1. Учет кассовых операций. Требования к ведению и документальное оформление.

Касса организации предназначена для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов (почтовых марок, вексельных марок, облигаций и др.).

Порядок хранения, расхода и учета денежных средств в кассе установлен Инструкцией ЦБ РФ от 4 октября 1993 г. № 18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ» и Приказом ЦБ РФ от 5 января 1998 г. № 14-П «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ».

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Для ведения кассовых операций в штате предприятия должна быть предусмотрена должность кассира. Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность всех принимаемых им ценностей.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассе во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к работе, воспрещается.

В настоящее время формы документов утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (в редакции изменений и дополнений). К ним отнесены «Приходный кассовый ордер» (ф. № КО-1), «Расходный кассовый ордер» (ф. № КО-2), «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов» (ф. № КО-3), «Кассовая книга» (ф. № КО- 4) и «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств» (ф. № КО-5).

Наличные денежные средства в кассу могут поступать в оплату счетов за проданную продукцию: от подотчетных лиц (возврат неиспользованного аванса); из банка (для выдачи ссуд работникам на индивидуальное жилищное строительство и др.); от родителей за содержание детей в детских учреждениях.

Прием наличных денег оформляется ПКО (ф. № КО- 1), подписываемыми главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации.

В ПКО указывается основание получения средств, от кого и сколько получено. Лицо, внесшее деньги в кассу, получает квитанцию за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенную печатью организации.

Из кассы организации наличные денежные средства выдаются по РКО (ф.№ КО_2).

Деньги из кассы могут выдаваться также по доверенности, платежным ведомостям, заявлениям на выдачу денег, счетам с обязательным наложением (постановлением) на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Все приходные и расходные кассовые документы до передачи их кассиру для осуществления операций по ним регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО_3 или № КО_3а). Этот журнал используется для контроля за полнотой и правильностью осуществления кассиром операций по кассе.

В любом приходном или расходном документе обязательно наличие подписей: распорядителя кредитов, главного бухгалтера, кассира. В целях борьбы с различными нарушениями все кассовые документы после осуществления по ним операций погашаются специальным штампом «Оплачено» или «Получено» с указанием даты. В денежных документах никаких исправлений, даже оговоренных, не допускается. Кассир организации все поступления и выдачу денег из кассы по данным документов вручную регистрирует в кассовой книге (форма № КО-4).

Предприятие ведет только одну кассовую книгу. Она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице делается запись руководителя бухгалтерии о количестве листов в кассовой книге. Подпись главного бухгалтера скрепляется печатью.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу. Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому приходному и расходному документу по мере совершения операций. Подчистки и неоговоренные исправления в этом регистре не допускаются. В конце рабочего дня в книге выводится остаток денег. Второй экземпляр листа кассовой книги (отчет кассира) вместе с подобранными документами под расписку в кассовой книге передается в бухгалтерию. Бухгалтер по завершении сверки документов с отчетом кассира после каждой хозяйственной операции указывает корреспонденцию счетов.

Для учета движения денежных средств по кассе используется активный синтетический счет 50 «Касса», к которому могут быть открыты: субсчет 1 «Касса организации»; субсчет 2 «Операционная касса»; субсчет 3 «Денежные документы»; субсчет 4 «Касса в валюте». По дебету счета 50 «Касса» (субсчета «Касса организации», «Операционная касса») отражаются операции по поступлению денежных средств, а кредиту — по выбытию (схема).

В кассе организации могут храниться денежные документы: марки почтовые, вексельные и марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты и путевки в дома отдыха и др. Учет денежных документов по стоимости приобретения также осуществляется на счете 50 «Касса» по субсчету 3 «Денежные документы». Аналитический учет наличия и движения денежных документов должен быть организован по их видам.