3.3 Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов

ГОСТ 6.30-97 и изменение № 1 к нему, введенное в действие с 1 апреля 2000 г. Постановлением Госкомитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-СТ, устанавливают определенные требования к оформлению каждого из 29 реквизитов ОРД.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01)

Реквизит 01 (так же, как реквизит 02) изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3 мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15 мм х 73 мм;

при продольном расположении реквизитов - в центре зоны, равной 15 мм х 165 мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (которое является прил. 1 к данному Указу).

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02)

Реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства - Российская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов (требования к их оформлению не оговариваются ГОСТ Р 6.30-97).

Эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания) (реквизит 03)

Эмблема организации - это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может включать в себя буквенное обозначение. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки - эмблемы. Так, указами Президента Российской Федерации утверждены эмблемы Вооруженных сил Российской Федерации (Указ от 27 января 1997 г. № 46), Министерства внутренних дел Российской Федерации (Указ от 11 ноября 1998г. №1333) и др.

Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Размеры эмблемы не ограничены, но ГОСТ Р 6.30-97 зону расположения эмблемы обозначает как верхнее поле документа. Часто эмблему размещают на левом поле документа на уровне наименования организации, однако эмблемой не разрешено заменять наименование организации.

Эмблема не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка организации, ускоряет восприятие информации, содержащейся в документе.

Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Товарный знак - это обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.

Код организации (реквизит 04)

Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москве должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума - 0509876 5. Каждая цифра в коде несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, к определенному уровню в данной отрасли, виду деятельности и т. д.

Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита 06 «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита 07 «Справочные данные об организации» (на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

Код формы документа (реквизит 05)

Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора. Так, код унифицированной формы служебного письма в ОКУД в разделе «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» - 0200200. Данный код может быть заранее нанесен на бланк служебного письма. Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (реквизит 06)

Этот реквизит характеризует автора документа, которым может выступать организация, иногда филиал, территориальное представительство или подразделение, если их руководители имеют право подписи.

Данный реквизит может включать в себя наименование вышестоящей инстанции, которой организация - автор документа подчиняется. Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном реквизите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учредительных документах (в уставе, положении) этих организаций, и всегда приводятся в именительном падеже.

Сначала указывают наименование вышестоящей организации, можно сокращенное, при его отсутствии - полное, а затем полное наименование организации - автора документа, ниже - сокращенное, которое указывается в скобках, например:

Правительство Москвы

Комитет социальной защиты

населения Москвы

(Комсоцзащиты Москвы)

Не разрешено указывать только одно сокращенное наименование организации - непосредственного автора документа.

Если проектируют бланк структурного подразделения, филиала или территориального представительства, то его наименование указывается ниже наименования организации, например:

Министерство труда и социального

развития Российской Федерации

(Минтруд РФ)

Правовой департамент

Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, указывают название своей организации (а также справочные данные об организации и место составления) на двух языках - национальном (слева) и русском (справа) на одном уровне продольного бланка.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае документ оформляется на бланке должностного лица, где указывается полное наименование должности на месте реквизита 06 (см. прил. 11, 12).

Реквизит 06 - наименование организации - автора документа -является обязательным реквизитом и поэтому должен указываться на всех документах организации - внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями).

Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным. Например, в соответствии с КоАП наименование органа или должностного лица является обязательным реквизитом постановления по делу об административном правонарушении. Отсутствие этого реквизита может дать правонарушителю возможность оспорить законность вынесенного постановления и в результате не быть привлеченным к административной ответственности.

Справочные данные организации (реквизит 07)

Данный реквизит включает в себя:

почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. № 1239. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;

номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку.

Счет в банке указывается только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счете в банке занимает значительный объем и, как правило, не помещается в бланк с угловым вариантом.

При составлении письма на бланке без указания счета в банке в случае необходимости его указания сведения о нем приводятся в конце текста документа, например: «Оплату гарантируем. Наш счет № 40603 81090007173 3211 в КБ «Мост-Банк» к/с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887». При необходимости указывают почтовый адрес банка.

