28 Создание страхового фонда на особо ценные документы.

Создание страхового фонда особо ценных документов. Для сохранения ценной документации на случай утраты и повреждения оригиналов создается страховой фонд. Он изготавливается путем микрофильмирования дел. При этом делаются страховой фонд и фонд пользования.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов. В Беларуси он сконцентрирован в специальном хранилище Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов.

Фонд пользования предназначен для выдачи исследователям вместо подлинников.

Страховому копированию подлежат особо ценные документы. В связи с этим в архивах проводится работа по их выявлению. К особо ценным документам относятся документы, содержащие информацию о важнейших событиях, фактах и явлениях жизни общества, имеющие непреходящее значение для государственного управления, народного хозяйства, обороны страны, в международных отношениях, научных исследованиях и невосполнимые при их утрате с точки зрения их юридического значения и автобиографичности, а также уникальные документы, не имеющие себе подобных по заложенной в них информации, по способу ее фиксации или по внешним признакам.

При выявлении особо ценных документов архивы руковод­ствуются следующими общими критериями:

— значение фондообразователя;

— время создания документов;

— ценность содержащейся в документах информации;

— авторство документов;

— юридическая сила, подлинность документов;

— наличие художественных, палеографических особенностей документов.

Критерий “Значение фондообразователя” предполагает учет роли, места и значения фондообразователя в государственной, народнохозяйственной и других сферах жизни общества. Например, документы канцелярий генерал-губернаторств имеют особую ценность как документы высших административных органов в губерниях.

Критерий “Время создания документа” используется при выявлении документов, относящихся к ранним историческим периодам и периодам особой исторической значимости. Например, в истории Беларуси важны документы периода вхождения белорусских земель в состав Великого княжества Литовского, восстания 1863 г., образования Белорусской Народной Республики и БССР и др.

Критерий “Ценность содержащейся в документах информации” предполагает выявление в пределах каждого фонда документов, возникших при осуществлении фондообразователем основных функций и содержащих наиболее полную информацию о событиях, явлениях, фактах. Чем большее влияние они оказали на развитие общества, тем ценнее эти материалы. При оценке материалов по их содержанию необходимо учитывать также вид документа, который сам по себе обусловливает его ценность, например жалованные грамоты, инвентари имений, уставные грамоты, листовки, воззвания и т.д.

Критерий “Авторство документа” обязывает учитывать роль автора в политической, народнохозяйственной, общественной, научной и культурной жизни страны. При этом особое значение имеет фактор автобиографичности документа. Надо иметь в виду, что ценные биографические материалы нередко встречаются в фондах третьей категории. Например, в фонде Минского акцизного управления хранится формулярный список известного народника 70-х годов Сергея Ковалика, а в фонде Рогачевской учительской семинарии — документы, связанные с обучением в ней белорусского писателя Михася Лынькова.

Критерий “Юридическая сила, подлинность документов” предполагает при наличии в фонде подлинников и копий одних и тех же документов выявление и учет оригиналов.

Критерий “Наличие художественных, палеографических особенностей документов” чаще применяется при оценке документов ранних исторических эпох, а также материалов личных фондов. Например, в Национальном историческом архиве Беларуси широко использовался этот принцип при оценке документов фондов земских и городских судов, магистратов и ратуш периода Великого княжества Литовского и Речи Посполитой, а также дел о дворянском происхождении.

Кроме основных признаков архивы при выявлении особо ценных документов руководствуются и другими критериями. Например, в НИАБ применяется критерий “Сохранность документов”, т.е. учитывается объем сохранившихся документов за тот или иной период. Он используется при оценке фондов Великого княжества Литовского и Речи Посполитой, так как за этот период осталось очень мало документов.

Выявление особо ценных документов в государственных архивах, как правило, осуществляется по совокупности критериев. Оно проводится поэтапно:

— выявление фондов, частей фондов;

— отбор дел по описям;

— изучение отобранных дел путем полистного просмотра.

Дело считается особо ценным при наличии в нем хотя бы одного особо ценного или уникального документа. На отобранные дела составляется опись в четырех экземплярах. Дела в нее вносятся под номерами основной описи и располагаются в порядке возрастания номеров. Если все дела или большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись не составляется, а копируется имеющаяся.

К описям особо ценных дел оформляется титульный лист. В архивах ведется отдельный учет особо ценных фондов и дел, но во всех учетных документах за ними сохраняются их прежние номера.

Учет осуществляется по списку фондов, содержащих особо ценные дела, описям особо ценных дел, реестру описей особо ценных дел.

После завершения выявления особо ценных дел готовится акт о проделанной работе, который помещается в дело фонда. В основных описях в графе “Примечание”, на обложках особо ценных дел в правом верхнем углу и ярлыках коробок и связок, где хранятся такие дела, проставляется штамп “ОЦ”.

Сведения о количестве выявленных в течение года особо ценных дел отражаются в годовых отчетах архивных учреждений и препроводительном письме к форме № 11, высылаемом в Белкомархив.

Выявленные особо ценные дела в первую очередь микрофильмируются, реставрируются, переплетаются, ремонтируются и картонируются. Все это позволяет архивам сохранить наиболее значимую часть их документальных богатств.