопроводительных документов (накладных на отпуск товаров и расходных ордеров) документам-основаниям и т.д.

При таком подходе функции по ведению аналитического учета могут быть гибко разделены между службами оперативного управления и бухгалтерией. К примеру, в бухгалтерии необязательно вести учет взаиморасчетов с точностью до документов-оснований (контрактов, договоров, счетов). Эта аналитика может отслеживаться службами оперативного управления, а проводки по совершенным хозяйственным операциям могут формироваться в целом по суммам документов, свернутых до уровня контрагентов. При этом необходимая аналитика не теряется, но существует в иной, отстраненной от балансовых счетов форме. Благодаря этому каждая подсистема управления получает ровно столько функций, сколько ей необходимо.

Электронные копии документов из оперативных подсистем передаются бухгалтерии для обработки. Работники бухгалтерии на их основе формируют записи на счетах бухгалтерского учета без или с использованием аппарата типовых операций. Типовая операция может быть применена не к одному документу, а к совокупности документов одного вида. Тогда при массовом вводе документов одного вида, отражающих одну и ту же хозяйственную операцию (пачке документов), проводки можно получить в свернутом, итоговом виде по группе документов. Иными словами, можно формировать групповые проводки.

Таким образом, в этом случае:

• документ рассматривается не только как средство формирования бухгалтерских записей (проводок), а является полноправной информационной единицей;

• документы создаются и хранятся в виде электронных копий вне бухгалтерии и работники служб оперативного управления имеют возможность выполнять свои функции, используя созданную базу документов. Наличие документов в интегрированной базе данных дает возможность вести учет товарно-материальных ценностей и состояния взаиморасчетов, проводить расчет себестоимости выпущенной продукции и оценивать финансовые результаты реализации без отражения этих данных в бухгалтерском учете;

• благодаря интеграции информационной базы бухгалтерия имеет доступ к базам (архивам) документов, хранящимся в других подсистемах. Это обеспечивает освобождение учетной базы от хранения излишней аналитической информации. Но при этом работники бухгалтерии всегда могут получить требуемые расшифровки и аналитические разрезы.

В качестве примера реализации подобного подхода можно указать на систему “Галактика”.

1 В дальнейшем изложении будет применяться термин "информационная система", подразумевая под этим "экономическая информационная система"

2 Аббревиатура IT является сокращением термина Information Technology, что в переводе с английского означает "Информационная технология".

74