Наименование вида документа (реквизит 08)

Реквизит употребляется только на бланках конкретного вида документа, его наименование регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД - приказ, устав, положение, инструкция и др.

В письме наименование вида документа не указывают. В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации - автора документа.

Дата документа (реквизит 09)

Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 09, является датой подписания, например, служебного письма, датой заседания (в протоколе), датой события (в акте). Существуют также: дата утверждения (в реквизите 15 «Гриф утверждения документа»), даты согласования в реквизите 22 «Гриф согласования документа» и в реквизите 23 «Визы согласования документа». Даты указываются часто в реквизите 19 «Текст документа» и в реквизитах 16, 18, 26-29, наличие которых на документе характеризует сроки выполнения определенных этапов работы с документами в организации.

Существуют два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 09, под реквизитами 07 или 08 в зависимости от вида бланка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 01.09.2000.

Разрешается оформление даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2000.09.01.

Всегда необходимо писать 0, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сентября 2000 г.

Регистрационный номер документа (реквизит 10)

Реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией (цифровой или буквенной). Дополнительные составные части регистрационного индекса будут указывать место хранения документа после его подписания, принадлежность документа к определенному вопросу деятельности по классификатору вопросов деятельности организации и т. д.

Так, например, регистрационный индекс 118/01-43 указывает, что данный документ является 118-м по счету в определенной группе документов (например, исходящих писем) и его заверенная копия после отправления подлинника адресату будет подшита в канцелярии (индекс 01) в дело 43.

Таким образом, регистрационный индекс документа - это своеобразный закодированный адрес документа, который является необходимой составной частью для построения информационно-поисковой системы по документам организации.

Регистрационный индекс документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например № 231/435/385.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)

Данный реквизит на бланке письма обозначен следующим образом:

«На №_________от_______» и заполняется только в том случае, если составляется ответ на поступившее в организацию письмо. Реквизит содержит сведения о регистрационном номере и дате поступившего из другой организации документа, которые переписываются из его бланка (реквизиты 09 и 10).

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 11.

Место составления или издания документа (реквизит 12)

Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту 06 «Наименование организации».

Место составления или издания указывают в соответствии с принятым в стране административно-территориальным делением, употребляя при этом общепринятые сокращения: г. - город, пос. -поселок, дер. - деревня и т. д.

Реквизит указывается под датой и регистрационным номером документа, например: г. Киев, пос. Химки и т. д. Если в наименовании организации есть наименование города (поселка и т.д.), то указывать место составления или издания нет необходимости. Так, на общем бланке Московского политехникума нет необходимости указывать место составления, так как ясно, где находится данная организация.

Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13)

Гриф ограничения доступа к документу (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляют на верхнем поле документа на первой странице, без кавычек.

Реквизит может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации: например, может быть проставлен номер экземпляра. Обычно он помещается строкой ниже.

Наличие грифа указывает не только на специфику содержания документа, но и на то, что с данным документом должен соблюдаться определенный порядок работы, в том числе и в части соблюдения особых правил учета, регистрации, размножения, работы с ним, а также хранения, уничтожения.

Адресат (реквизит 14)

Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях. Реквизит сложный, состоит из нескольких составных частей, отделяемых друг от друга 1,5-2,0 интервалами. Внутри себя каждая составная часть печатается через один интервал. Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 06 «Наименование организации».

Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» включает в себя:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

должность, инициалы и фамилию17;

почтовый адрес.

юридическому лицу он может не указываться, если документ направляется постоянному корреспонденту и его адрес есть в справочнике у секретаря или в экспедиции. При отправке документа почтой его почтовый адрес будет написан на конверте работниками, занимающимися отправкой почты.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат, например:

Директорам средних

профессиональных учебных

заведений

Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необходимое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экземпляр конкретный адресат. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Председателю садового

товарищества «Горизонт»

А. П. Николаеву

ГОСТ Р.6.30-97 не предусматривает употребления перед инициалами и фамилией обращений типа «г-ну», «г-же», однако в практике это встречается и часто выглядит обоснованно, например:

Генеральному директору ОАО

«Пермские моторы»

г-ну А.А. Капину

Гриф утверждения документа (реквизит 15)

Некоторые виды документов (устав, инструкция, акт и др.) имеют юридическую силу только после их утверждения. Утверждение документа может проводиться двумя способами:

утверждение должностным лицом (должностными лицами);

утверждение специально издаваемым документом (постановлением, решением, приказом, протоколом).

