2.7 Особенности учета денежных средств в условиях автоматизации

На современном этапе основной задачей является внедрение современной методики организации бухгалтерского учета на предприятиях АПК с целью повышения экономической эффективности работы сельскохозяйственных предприятий.

Для создания автоматизированной информационной системы бухгалтерского учета организаций АПК необходимо использовать программные системы, учитывающие отраслевую специфику.

В условиях автоматизации учета поставленная задача может быть достигнута только за счет внедрения передовых информационных технологий, реализуемых с помощью типового программного комплекса «НИВА-СХП», разработанного информационно-вычислительным унитарным республиканским предприятием «ГИВЦ Минсельхозпрода».

ТПК «НИВА-СХП» предназначен для ведения бухгалтерского учета на предприятиях АПК и благодаря широким функциональным возможностям позволяет автоматизировать различные его участки. В настоящее время отдельные модули ТПК «НИВА-СХП» находятся в опытной эксплуатации, что связано с высокой трудоемкостью и сложностью автоматизации вычислительных процессов.

Большинство программ автоматизации кассовых операций предполагает работу «от документа», то есть ввод данных осуществляется в экранных формах кассовых первичных документов с последующей автоматической разноской информации по бухгалтерским счетам.

Рассмотрим процесс автоматизации учета расчетно-финансовых операций на примере программного продукта «1 С: Предприятие».

На этапе настройки подсистемы вводится наименование основной кассы, которое в дальнейшем автоматически проставляется во всех кассовых документах. По счету 50 «Касса» предусмотрено использование субсчетов, а также объектов аналитического учета, соответствующих справочникам «Кассы организации» и «Целевое использование средств по кассе».

Ввод вступительного сальдо производится в журнал операций один раз - при внедрении системы.

При оформлении кассовых ордеров система автоматически контролирует номера документа, правильность ввода даты, наличие в полях ввода и правильность введенных кодов счетов. Корректный ввод обеспечивается функцией выбора из справочника счетов. В зависимости от выбранного кода счета система предложит соответствующие поля ввода объектов аналитического учета и состав граф. Табличная часть документа заполняется данными по каждому виду целевого использования сумм. В нижней строке окна автоматически отражается итоговая сумма документа. Разнос суммы документов по корреспондирующим счетам производится автоматически после их сохранения.

Движение наличных денежных средств обслуживается электронными документами, которые отражаются и обрабатываются в журналах «Рублевые кассовые операции» и «Валютные кассовые операции». В разделе «Учет кассовых операций в рублях» вводятся следующие первичные документы: приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, выплата заработной платы. В журнале «Касса рублевая» каждому документу соответствует отдельная строка, записи располагаются в хронологическом порядке.

В результате автоматизированной обработки информации по учету денежных средств можно получить следующие выходные документы: отчет кассира, анализ целевого использования средств по кассам; ведомость форма № 1; журнал-ордер форма № 1; оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 «Касса».

В СПК «Раковцы» программный продукт «Нива СХП» по учету денежных средств и документов в кассе организации не используется. По учету денежных средств в кассе организации может быть использован программный продукт «1С: Предприятие».

В настоящее время использование компьютерных технологий позволяет переложить трудоемкие операции по обработке, хранению, передаче информации на автоматизированные устройства. В результате повышается оперативность учета, сокращаются сроки выполнения учетных работ, совершенствуется документация и документооборот, создается основа безбумажной технологии учета, повышается достоверность учетных данных, изменяется характер и условия труда бухгалтеров, повышается производительность их труда.

ВЫВОДЫ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Эффективность деятельности организации во многом зависит от рациональной организации бухгалтерской службы как информационной системы управления.

Первичным звеном бухгалтерского учета является бухгалтерия организации. Бухгалтерия - самостоятельная структурная единица организации, возглавляемая главным бухгалтером, который назначается непосредственно руководителем. На главного бухгалтера возложена функция обеспечения контроля за движением активов (имущества) и выполнением обязательств, планирования учетного процесса, внедрения передовых форм и методов учета.

Главный бухгалтер имеет право подписи документов, служащих основанием для приемки и выдачи денежных средств и материальных ценностей, а также расчетных, кредитных и денежных обязательств. Без его подписи такие документы считаются недействительными и не принимаются к исполнению.

С главным бухгалтером согласовываются назначение, увольнение и перемещение материально ответственных лиц, а указания и распоряжения в пределах его компетенции обязательны для всех структурных подразделений и работников организации.

Все элементы, раскрывающие организацию бухгалтерского учета в организации, отражены в приказе по учетной политике, которая составляется до начала отчетного периода и действует на всем его протяжении.

С рядом работников в организации заключаются договора о полной материальной ответственности в целях обеспечения сохранности имущества (с кассирами, кладовщиками, экспедиторами, продавцами).

В организации ежегодно определяют объекты, порядок и сроки проведения инвентаризаций в целях обеспечения контроля за сохранностью имущества и работой материально ответственных лиц.

Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета, исходя из характера и масштабов деятельности, объема информации, технических возможностей определять состав, структуру и порядок формирования учетных регистров.

Главный бухгалтер разрабатывает рабочий план счетов на основе типового, добавляя, исключая или объединяя рекомендуемые в нем субсчета. При этом исходя из потребностей управления детализируется информация по соответствующим аналитическим счетам.

Организация и ведение учетных работ в настоящее время невозможны без постоянного глубокого изучения законодательных и нормативных актов, регулирующих деятельность организаций по различным направлениям. Поэтому учетные работники должны обладать соответствующим уровнем знаний не только по бухгалтерскому учету, но и налогообложению, финансам, ценообразованию, так как от этого зависит состояние расчетов организации по обязательствам перед государством.

