Учет расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными лицами являются работники предприятия, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится на основании приказа, заявления работника с разрешительной визой руководителя и др.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет на операционные и хозяйственные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий.

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

1.   расходы по проезду;

2.   расходы по найму жилого помещения;

3.   дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

4.   иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или приказами организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров (норм), установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

Выдача наличных денег под отчет на командировочные расходы производится в пределах сумм, устанавливаемых предприятием самостоятельно.

Нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 г. N 729 "О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета":

а) расходов по найму жилого помещения - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, - 12 рублей в сутки;

б) расходов на выплату суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке;

в) расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) - в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами. При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, - в размере минимальной стоимости проезда.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:

Командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере. Для целей налогообложения  затраты на командировки принимаются в пределах установленных норм. Командировочные расходы сверх норм увеличивают налогооблагаемую базу. НДС по сверхнормативным затратам в зачет бюджету не представляется, а списывается за счет собственных средств предприятия.

Суточные, выданные сверх норм, включаются в совокупный годовой доход подотчетного лица и облагаются налогом на доходы физических лиц. На выданные сверх норм суточные не начисляются страховые взносы по ЕСН.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны предъявлять в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов, вернуть неизрасходованные суммы или получить из кассы перерасходованные суммы.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.