В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 06 «Наименование организации». Реквизит сложный, состоящий из нескольких составных частей, которые отделяются друг от друга 1,5-2,0 межстрочными интервалами. Внутри себя составные части печатаются через один интервал.

В случае если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя:

слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), напечатанное прописными буквами;

наименование должностного лица, утверждающего документ (по краткой форме, если документ утверждается руководителем организации, на бланке которой составлен документ, и по полной форме, включая наименование организации, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации или документ составлен на чистом листе бумаги);

личную подпись должностного лица, утверждающего документ, его инициалы и фамилию;

дату утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор политехникума

личная подпись Л.А. Румынина

15.10.2000

Так оформляется гриф утверждения, если документ составлен на бланке, где указано полное наименование техникума - «Московский политехникум» и документ утверждается руководителем этого политехникума.

При утверждении документа данного политехникума руководителем вышестоящей организации гриф утверждения будет оформлен следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Комитета

социальной защиты

населения Москвы

личная подпись И.К. Сырников

15.10.2000

Допускается каждую строку реквизита «Гриф утверждения документа» центрировать относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Московского

политехникума

личная подпись Л.А. Румынина

15.10.2000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает в себя-

слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО);

наименование вида утверждающего документа в творительном падеже, его дату, номер. Например, при утверждении инструкции приказом руководителя организации гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНА

Приказом директора

политехникума

от 15.10.2000 №39

Резолюция (реквизит 16)

Резолюция наносится на документ рукописным способом должностным лицом или должностными лицами, в компетенцию которых входит рассмотрение данного документа и принятие решения об организации его исполнения.

Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Если такого свободного места на первом листе нет или документ предварительно рассматривается уполномоченными лицами (помощниками руководителя, начальником секретариата, референтом), в обязанности которых входит подготовка проекта резолюции для руководителя, то резолюция может быть оформлена на отдельном листе формата А6, который подкалывается к документу. В случае подписания резолюции руководителем листок с резолюцией может быть скреплен с документом с помощью степлера, в противном случае он уничтожается и руководитель пишет резолюцию лично.

Резолюция включает в себя:

фамилии исполнителей с их инициалами (кому?);

содержание поручения (что сделать?);

срок исполнения (когда?);

личную подпись должностного лица (без расшифровки Ф. И. О.);

дату резолюции (дату фактического рассмотрения документа).

Например:

Чадаевой А.П.

Петровой Е.Н.

Колобуховой М.В.

Прошу подготовить проект

учебного плана по данной

специальности к 01.08.2000

личная подпись

03.06.2000

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Первый исполнитель отвечает за организацию и качество исполнения, остальные привлекаются как соисполнители и выполняют порученные им виды работ. Ответственный исполнитель сводит весь материал, отвечает за согласование и оформление документа.

На документе бывает несколько резолюций в тех случаях, когда документ рассматривает руководитель организации и в своей резолюции указывает фамилии заместителя руководителя организации или руководителя структурного подразделения (или руководителей структурных подразделений), которые после рассмотрения документа определяют конкретного исполнителя.

Заголовок к тексту документа (реквизит 17)

Реквизит должен быть проставлен на всех документах, оформленных на бумаге формата А4. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа и оформляется перед текстом документа, но под реквизитом 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» на бланках служебных писем или под реквизитом 12 «Место составления или издания документа» на всех остальных видах бланков. Как правило, заголовок печатают от границы левого поля (нулевое положение табулятора) до границы зоны, отведенной для углового расположения реквизитов на бланках (73 мм), соблюдая один межстрочный интервал между строками реквизита.

Если заголовок превышает 5 строк текста через один межстрочный интервал в угловом варианте и его нельзя сократить, то разрешается продлевать его до границы правого поля, соблюдая тот же межстрочный интервал и не превышая 5 строк.