Документальное оформление движения денежных средств и документов в кассе организации осуществляется в соответствии с типовыми формами первичных учетных документов и Инструкцией по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций, утвержденными постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29 марта 2010 г. № 38.

Синтетический и аналитический учет денежных средств в кассе СПК «Раковцы» осуществляется в журнале –ордере (форма 1-АПК) в соответствии с альбомом регистров журнально-ордерной формы учета в организациях агропромышленного комплекса, утвержденным постановлением Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь от 31 мая 2004 г. № 41 «Об утверждении перечня регистров журнально-ордерной формы учета в организациях агропромышленного комплекса и Инструкции по применению регистров журнально-ордерной формы учета в организациях агропромышленного комплекса».

Советом Министров РБ принято постановление «Об утверждении перечня первичных учетных документов» от 24.03.2011 № 360 (изменения и дополнения от 30.09.2011г № 1306), которым утверждено лишь 9 обязательных для применения форм первичных учетных документов, субъекты хозяйствования сегодня вправе самостоятельно разрабатывать и утверждать формы первичных документов.

В соответствии с Указом Президента РБ от 15.03.2011 № 114 «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» формы первичных учетных документов, не утвержденные Советом Министров РБ, могут утверждаться руководителем организации либо республиканскими органами государственного управления по согласованию с Минфином РБ.

При этом следует учитывать требования Указа № 114, которыми установлены обязательные реквизиты первичных документов.

Минсельхозпродом РБ приказами от 01.07.2011 №№ 267,268 установлены примерные бланки специализированных форм товарно-транспортных накладных и приемных квитанций для сельскохозяйственных и перерабатывающих сельхозпродукцию организаций и формы учетных документов для сельскохозяйственных и иных организаций, осуществляющих производство сельхозпродукции и продукции рыбоводство.

Поэтому необходимо в организации разработать и утвердить Рабочий альбом форм первичных учетных документов в соответствии с указом Президента РБ № 114 от 15.03.2011г. Рабочий альбом форм первичных учетных документов является приложением к учетной политике организации.

Необходимо в СПК «Раковцы» внедрять автоматизированную обработку информации по учету денежных средств и документов в кассе организации с использованием программного продукта «Нива-СХП». Содержащаяся в выходных документах информация позволяет проводить экономический анализ движения денежных средств в кассе и их целевое использование.

Эффективность деятельности организации во многом зависит от рациональной организации бухгалтерской службы как информационной системы управления. В настоящее время рациональная организация бухгалтерского учета определяется следующими условиями:

-глубокое изучение специфики производственных и организационных условий хозяйствования организации;

-определение реального объема и характера учетных работ;

-постоянное изучение законодательных и нормативных документов по вопросам бухгалтерского учета, налогообложения, финансов, ценообразования и другим сферам экономики;

-использование в учете современной техники (ПЭВМ).

Таким образом, рациоанальная организация бухгалтерского учета предусматривает такое построение учетного процесса, при котором обеспечиваются своевременное получение достоверной информации о хозяйственной деятельности организации и осуществление контроля за использованием материальных, трудовых и денежных ресурсов.

10.01. 2012г Миноить (подпись)

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» от 18 октября 1994г. № 3321-XII (изменения и дополнения от 26.12.2007 № 302-З).

2. Ладутько Н.И. Бухгалтерский учет. Мн.:ООО «ФУАинформ», 2004. -742 с.

3.Стешиц Л.И. Бухгалтерский учет и аудит в АПК.- Мн.: «ИВЦ Минфина», 2009.-528с.

4. Стражева Н.С., Стражев А.В. Бухгалтерский учет. – Мн.: Современная школа, 2008.- 672с.

5.Сушкевич А.Н. Организация бухгалтерского учета в субъектах хозяйствования.- Мн.: Ред.журнала «Промышленно-торговое право», 2004.- 252 с.

6. Папковская П.Я. Бухгалтерский учет.-Мн.: Вышэйшая школа»,2010.- 328 с.

7.Папковская П.Я. Рекомендации по корреспонденции счетов бухгалтерского учета.- Мн.: ООО «Информпресс», 2007.- 172 с.

8.Пономаренко П.Г. Бухгалтерский учет, анализ и аудит.- Мн.:Вышэйшая школа»,2007.-527 с.

9.Постановление Совета Министров РБ «Перечень первичных учетных документов» от 24.03.2011г. № 360.

10.Постановление Министерства финансов РБ «Инструкция по заполнению типовых форм первичных учетных документов по оформлению кассовых операций» от 29.03.2010г. № 38.

11.Постановление Правления Национального банка РБ «Инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь» от 29.03.2011г. № 107.

12.Постановление Правления Национального банка РБ «Инструкция об организации наличного денежного обращения в Республике Беларусь» от 30.03.2011г. № 112.

13.Постановление Министерства финансов РБ «Инструкция о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности» от 14.02.2008г. № 19.

14.Постновление Министерства финансов РБ «Инструкция по инвентаризации активов и обязательств» от 30.11.2007г. №180.

15.План счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета в сельскохозяйственных организациях.- Мн.:ООО «Информпресс», 2004.-244 с.

16.Указ Президента РБ «О некоторых вопросах применения первичных учетных документов» от 15.03.2011г. № 114.

17.Чечеткин А.С. Бухгалтерский учет в сельском хозяйстве.-Мн.: «ИВЦ Минфина», 2008.-608 с.

18. Чечеткин А.С. Организация учета и аудита.- Мн.: «ИВЦ Минфина», 2006.- 254 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