27 Создание оптимальных условий хранения документов.

Создание оптимальных условий хранения документов. Документы, подлежащие государственному хранению, размещаются в специально построенных или приспособленных для этой цели зданиях. Не допускается совмещение хранилищ и рабочих помещений любого назначения. Архивохранилища должны содержаться в чистоте, образцовом порядке, исключающих появление насекомых, грызунов, плесени и накопления пыли. Для этого необходимо регулярно проводить влажную уборку и обеспыливание стеллажей и документов.

Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах следует соблюдать оптимальный температурно-влажностный режим хранения: температура +17—+19°С, относительная влажность 50—55%. В специально построенных зданиях архивов такой режим поддерживается системой кондиционирования воздуха. В приспособленных помещениях проводятся мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением технических средств увлажнения или осушения или путем рационального проветривания на основании показаний контрольно-измерительных приборов.

Температурно-влажностный режим хранения документов контролируется регулярным измерением климатических параметров воздуха (температура и влажность воздуха): в кондиционируемых помещениях — два раза в неделю; в хранилищах с нерегулируемым климатом — три раза в неделю; при нарушении режима хранения — ежедневно.

Результаты измерений фиксируются в специальном регистрационном журнале, который ведется в каждом архивохранилище.

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Выполнение этого требования обеспечивается хранением документов в коробках, папках, шкафах или на стеллажах закрытого типа, а также соблюдением установленного светового режима. Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей. Для этого на окнах устанавливаются светорассеивающие стекла, светонепроницаемые и светорассеивающие шторы и т.д.

Защиту документов от разрушающего действия естественного и искусственного света необходимо предусматривать не только в хранилищах, но и во всех помещениях, где производится работа с документами.

В архивохранилищах следует соблюдать охранный режим. Не допускается держать двери хранилищ открытыми. По окончании работы они запираются и опечатываются. Порядок допуска сотрудников архива в архивохранилища устанавливает директор архива. Посторонние лица допускаются в хранилища с разрешения администрации архива и в присутствии работников архивохранилища.

Пожарная безопасность в архивах обеспечивается системой пожарной защиты. Крупные, специально построенные архивохранилища оборудуются автоматической системой газового пожаротушения. Такие системы имеются, например, в зданиях НА РБ (ул. Кирова, 43) и НИАБ (ул. Кропоткина, 55). В остальных архивах применяются углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 м², но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Здания архивов оснащаются противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на всех его лестничных площадках. При каждом кране полагается иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

В основных помещениях архива прокладывается скрытая проводка, применяется полугерметическая осветительная арматура. Светильники, электрощиты и распределительные устройства в архивах должны быть закрытого типа. Хранилища оборудуются общими и поэтажными отключающимися рубиль­никами. Распределительные щиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

Хранилища и помещения для работы с документами обеспечиваются охранно-пожарной сигнализацией. Они обязаны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные площадки, в коридоры.

Пути эвакуации обязаны отвечать следующим требованиям:

— запрещается загромождать их различными предметами и оборудованием;

— все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания;

— подвальные помещения и цокольные этажи оборудуются собственными выходами;

— в коридорах на путях эвакуации устанавливаются символические изображения знаков: “Выход”, “Открытая дверь”.

В хранилищах запрещаются курение, применение нагревательных электроприборов, хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и др.).