Заголовок должен согласовываться с наименованием вида документа и отвечать на вопрос «о чем?» («о ком?») или «чего?» («кого?»).

Например:

служебное письмо (о чем?) - О представлении заявки на оборудование;

приказ (о ком?) - О приеме Сидорова П. П.;

акт (чего?) - ревизии финансово-хозяйственной деятельности;

протокол (чего?) - заседания педсовета;

правила (чего?) - проезда на Московском метрополитене;

должностная инструкция (кого?) - архивиста (секретаря, референта и т.д.).

Если заголовок отвечает на вопрос «о чем?», он пишется с прописной буквы; если заголовок увязывается по смыслу с наименованием вида документа и отвечает на вопросы «чего?», «кого?», он пишется со строчной буквы.

Заголовок документа является необходимым элементом учета и систематизации законодательства. Он дает указания на предмет регулирования нормативно-правовых актов и во многом определяет сферу их действия. Именно по заголовку чаще всего определяется содержание документа и осуществляется его поиск. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. Если в заголовке отражено несколько вопросов, то формулируется обобщенный заголовок.

Отметка о контроле (реквизит 18)

Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов. Реквизит проставляется на левом поле первого листа документа в виде буквы «К», словом или штампом «Контроль» на уровне заголовка к тексту документа. Данный реквизит необходимо видеть, пока идет исполнение документа, но в нем нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещенную на левом поле, нельзя прочитать.

Текст документа (реквизит 19)

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации18 и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Федеральные конституционные законы, Федеральные законы, акты палат Федерального Собрания Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства официально публикуются на русском языке. В республиках указанные правовые акты наряду с официальным опубликованием могут публиковаться на государственных языках республик. В необходимых случаях указанные нормативные акты наряду с официальным опубликованием могут публиковаться на языках народов Российской Федерации.

Делопроизводство в Конституционном Суде Российской Федерации, Верховном Суде Российской Федерации, Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации, других федеральных арбитражных судах, военных судах, а также в правоохранительных органах Российской Федерации ведется на русском языке. В других федеральных судах общей юрисдикции оно может вестись также на государственном языке республики, на территории которой находится соответствующий суд.

Делопроизводство у мировых судей и в других судах субъектов Российской Федерации, а также в правоохранительных органах субъектов Российской Федерации ведется на русском языке или государственном языке республики, на территории которой находится соответствующий суд или правоохранительный орган. Документы оформляются на русском языке, если гражданин, обратившийся за совершением нотариального действия, не владеет тем языком, на котором ведется делопроизводство.

В сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации применяется русский язык, а также другие языки в соответствии с международными и межреспубликанскими договорами Российской Федерации. На местном уровне в указанных сферах наряду с русским языком, государственными языками республик могут употребляться другие языки с учетом интересов местного населения.

Делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на русском языке и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами.

Деятельность зарубежных представительств Российской Федерации, внешнеполитических, внешнеэкономических и иных учреждений Российской Федерации осуществляется на русском языке и на языке соответствующей страны.

Договоры, соглашения и иные международные акты, заключаемые от имени Российской Федерации, оформляются на русском языке и на языке другой договаривающейся стороны либо на иных языках по взаимной договоренности сторон.

Документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, записи актов гражданского состояния, трудовые книжки, а также документы об образовании, военные билеты и другие документы оформляются с учетом национальных традиций наименования на русском языке, а на территории республики, установившей свой государственный язык, оформление указанных документов наряду с русским языком может вестись на государственном языке республики.

Ответы на обращения граждан (предложения, жалобы и др.) Российской Федерации, направленные в государственные органы, организации, на предприятия и в учреждения Российской Федерации, даются на языке обращения. В случае невозможности дать ответ на языке обращения используется русский язык.

Текст официального документа на формате А4, как правило, оформляется через 1,5-2 межстрочных интервала, на формате А5 -через 1 межстрочный интервал. При оформлении текста официального документа на ПК используют определенный размер шрифта.

