2. Документальне оформлення, виникнення, погашення та списання дебіторської заборгованості

Підставою для здійснення розрахунків із покупцями є договір, в якому визначаються обов’язки сторін щодо виконання умов договору та відповідальність сторін у разі порушення взятих зобов’язань. Це найбільш розповсюджена та важлива основа виникнення зобов'язань, основна форма реалізації товарно-грошових відносин у ринковій економіці.

Договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.

Якщо договір укладається не безпосередньо з директором, то необхідно ознайомитись зі змістом доручення, на підставі якого особа представляє інтереси того чи іншого підприємства.

Процедура укладання договору може здійснюватись двома способами - шляхом направлення оферти та її акцепту, а також у іншому порядку: сторони можуть скласти повний текст договору і одночасно його підписати. Проект договору може бути запропонований будь-якою із сторін. У разі якщо проект договору викладено як єдиний документ, він надається другій стороні у двох примірниках.

Сторона, яка одержала проект договору, у разі згоди з його умовами оформлює договір відповідно до встановлених вимог - підписує, ставить печатку та повертає один примірник договору другій стороні або надсилає відповідь на лист, факсограму тощо у двадцятиденний строк після одержання договору.

За наявності заперечень щодо окремих умов договору сторона, яка одержала проект договору, складає протокол розбіжностей, про що робить застереження у договорі, та у двадцятиденний строк надсилає другій стороні два примірники протоколу розбіжностей разом із підписаним договором.

Сторона, яка одержала протокол розбіжностей до договору, зобов'язана протягом двадцяти днів розглянути його, в цей же строк вжити заходів для врегулювання розбіжностей із другою стороною та включити до договору всі прийняті пропозиції, а розбіжності, що залишилися неврегульованими, передати в цей же строк до суду, якщо на це є згода другої сторони.

Договір, як основа юридичного оформлення та обгрунтування угоди, практично не фігурує в облікових регістрах. Укладання договору не тягне за собою бухгалтерських записів, вони формуються лише в момент переходу права власності на товари (роботи, послуги) при виникненні певних, за згодою сторін, обов'язків і вимог. Основними положеннями договорів, на які повинен звертати увагу головний бухгалтер, є: строк та місце виконання зобов'язань; ціна договору (визначається угодою сторін); форма розрахунків тощо

Крім договорів, обов’язковою умовою відображення операцій у бухгалтерському обліку є наявність первинних документів.

На суми оплати за відвантажену продукцію, виконані роботи та надані послуги підприємство-покупець має отримати від постачальника розрахункові документи, а саме:

• при розрахунках з вітчизняними покупцями:

• накладні, рахунки-фактури (Цей документ поєднує в собі 2 частини: рахунок, який є вимогою оплатити товар, і накладну, що підтверджує поставку товару. Цей документ може бути виписаний лише за умови наступної оплати.), рахунки; акти прийнятих робіт, послуг; податкові накладні; товарно-транспортні накладні (ТМ-1); товарні накладні (виникнення заборгованості);

Якщо підприємство-замовник виявило недостачі або дефект товарів приймання не припиняється, а складається рекламаційний акт, в якому зазначаються наступні реквізити: особи, які беруть участь в прийманні; дата, час початку та закінчення приймання, місце складання акту; номер контракту, місця партії; найменування, адреса, країна постачальника; найменування товару, номер коносамента, номер накладної та інших документів; найменування покупця; кількість товару з кожної позиції асортименту; невідповідність якості, комплектності та іншим даним супровідних документів; стан тари, упаковки та маркування тари.

• виписки банку; платіжні доручення, векселі, ПКО (погашення заборгованості).

• при розрахунках з іноземними покупцями:

• комерційні документи (рахунки-фактури, інвойс); транспортні накладні (СМК – залізнична накладна, авіанакладна, коносамент, товаро-транспортна накладна, пакувальні листи); платіжні документи на перерахування сум митних установ; розрахунки бухгалтерії про наявність курсових різниць (виникнення заборгованості);

• виписки банку; платіжні доручення; заява на акредитив; інкасо; векселі (погашення заборгованості).