17 Каталоги. Назначение и виды каталогов.

Архивные каталоги. Среди архивных справочников каталоги занимают одно из ведущих мест. Они являются подсистемой НСА, выполняющей информационно-поисковую функцию и позволяющей в наиболее доступной и удобной форме раскрывать содержание документов. Каталоги дают возможность собрать в одном месте сведения по одному и тому же лицу, учреждению или вопросу, находящиеся в документах различных фондов, и тем самым облегчают работу как исследователей, так и сотрудников архивов.

Каталог — межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.

В настоящее время в большинстве белорусских государственных архивов созданы систематические и именные, в некоторых имеются предметные, географические и другие каталоги. При определении их состава архивисты исходят из профиля архива, состава и содержания его фондов, интенсивности и задач использования документов, наличия других архивных справочников и их качества, материально-технических возможностей архивного учреждения. В НА РБ, например, имеются систематический и именной каталоги, а также предметно-тематический каталог на документы периода Великой Отечественной войны и картотека участников партизанского движения и подполья республики.

Систематический каталог — это каталог, в котором документная информация систематизирована по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. Он занимает ведущее место среди каталогов.

В белорусских архивах систематические каталоги построены по “Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР” (XVIII — начало XX в.) (М., 1983 г.) и “Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР” (советский период) (2-е издание. М., 1978).

В основе схем лежит сочетание двух способов раскрытия явлений действительности — логического и исторического.

Все общие понятия, образующие структуру схем, организованы в основном по логическому принципу: применяется деление от общего к частному и от высшего к низшему. Схемы единой классификации (СЕК) состоят из главных, основных таблиц и таблиц общих определителей.

Главные таблицы — стержень структур схем, концентрированно раскрывают всю совокупность понятий о содержании поисковых систем.

В Схеме ... (XVIII — начало XX в.) выделены следующие отделы:

1. Б/З Государственная власть. Государственное управление. Самоуправление. Охрана существующего строя;

2. И — Общественно-политическое движение. Революционная борьба;

3. К — Природные условия;

4. Л/Т — Экономическое развитие;

5. У/Н — Культура. Наука. Быт. Религия.

Схема советского периода также состоит из пяти отделов:

1. А — Великая Октябрьская социалистическая революция. Установление и упрочнение Советской власти;

2. Б/З — Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности;

3. И/К — Общественно-политическая жизнь. Общественно-политическое движение;

4. Л/Т — Народное хозяйство;

5. У/Н — Культура. Наука. Здравоохранение.

Основные таблицы СЕК включают совокупность специфических понятий, наполняющих отделы главных таблиц и являющихся ключом для организации и построения систематического каталога. Общая структура ее такова: каждый из отделов делится на подотделы, в основном по отраслевому признаку, подотделы располагаются в логической последовательности и имеют свое специфическое внутреннее деление на разделы и подразделы.

Таблицы определителей предназначены для большей детализации понятий и исключения повторов в текстах основных таблиц схем. Применение таблиц определителей создает возможность многоаспектной характеристики информации.

Таблицы определителей СЕК подразделяются на два типа: таблицы общих определителей и таблицы специальных определителей.

Таблицы, в которых содержатся понятия, обозначающие характерные признаки для информации всех или многих подразделений схем, относятся к таблицам общих определителей. Например, в Схеме XVIII — начала XX в. имеются следующие таблицы общих определителей: аспекты групп населения, языка, административно-территориальных единиц и отдельных регионов.

Таблицы, в которые включены понятия, обозначающие признаки, характерные для информации определенных подразделений схем, относятся к таблицам специальных определителей и используются только в тех подразделениях схем, для которых они составлены. В Схеме советского периода имеется, например, таблица специальных определителей аспекта к подразделу “Э” — “Физкультура и спорт”. К схеме приложены алфавитно-предметные указатели со ссылками на соответствующие индексы, которые помогают ориентироваться в понятиях основных таблиц, таблиц общих и специальных определителей. Имеющиеся методические указания по применению схем содержат характеристику СЕК, рекомендации по их применению, методику индексирования, вопросы организации и ведения каталогов в государственных архивах. Они снабжены примерами, которые помогают освоить методику работы со схемами.

Существенным недостатком разработанных специалистами ВНИИДАД и Главархива СССР классификационных схем является то, что в них в недостаточной степени отражены исторические события, происходившие в стране, и особенности развития союзных республик. Поэтому в белорусских архивах вошло в практику составление дополнений к отдельным разделам общепринятых схем с учетом информации, накопленной в систематических каталогах.

Например, подраздел БО раздела “Государственное строительство” схемы единой классификации выглядит так:

БО “Национальная политика” сведения об установлении, развитии и совершенствовании новых отношений между нациями и народностями СССР, устранении расовой и национальной нетерпимости в отношениях между нациями, охране национальных меньшинств.

С учетом хранящейся информации существенно доработан отдел “Н” “Промышленность”.

По мере поступления новой информации в схему вносятся соответствующие дополнения.

В государственных архивах постоянно ведется работа по пополнению каталогов новой документной информацией. Каталогизация — это комплекс работ по созданию архивных каталогов, включающий разработку схем классификации, выявление и отбор документов для тематической разработки, описание их на специальных карточках, редактирование, индексацию, систематизацию и включение их в каталог, оформление и ведение каталогов.

В архивах республики практикуется как специальная тематическая разработка документов, так и попутная, — в процессе исполнения тематических запросов, подготовки документальных публикаций, путеводителей, усовершенствования описей и т.д.

В основу методики каталогизации документов положен дифференцированный подход, который проявляется в порядке отбора и методах их описания. Очередность тематической разработки фондов определяется их категорийностью, перспективами и интенсивностью использования документов, состоянием научно-справочного аппарата архива и задачами, которые он решает в данный момент. В первую очередь каталогизируются фонды первой и второй категорий.

В некоторых архивах практикуется комплексная каталогизация фондов одной системы учреждений, иногда разных категорий. Так, в областных архивах после тематической разработки документов фондов облисполкомов начали работу с фондами райисполкомов. В госархиве Гродненской области комплексно каталогизировались фонды областного и районных финансовых отделов, областного управления и районных отделов сельского хозяйства. Такой метод позволяет взять на учет наиболее ценный массив информации по данной отрасли при меньших затратах времени и сокращении дублетности.

Отбор документов идет не только на уровне фонда, но и их структурных подразделений. В крупных фондах иногда сразу принимаются решения не каталогизировать документы того или иного структурного подразделения, учитывая особую роль последнего в деятельности учреждения. Например, в облстатуправлении не разрабатывались документы отдела кадров и бухгалтерии.

При подготовке к каталогизации проводится анализ дел с точки зрения целесообразности их разработки и определения методов описания.