Текст документа оформляют в виде связанного текста, таблицы или соединения этих структур. Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, который может быть нанесен на документ заранее, а переменная информация будет впечатываться при непосредственном оформлении документа. Образец документа с трафаретным текстом представлен в прил. 13.

Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не содержать эмоциональной окраски.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании, например приказ по личному составу.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа и его заголовок, например:

«В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 1 декабря 1994 г. № 1319 «Об информационном обеспечении предпринимательства в РФ...».

Если текст документа содержит несколько решений, выводов, его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характерного объекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и таблиц должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Текст документа является основным элементом любого документа и кроме перечисленных выше общих правил оформления текста каждый вид документа имеет особенности в структуре текста, обусловленные назначением конкретного вида. Так, структура текста приказа будет отличаться от структуры текста служебного письма, структура текста инструкции - от структуры текста протокола и т.д. Особенности структуры текста конкретных видов документов будут рассмотрены в гл. 4.

Отметка о наличии приложения (реквизит 20)

Иногда управленческие документы имеют приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте документа.

В служебных письмах, справках, планах, отчетах, докладных записках отметка о наличии приложения оформляется таким способом: после текста служебного письма от левого поля (нулевое положение табулятора) пишется слово «Приложение» с заглавной буквы, ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров. Если приложений несколько, то они нумеруются. Название приложения, если оно занимает несколько строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Следующее название печатают под следующим номером, делая 1,5-2 межстрочных интервала, и т.д. Под словом «Приложение» ничего не печатают, чтобы оно выделялось, и при делопроизводственной обработке всегда контролируют, есть ли документы, которые прилагаются к основному документу.

Отметку о наличии приложения можно оформлять по краткой или по полной форме. В том случае, если приложения подробно упомянуты в тексте документа, например: «Направляем на рецензию проект Примерной программы дисциплины «Делопроизводство», разработанный Московским политехникумом», то отметку о наличии приложения оформляют по краткой форме: Приложение: на 20 л. в 1 экз.

Если в тексте документа о приложениях говорится без упоминания вида документа, его заголовка и т.д., например, «Направляем комплект учебно-методической документации по специальности 0201», то отметку о наличии приложения следует оформлять по полной форме:

Приложение: 1. Проект учебного плана по специальности 0201 «Правоведение» на 1 л. в 1 экз.

2. Проект Примерной программы производственной (профессиональной) практики по специальности 0201 «Правоведение» на 50 л. в 1 экз.

3. Проект Примерной программы дисциплины «Делопроизводство» на 20 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают, так как нет необходимости проверять наличие всех листов приложения в сброшюрованном экземпляре, например:

Приложение: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное

дело. Термины и определения в 3 экз.

В этом случае, если документ, являющийся приложением, сам имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Приказ Минобразования от 20.11.2000 г. № 155

и приложение к нему, всего на 25 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 1 экз. в первый адрес.

По-другому оформляется отметка о наличии приложения в нормативных актах или распорядительных документах. Как правило, приложения или утверждаются этими документами, или вводятся в действие. В соответствующем пункте второй части текста распорядительного документа или нормативного акта будет информация о приложении, например:

1. Утвердить Положение о постоянно действующей экспертной комиссии колледжа (приложение 1).

На самом приложении - Положении о постоянно действующей экспертной комиссии колледжа - на первом листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение» (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 1

к приказу директора Технического

колледжа от 25.11.2000 г.

№135

Допускается выражение «Приложение» печатать прописными буквами, а также центрировать это слово, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу директора Института

государства и права РАН

от 15.11.2000 г. №135

Подпись (реквизит 21)

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.

В состав реквизита «Подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке): Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы и фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка дается без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зависимости от вида документа, содержания, способов принятия.

Документ, принятый на основе единоначалия, - приказ, распоряжение, указание - всегда имеет одну подпись, как правило, руководителя организации, учреждения, предприятия, например:

1. Документ оформлен не на бланке организации:

Директор Московского личная

политехникума подпись Л.А. Румынина

2. Документ оформлен на бланке Московского политехникума:

Директор личная подпись Л.А. Румынина

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Генеральный директор личная

компании «АМИК» подпись Н. А. Федосов

Допускается также в реквизите «Подпись» в наименовании должности лица указывать ученую степень и звание, например:

Зав. кафедрой теории

государства и права МИИТ, личная

доцент кандидат юридических наук подпись К. Л. Кириллов

Если документ оформляется на должностном бланке, то наименование должности лица, подписывающего документ, не указывают.

Документ, принятый коллегиальным органом (советом, коллегией), - постановление, решение - имеет две подписи, например:

Председатель коллегии личная подпись И. И.Иванов

Ответственный секретарь

коллегии личная подпись К.И. Медведев

Две подписи на документе означают, что за его содержание несут ответственность лица, его подписавшие.

Две подписи проставляются на документах денежно-финансового характера. Это подписи руководителя организации и главного бухгалтера, расположенные одна под другой с 2-4-межстрочным интервалом, например:

Директор личная подпись Л.А. Румынина

Главный бухгалтер личная подпись А.А. Андрианова

Если на документе две подписи и это подписи двух равных по должности лиц, то их располагают на одном уровне: первую подпись - от нулевого положения табулятора, вторую - от 4-5-го положения табулятора, причем дается полное наименование должностей, так как такие документы составляются на чистом листе бумаге, а не на бланке, например:

Директор Медицинского Директор Лечебно-консультативного

центра «Авиценна» центра «Парацельс»

личная подпись А.А. Степанов личная подпись С.П. Филатов

Документы, составляемые комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идет подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет собой акт проверки, ревизии и т.д. - по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

Документ должен быть подписан тем должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой букв «и.о.», «за» и т. д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:

И.о. директора института личная подпись А.К.Аверкин

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности ее применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

Гриф согласования документа (реквизит 22)

Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отрасли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения - проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т. д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.

Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего - виза согласования документа.

Внешнее согласование может проводиться двумя способами:

согласование с конкретным должностным лицом;

согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).

В состав грифа согласования в первом случае входят:

слово СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

должностное лицо, с которым согласовывают документ (включая наименование организации);

личная подпись;

расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

дата согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного планово-

экономического управления

Комсоцзащиты Москвы

личная подпись Л.К. Орехова

25.10.2000

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другими документами, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания коллегии

Минтруда РФ

от 28.12.2000 г. №58

Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.

Визы согласования документа (реквизит 23)

С помощью данного реквизита оформляется внутреннее согласование проекта документа.

Виза включает в себя:

наименование должности визирующего;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

дату визирования.

Например:

Юрисконсульт

личная подпись Л.В. Рыгалова

30.11.2000

Должностные лица не имеют права отказываться от визирования, выражая таким образом несогласие с проектом документа. Если есть замечания, с которыми исполнитель не согласен, а также предложения и дополнения, то визирующий должен приложить к проекту документа подписанные свои замечания, а визу оформить следующим образом:

Замечания прилагаются

Главный бухгалтер

личная подпись О. Е. Федосеева

25.10.2000

Визы проставляются:

в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, если этот подлинник остается в организации (например, на внутренних документах, на всех видах распорядительных документов). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе;

в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (например, на копии служебного письма, подлинник которого всегда отправляется адресату).

Всегда должен соблюдаться следующий принцип - визы должны проставляться на том экземпляре документа, который останется в организации и подлежит формированию в дело.

Для отдельных документов допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Печать (реквизит 24)

Печать проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных видах документов, например, на документах, связанных с получением денег и материальных ценностей, - гарантийном письме, доверенности, банковском чеке или поручении; на документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж и квалификацию, - в паспорте, удостоверении личности, трудовой книжке, дипломе, свидетельстве, аттестационном листе и др.

Перечень таких документов, на которых необходимо проставление печати, оговаривается специальными нормативными актами, а порядок использования печатей в организации оговаривается в инструкции по делопроизводству, регламентах, распорядительных документах.

Печати бывают двух видов:

гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях);

простая печать.

Гербовая печать имеет в центре изображение Государственного герба Российской Федерации или субъекта Российской Федерации. Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1993 г. № 2050) и Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Требования к общему виду печати регламентированы. Так, например, требования к печати акционерных обществ описаны в п. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Простые печати не имеют изображения герба, вместо него воспроизводится название организации или структурной организации (управление делами, канцелярия и др.).

Иногда в простой печати указывают то, для чего предназначена печать (например, «для телеграмм»).

Простые печати бывают различной формы: круглой, квадратной, прямоугольной, треугольной.

Организация может иметь несколько простых печатей, использовать их для удостоверения подписей на пропусках, на справках, для изготовления больших тиражей копий официальных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей и др.

Печать должна быть хорошо читаема и на организационно-распорядительных документах должна захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ. Печать не ставится на личную подпись. В отдельных видах документов, не входящих в УСОРД, печать ставится в строго определенном месте, например в платежном поручении.

Отметка о заверении копии (реквизит 25)

Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчиненных организаций, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путем факсимильного копирования, должно быть заверение ее соответствия подлиннику. Определенные виды документов имеет право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путем проставления ниже реквизита «Подпись»:

заверительной надписи «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

наименования должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилии). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;

даты заверения, проставленной под наименованием должности.

Например:

Верно

Начальник канцелярии личная подпись А.А. Архарова

18.12.2000

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдается на руки гражданину для защиты его интересов в суде - заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 26)

Если возникает необходимость уточнения затронутых в документе вопросов, не принято обращаться к тому, кто подписал документ, т.е. к руководителю. Иногда это просто затруднительно осуществлять, поэтому обращаются к тому, кто работал над проектом документа, - к исполнителю. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляют фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер его телефона, например:

Чадаева

400 00 74

или

Чадаева Алла Петровна

400 00 74

ГОСТ Р 6.30-97 включает в состав этого реквизита только указанную информацию, но в организациях может добавляться информация о количестве экземпляров и их распределении, если документ требует особого учета, например:

Савина Наталья Евгеньевна

406 50 28

экз. 1 - в адресат

экз. 2-в дело 03-15

экз. 3 - в Управление персоналом

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27)

Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

В состав реквизита входят:

ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении;

слово «В дело» и номер дела, в котором будет храниться исполненный документ;

подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, и дата проставления отметки.

Например:

Исполнено письмом

от 15.12.2000 № 745/01-13

В дело 01-03

личная подпись 16.12.2000

или

Вопрос по телефону решен

положительно с начальником

отдела кадров 30.11.2000

В дело 05-15

личная подпись 01.12.2000

Отметка об исполнении всегда помещается на первом листе документа в левом нижнем углу. Согласно схеме, приведенной в ГОСТ Р 6.30-97, реквизит должен быть помещен над нижнем полем в зоне, равной 16x94 мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатанным текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа.

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 28)

При поступлении документа в организацию важно знать дату, а иногда время поступления, а также необходимо вести количественный учет поступивших документов. Данный реквизит содержит следующие данные: порядковый номер и дату поступления (а при необходимости - часы и минуты). Данный реквизит проставляется штемпельным устройством или вручную. Иногда в этот реквизит включают сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 27 в зоне, равной 16x30 мм, например:

РЦдИ

Вх. № 155

25.10.2000

15ч 20 мин

или

РЦцИ

общий отдел

Вх. № 431

17.12.2000

или

Вх. №1351

23.12.2000

Если документ получен по факсу или компьютерной почтой, дата и время его поступления фиксируются автоматически.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 29)

Если документ создан на компьютере или введен в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:

имя файла;

код оператора;

а также другие поисковые данные.

Например:

DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC

15820122000

где

DEPARTAMENT- каталог;

PRIKAZ - подкаталог;

IVANOV.DOC - имя файла.

ГОСТ Р 6.30-97 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16x51 мм (справа от реквизита 28), но не указывает, на каком листе документа. Для удобства в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования, установленные ГОСТ Р 6.30-97 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечение юридической силы этих документов. Но, как уже было отмечено, все 29 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ определенного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенный в определенной последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организации в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определенные виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определенного вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.